Hệ thống bao gồm chức năng quản lý hàng hóa: Thêm thông tin của mặt hàng mới, sửa thông tin khi cần thiết và xóa thông tin hàng hóa nếu công ty không cón bán nữa. Thông tin về hàng hóa bao gồm : mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn giá. Khi khách hàng đến mua hàng hóa của công ty thì nhân viên sẽ lập hóa đơn. Hóa đơn sẽ được lưu lại trong hệ thống để quản lý. Quản lý hóa đơn có ba chức năng con là lập hóa đơn, sửa hóa đơnvà xóa hóa đơn. Nhân viên lập hóa đơn khi khách hàng tới mua hàng. Nhân viên nhập thông tin vào mẫu hóa đơn có sẵn trên hệ thống , hệ thống tự động in hóa đơn.Một hóa đơn chỉ do một nhân viên lập nhưng một nhân viên có thể lập được nhiều hóa đơn. Thông tin về hóa đơn bao gồm: Mã hóa đơn, tổng tiền, mã nhân viên, mã đại lý, ngày lập. Một hóa đơn có thể gồm nhiều mặt hàng và một mặt hàng có thể thuộc nhiều hóa đơn. Nhân viên đưa hóa đơn cho khách hàng. Khi hóa đơn bị sai hoặc không cần dùng tới nhân viên sẽ sửa hoặc xóa hóa đơn khỏi hệ thống. Thông tin về đại lý gồm có tên đại lý, mã đại lý, địa chỉ cũng sẽ được hệ thống lưu lại để quản lý. Hàng tháng nhân viên lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng đã bán, số lượng các mặt hàng đã bán ra, để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh.Để từ đó ban lãnh đạo có kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo.
Mục đích của việc xây dựng hệ thống nhằm đáp ứng các mục tiêu chính sau: - Giúp nhân viên thuận lợi hơn trong việc quản lý thông tin về tình hình kinh doanh của công ty, các mặt hàng bán chạy hoặc không bán được trên thị trường từ đó có những điều chỉnh thích hợp trong quá trình nhập hàng mới, giảm giá, khuyến mại cho khách hàng ...
- Giúp nhân viên dễ dàng, nhanh chóng tra cứu, kết xuất số liệu, báo cáo phục vụ cho công tác lập báo cáo khi người quản lý yêu cầu.
- Giúp người quản lý, nhân viên, khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin về các loại hàng hóa giá, số lượng ... phục vụ tốt hơn cho quá trình bán hàng.