Trong quá trình tổ chức quản lý theo dõi và hạch toán TSCĐ kế toán phải lập thẻ theo dõi cho từng tài sản, mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại TSCĐ và đơn vị quản lý sử dụng.
Mọi trường hợp tăng, giảm TSCĐ đều phải lập biên bản giao nhận TSCĐ , lập thẻ TSCĐ hoặc bàn giao thẻ TSCĐ , lập biên bản thanh lý TSCĐ.
Trong các trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành lập biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành.
Cuối mỗi niên độ kế toán, Kế toán trưởng phải đề xuất với giám đốc công ty thành lập ban kiểm kê TSCĐ nhăm xác định hiện trạng thực té của TSCĐ,
Tài khoản sử dụng :
Để phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của TSCĐ kế toán sử dụng TK 211"TSCĐ hữu hình" và TK211 có 7 tài khoản cấp 2.
TK2111- Đất
TK2112- Nhà cửa vật kiến trúc TK2113- Máy móc , thiết bị
TK2114- Phương tiện vận tải truyền dẫn TK2115- Thiết bị dụng cụ quản lý
TK2116- Cây lâu năm , súc vật làm việc và cho sản phẩm TK2117- TSCĐ khác.
Quy trình hạch toán:
1/ Trường hợp tăng TSCĐ:
- TSCĐ được mua sắm trực tiếp đưa vào sử dụng ngay , kể cả các TSCĐ mới và đã sử dụng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc mua sắm TSCĐ kế toán xác định NG TSCĐ
Nợ TK 211 - TSCĐ
Nợ TK 1332 - Thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112, 141
Có TK 331 - Mua chịu người bán
- Đối với TSCĐ mua sắm phải đầu tư trang bị thêm, hoặc phải qua lắp đặt chạy thử mới sử dụng được
Nợ TK 211 - TSCĐ
Có TK 241 - Mua sắm TSCĐ
2/ Trường hợp giảm TSCĐ : - Giảm do thanh lý, nhượng bán
+ Trên cơ sở biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ kế toán liên quan, kế toán hạch toán : Nợ TK 214 - Phần giá trị hao mòn Nợ TK 821 - Phần giá trị còn lại Có TK 211 - Nguyên giá TSCĐ - Giảm TSCĐ do điều động : Nợ TK 214 - Giá trị hao mòn
Nợ TK 411 - Giá trị còn lại Có TK 211 - Nguyên giá 3/ Kế toán hao mòn TSCĐ :
Để phản ánh trị giá hao mòn trong quá trình sử dụng, trích khấu hao và sự biến động hao mòn khác của TSCĐ, kế toán sử dụng tài khoản 214.
- Định kỳ theo chu kỳ quản lý hạch toán của đơn vị, kế toán tính và trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh :
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng ( Chi tiết theo loại hình kinh doanh, khoản mục CF)
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ ( Chi tiết theo loại TSCĐ VD : Nhà cửa vật kiến trúc, máy móc thiết bị ..)
- Tăng hao mòn do nhận TSCĐ nhận điều động nội bộ Công ty và Tổng công ty : Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ
Có TK 3361 - Phải trả nội bộ.. - Giảm hao mòn do đánh giá lại TSCĐ :
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại TSCĐ Có TK 211 - TSCĐ hữu hình