1 Trong quá trình khảo sát và phân tích hệ thống quản lý nhân sự công ty TNHH Tân Phát, em đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng như sau :
1
2
1 Với cách thiết kế hệ thống thông tin trên, hệ thống quản lý nhân sự sẽ tự động cập nhật và lưu vào hồ sơ các thông tin cần thiết.
1 Hệ thống quản lý nhân sự như trên sẽ bao gồm việc Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý công tác của từng nhân viên, Tra cứu –tìm kiếm nhân viên…
1 Quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm tất cả các công việc về cập nhật hồ sơ, thêm ,sửa, xoá, lưu hồ sơ trong cơ sở dữ liệu. Trong chương trình này khi người dựng muốn cập nhật hồ sơ, sửa hay xoá thông tin về một nhân viên thì sẽ thao tác trong một form có tên là Hồ sơ nhân viên. Sau khi sửa đổi, những thông tin dĩ sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu để hỗ trợ cho việc tạo các báo cáo sau này.
1 Quản lý công tác là việc quản lý tất cả các quá trình đào tạo, quản lý chuyên môn, khen thưởng- kỉ luật, lương của từng nhân viên. Có thể sửa, thêm, xoá, tất cả các thông tin cần quản lý thông qua form Quá trình công tác, Quá trình đào tạo, Quá trình khen thưởng- kỉ luật, quản lý lương thông qua form cập nhật lương của từng cá nhân. Các thông tin cập nhật sẽ được lưu toàn bộ vào các bảng trong cơ sở dữ liệu để tiện cho việc thiết kế các báo cáo và việc tìm kiếm sau này.
2 Tìm kiếm – tra cứu là một chức năng giúp nhà quản lý có thể tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng các thông tin về nhân viên theo 1 tiêu chí nào đó, ví dụ như tìm theo chức vụ, tìm theo phòng ban, tìm theo họ tên, tìm theo ngày sinh….Công việc tìm kiếm trên máy tính chỉ là các thao tác trên form Tìm kiếm. Trong thiết kế chức năng tìm kiếm sẽ được thực hiện bằng việc kết nối giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu với nhau.
3 Chương trình cho phép người dựng tìm kiếm - tra cứu theo nhóm cụ thể ví dụ như tra cứu theo họ tên, theo chức vụ, theo phòng ban, theo khu vực, theo địa chỉ…
4 Báo cáo là chức năng cuối cùng của hệ thống. nó có ý nghĩa là khi có yêu câu thống kê, báo cáo chỉ cần nhấp chuột vào chức năng báo cáo, máy sẽ tự động cho ra một bản báo cáo cụ thể; Nếu là báo cáo về lương thì sẽ cho ra danh sách về lương của từng nhân viên trong công ty, nếu là báo cáo về nhân sự thì sẽ đưa ra danh sách nhân viên của toàn công ty hoặc theo từng phòng ban…
5 Chức năng Hệ thống trong chương trình thực chất chỉ là một chức năng quản lý người dựng, giới thiệu cách sử dụng và đồng thời cũng góp phần bảo mật hệ thống. Điều này có nghĩa là ngưới sử dụng sẽ đăng nhập thành công chương trình chỉ khi họ có mật khẩu hoặc có quyền truy nhập.
6 Hệ thống còn cho phép người sử dụng đúng chương trình sau khi hoạt động hoặc thoát khi gặp lỗi.
7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 2. Biểu đồ luồng dữ liệu
1 2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
1
1
2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 1
2 3 4 5 6 1 2 Giải thích:
1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh thể hiện tổng quát nhất quá trình hoạt động của hệ thống.
1 Trong biểu đồ này có 4 tác nhân Người xin việc , Người quản
lý, Kế toán, 4 tỏc nhân này tác động vào hệ thống quản lý nhân sự.
2 Khi có đơn xin việc của Người xin việc, hệ thống sẽ thu nhận hồ sơ xin việc và phân tích, xem xét, sau đó sẽ trả lời lại với Người xin việc là có tuyển hay không .
1 Đối với Nhân viên, khi có đơn xin thôi việc thì hệ thống quản lý nhân sự có trách nhiệm xem xét giải quyết nghỉ việc, trả lại hồ sơ và xoá hồ sơ dĩ trong cơ sở dữ liệu.
1 Kế toán, khi có yêu cầu tính lương đến hệ thống quản lý nhân sự
thì hệ thống quản lý nhân sự phải có báo cáo về lương của từng nhân viên viên trong công ty.
2 Người quản lý, theo định kỳ sẽ có yêu cầu thống kê báo cáo đối
với hệ thống quản lý nhân sự. Hệ thống quản lý nhân sự phải nộp đầy đủ các báo cáo theo yêu cầu của Người quản lý.
2 3 4 5 6 7 1
2 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
1 1 2 3 4 5 1 1 2 3 4 5 6 1
2 3 4
1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
1 2
3 Trong biểu đồ trên ta thấy : Các tác nhân ngoài tác động vào hệ thống gồm có Người xin việc, Nhân viên, Người quản lý.
4 Khi Người xin việc nộp hồ sơ xin việc, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ tiến hành phân loại hồ sơ, những hồ sơ nào được tuyển sẽ được lưu vào tệp Hồ sơ nhân viên để tiến hành thử việc, sau đó bộ phận quản lý hồ sơ sẽ trả lời lại với Người xin việc về kết quả. Sau thời gian thử việc, nếu đạt yêu cầu thì người xin việc đó sẽ được ký hợp đồng dài hạn .
5 Khi nhân viên có đơn xin thôi việc thì bộ phận quản lý hồ sơ sẽ truy nhập vào tệp Hồ sơ nhân viên và trả lại hồ sơ cho nhân viên đó.
6 Khi nhân viên có nhu cầu được nâng cao trình độ, có nhu cầu bồi dưỡng đào tạo, bộ phân quản lý công tác sẽ xem xét và tến hành tồ chức đào tạo, quá trình đào tạo này được lưu trong kho Quá trình công tác.
1 Khi cán bộ nhân viên có yêu cầu xem bảng lương thì bộ phận tìm kiếm sẽ truy nhập vào kho Hồ sơ nhân viên, kho Quá trình công tác, kho Lương để đưa ra bảng lương.
2 Khi Người quản lý tra cứu về hồ sơ nhân viên hoặc họ tên, chức vụ, công tác… thì bộ phận tìm kiếm sẽ truy nhập vào các kho Hồ sơ nhân viên, Quá trình công tác để đưa ra các báo cáo. Điều này hoàn toàn tương tự
khi nhà quản lý yêu cầu báo cáo lương, báo cáo nhân sự hay báo cáo theo phòng ban.
1 2.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1 (Quản lý Hồ Sơ)
1 Hàng năm công ty đều có sự biến động về nhân sự do nhiều lý do : nghỉ hưu trí, thôi việc, hết hợp đồng lao động, sa thải …Vì vậy, việc cập nhật hồ sơ nhân viên viên, lưu hồ sơ, sửa, thêm, xoá hoặc điều động sang phòng ban khác cũng diễn ra liên tục, thường xuyên.
1 Biểu đồ luồng dữ liệu sau thể hiện toàn bộ công việc trên: 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 2 3
1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1
1 2
3 4
1 Giải thích :
1 Khi Người xin việc nộp hồ sơ xin việc, bộ phận nhận hồ sơ sẽ phân loại và lưu vào kho Hồ sơ xin việc, đồng thời trả lại Người xin việc hồ sơ không đúng quy cách.
1 Sau khi phân loại hồ sơ, bộ phận cập nhật hồ sơ sẽ gửi giấy báo trúng tuyển cho những hồ sơ được nhận.
1 Sau thời gian thử việc, những người được ký hợp đồng dài hạn sẽ được lưu hồ sơ vào tệp Hồ sơ nhân viên thông qua bộ phân lưu hồ sơ.
1 Khi nhân viên có đơn xin thôi việc thì bộ phận trả lại hồ sơ sẽ truy nhập vào tệp Hồ sơ nhân viên để trả lại hồ sơ cho nhân viên đó.
1
2 2.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh, chức năng 2(Quản lý Lương)
1 Trong quá trình quản lý, quản lý công tác là một phần rất quan trọng đối với mỗi công nhân viên trong công ty. Chức năng quản lý công tác được tách riêng, độc lập với Quản lý hồ sơ để tiện cho việc cập nhật thông tin về từng cá nhân trong quá trình quản lý. Khi thêm, sửa, xoá các thông tin về chuyên môn hay về đào tạo thì ngay lập tức trong cơ sở dữ liệu cũng sẽ được cập nhật tương ứng với sự thay đổi đó.
2 3 4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 2 3 1 2 3 4 5
1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưói đỉnh chức năng 2 1
1 Giải thích:
1 Khi Nhân viên yêu cầu được đào tạo, bộ phận quản lý đào tạo sẽ tổ chức đào tạo những cá nhân đủ tiêu chuẩn, quá trình này sẽ được lưu vào kho Xét đào tạo.
2 Khi Nhân viên khai báo đầy đủ thông tin cá nhân, bộ phận quản lý chuyên môn sẽ lưu các thông tin về chuyên môn, nghiệp vụ của từng cá nhân vào kho Chuyên môn.
3 Khi phát sinh khen thưởng hoặc kỷ luật thì bộ phận quản lý thưởng phạt sẽ lưu vào kho KT-KL.
4 Hàng tháng, Nhân viên kế toán yêu cầu bộ phận quản lý lương tính lương cho từng cá nhân, phòng ban. Bộ phận tính lương sẽ truy nhập vào kho Xét đào tạo, Chuyên môn, KT-KL để tập hợp tính lương.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
11 12
13 2.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 3(Tra cứu-Tìm kiếm)