Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này. Trong các doanh nghiệp tồn kho thường bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa chờ tiêu thụ. Tùy theo ngành nghề kinh doanh mà tỷ trọng các loại tài sản trên có khác nhau. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ thường chiếm tỷ trọng lơn. Trong các doanh nghiệp thương mại, tồn kho chủ yếu là hàng hóa chờ tiêu thụ.
Việc quản trị tồn kho trong các doanh nghiệp là rất quan trọng, không phải chỉ vì trong doanh nghiệp tồn kho dự trữ chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là nhờ có dự trữ đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn trong kinh doanh, không bị thiếu sản phẩm hàng hóa để bán, đồng thời giúp doanh nghiệp sủ dụng vốn tiết kiệm, giảm chi phí tồn kho...
Công ty LILAMA đang gặp rất nhiều vấn đề liên quan đến hàng tồn kho,để giảm thiểu các chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất ,chúng tôi đang nỗ lực nghiên cứu và đưa ra các giải pháp để quản lý tối ưu hàng tồn kho của công ty 1 cách tối ưu nhất.
Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố cơ bản sau:
-Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu choản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dữ trữ thời vụ
-Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường
-Thời gian vận chuyển hàng từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp -Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu
-Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm
-Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp -Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm...
Thực trạng của công ty LILAMA:
Công ty LILAMA là 1 doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm cơ khí và lắp máy, do đó tỉ lệ hàng tồn kho chủ yếu là các nguyên liệu, nhiên liệu chờ để sản xuất .Giá cả của các mặt hàng này khá cao, do đó thực hiện mua theo hợp đồng, mua buôn để giảm giá chi phí nguyên vật liệu tối ưu nhất. Nhưng bên cạnh đó, số lượng nhập về lớn sẽ dễ dẫn đến tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu trong kho, do nghành cơ khí và quy mô của công ty không thể sản xuất ồ ạt. Ngoài ra, hàng tồn
kho còn các máy móc,sản phẩm cơ khí đã sản xuất chờ được đem bán. Các máy móc cũ cần thanh lý và các máy móc, tài sản góp vốn của thành viên.
Các giải pháp để quản lý hàng tồn kho :
• Xây dựng hệ thống thông tin, áp dụng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng quản lý hàng tồn kho:
• Theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của hàng tồn kho và ở từng công đoạn/quy trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị hàng tồn kho.
• Dự báo Nhu cầu Vật tư và Thời gian Chờ hàng : Các phần mềm trong nước thường còn yếu hoặc không có khả năng dự báo trước được nhu cầu vật tư và thời gian cần thiết cho việc mua hàng.
• Danh mục Vật tư : Danh mục Vật tư là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm. Phần mềm nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự.
• Theo dõi Phế liệu: Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không.
• Nhiều Địa điểm: Các phần mềm trong nước hầu như có thể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm) nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau cất giữ các Hàng tồn kho ấy. Đây cũng là một vấn đề cần quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc kho hàng.
• Theo dõi Hàng tồn kho: Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua quá trình sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các nhãn như số thùng, số lô hoặc số sêri.
• Tích hợp với Phân hệ Mua hàng và Phân hệ Hoạch định Sản xuất: Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản xuất.
• Quản lý các dự án đang thực hiện và các dự án có tiềm năng trong tương lai để tính toán số lượng nguyên vật liệu nhập vào cho phù hợp, đáp ứng vừa đủ với nhu cầu. Lựa giá cả thị trường để nhập vào các nguyên vật liệu ít hay nhiều, để giảm các chi phí đầu vào. Nhằm mục đích luôn có đủ hàng để cung cấp cho thị trường, các dự án để không mất 1 khoản doanh thu lớn do hết hàng, chi phí mất uy tín với khách hàng ,chi phí gián đoạn sản xuất.
• Vì đặc thù hoạt động của công ty là nghành cơ khí và lắp máy, cho nên quãng thời gian giữa sản xuất thành sản phẩm với đưa ra thị trường là cao hơn các loại sản phẩm khác, do đó thời gian tồn kho cũng cao hơn. Công ty nên tính toán số lượng sản phẩm cơ khí phù hợp với điều kiện thị trường, theo dõi nhu cầu bên ngoài và chi phí các nguyên liệu để điều chỉnh dây chuyền sản xuất, lượng nhân công thích hợp. Sản xuất và lưu kho 1 lượng hàng dự trữ, để xuất khi hết hàng, đáp ứng được nhu cầu liên tục ở bên ngoài.
• Với các máy móc cũ hoặc tồn kho quá lâu ,công ty nên áp dụng phương án thanh lý và cho thuê, nhằm gỡ gạc lại phần nào chi phí đã phải bỏ ra.
• Trong kho, các hàng tồn sắp xếp theo tuổi thọ, độ bền, tính quan trọng và khả năng thanh lý trên thị trường. Để có thể quyết định đem bán, sử dụng, cho thuê sản phẩm nào trước, sản phẩm nào sau .
• Còn với những nguyên, nhiên liệu, nếu còn dư thừa quá nhiều, có thể đem bán cho các công ty cơ khí nhỏ hơn, với giá mềm hơn giá thị trường. Với số tiền có được có thể đem đầu tư vào việc khác hiệu quả hơn.
Một số rủi ro th ường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng : • Hỏa hoạn, mất cắp, lãng phí.
Kiểm soát:
• Hạn chế tiếp cận tồn kho. • Kiểm soát vận chuyển tồn kho. • Định kỳ kiểm kho.
• Tuân thủ các quy định phòng cháy chữa cháy. • Tồn kho vượt mức cần thiết/không đáp ứng nhu cầu.
Kiểm soát:
• Xác định mức tồn kho tối ưu.
• Báo cáo khi tồn kho vượt qua/thấp hơn mức an toàn.
• Họp định kỳ giữa các bộ phận bán hàng – sản xuất – tồn kho. • Không kịp thời xử lý hàng tồn chậm luân chuyển.
Kiểm soát:
• Báo cáo tuổi của hàng tồn kho. • Theo dõi vòng quay tồn kho.
• Đánh giá không chính xác giá trị tồn kho. Kiểm soát:
• Quy định cụ thể cách định giá hàng tồn kho. • Theo dõi tình hình lãi gộp.
• Giá thành định mức và theo dõi các chênh lệch giữa thực tế và định mức.
Các c ơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro :
• Các báo cáo về các biến động bất thường: • Tuổi hàng tồn kho.
• Tình hình hàng bán trả lại. • Các trường hợp trể hạn sản xuất. • Phân tích vòng quay tồn kho.
• Phân tích chênh lệch giá thành thực tế với giá thành định mức. • Phân tích tình hình lãi gộp.
Tóm tắt ma trận kiểm soát : • Kiểm soát theo chiều dọc:
• Theo từng bộ phận. • Theo từng cá nhân.
• Kiểm soát theo chiều ngang theo từng quy trình nghiệp vụ : • Quy trình bán hàng.
• Quy trình mua hàng. • Quy trình tiền lương. • Quy trình kế toán. • Quy trình chi tiêu. • Quy trình sản xuất. • Quy trình tồn kho.