II. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG LƯƠNG BỔNG VÀ ĐÃI NGỘ
3. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
* Tài khoản sử dụng: Hiện tại công ty đang sử dụng TK 334 Phải trả công nhân viên ; TK 338 – Phải trả phải nộp khác. Ngoài ra, còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 622; TK 627; TK111…
a) Tài khoản 334 – phải trả công nhân viên. Tài khoản này dùng để phản ánh tiền lương và các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng,… thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của công nhân viên.
Kết cấu cơ bản của TK này như sau: Bên nợ:
- Các khoản tiền lương và các khoản đã trả công nhân viên
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập công nhân viên.
- Các khoản tiền lương và thu nhập công nhân viên chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh toán khác.
Bên có: Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho công nhân viên trong kỳ.
Dư nợ: (nếu có) Số tiền trả thừa cho công nhân viên
Dư có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên.
b) Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác TK này dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
- Khoản BHXH phải trả công nhân viên
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn
- Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác. Bên có:
Trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào lương công nhân viên.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù.
- Các khoản phải trả khác.
Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý TK 338 có 6 tài khoản cấp 2:
TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết TK 3382 – Kinh phí công đoàn
TK 3383 – Bảo hiểm xã hội TK 3384 – Bảo hiểm y tế
TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác
* Trình tự kế toán: quá trình hạch toán tiền lương của công ty được cụ thể theo số liệu của tháng 2 năm 2008 như sau:
- Chi lương kỳ I tháng 2 Nợ TK 334: 68200000 Có TK 111: 68200000 - Chi lương kỳ II tháng 2 Nợ TK 334: 188419213 Có TK 111: 188419213 - Chi ăn ca tháng 2 năm 2008
+ Khi tính chi ăn ca vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 642: 18530000
Có TK 334: 18530000 - Khi chi tiền ăn ca cho CBCNV kế toán ghi:
Nợ TK 334 18530000
Có TK 111: 18530000 - Chi thưởng kế hoạch quý 6
Nợ TK 334 2500000
Có TK 111: 2500000 - Chi nhân ngày truyền thống ngành than:
Nợ TK 334 14250000
Có TK 111: 14250000 - Chi lương ốm tháng 2 năm 2008.
+ Khi chi lương ốm cho CBCNV từ quỹ BHXH kế toán ghi
Nợ TK 338.3 324200
Có TK 334: 324200 - Khi chi lương ốm cho CBCNV, kế toán ghi
Nợ TK 334 324200
Có TK 111: 324200 - Thu tiền điện thoại của CBCNV
Có TK 138: 2170000 + Thu tiền điện của CBCNV
Nợ TK 334 15352800
Có TK 138: 15352800 + Thu tiền vay nợ
Nợ TK 334 3100000
Có TK 138: 3100000 + Thu tiền tạm ứng của CBCNV
Nợ TK 334 1200000 Có TK 141: 1200000 Thu 5% BHXH Nợ TK 334: 5079795 Có TK 338.3: 5079795 + Thu 1% BHYT Nợ TK 334 992460 Có TK 338.4 992460 + Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 622.8 225893044
Có TK 334: 225893044 + Chi phí nhân viên quản lý
Nợ TK 642 53148116
Có TK 334: 53148116
* Quy trình ghi sổ:
Thông qua quy trình ghi sổ kế toán của Công ty theo hình thức Nhật Ký chứng từ ta có thể hiểu được quy trình mà kế toán của công ty thực hiện các bước khi tính toán và thanh toán tiền lương như thế nào để có thể quản lý được hệ thống tiền lương trong Công ty thông qua sơ đồ sau [xem hình 2]
Hình 2 : quy trình ghi sổ kế toán tiền lương của Công ty
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối tháng (hoặc ghi định kỳ)
Đối chiếu kiểm tra Chứng từ gốc:
- Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH - Các chứng từ thanh toán khác Bảng phân bố số 1 NKCT số 1, 7, 10 Bảng kê số 4,5,6 Số, thẻ chi tiết TK334, 338 Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao