IV. LẬP KẾ HOẠCH VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ BẠN ĐỌC ( NGƯỜI DÙNG TIN ) CHI TIẾT:
3. Dự trù thời gian cho công tác chuẩn bị: khoảng hơn tháng (từ ngày đến ngày ).
ngày …).
3.1. Bố trí nhân sự phụ trách công tác chuẩn bị Hội nghị:
Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể:
STT Nội dung công việc Người phụ trách Thời gian thực
hiện Ghi chú
Chính Hỗ trợ
1. Phụ trách kế hoạch, điều phối công tác chuẩn bị Hội nghị.
2. Phụ trách làm và gửi thông báo trên website của trường và thư viện, làm thư mời và phiếu đóng góp ý kiến. 3.
4. Phụ trách gửi thư mời cho bạn đọc và khách mời tham dự Hội nghị.
5. Phụ trách đặt phông chữ, băng rôn, panô để trưng bày ảnh; Thuê khăn trải bàn, khay và khăn đựng quà, mượn trang thiết bị, bục phát biểu.
6.
7. Phụ trách hậu cần cho Hội nghị (mua bánh, nước uống, hoa tươi trang trí, khay nhựa đựng bánh, ly, muỗng nhựa uống nước và cà phê, quà cho bạn đọc v.v... )
8. Phụ trách gắn phông chữ, panô ảnh, băng rôn, trang thiết bị, sắp xếp bàn ghế, kệ trưng bày cho Hội nghị. 9. Phụ trách tiếp tân (đón đại
biểu, phát phiếu góp ý, cầm khay đựng quà lưu niệm cho đại biểu và BGĐ tặng cho bạn đọc), phục vụ Tea – break tại Hội nghị.
10. Phụ trách quay phim, chụp ảnh Hội nghị để lưu lại Thư viện sau này làm minh chứng.
11. Phụ trách việc kiểm tra, quan sát và ổn định trật tự khu vực Hội nghị. 12. Phụ trách dẫn dắt chương trình Hội nghị. 13. Phụ trách trực sổ thống kê lượt bạn đọc, sổ ghi cảm tưởng của bạn đọc tham dự Hội nghị.
14. Vệ sinh khu vực tổ chức Hội nghị.
15. Làm báo cáo tổng kết công tác tổ chức Hội nghị.