Trỡnh bày bảng tớnh là một cụng việc rất cần thiết trong quỏ trỡnh làm việc với EXCEL. EXCEL lưu trữ cỏc dữ liệu trong cỏc ụ của bảng tớnh cựng với cỏc thụng sốđịnh dạng của cỏc ụ đú. Việc định dạng cho cỏc dữ liệu trong bảng tớnh cú thể tiến hành bằng cỏc lệnh Cells trong thực đơn Format.
1.1 Định dạng dũ liệu kiểu số
- Chọn khối muốn định dạng.
- Chọn Format\Cell (Ctrl+1), sau đ ú chọn mục Number trong hộp hội thoại Format Cells và chọn tiếp cỏc thụng sốđịnh dạng sau.
Trong hộp Category chọn cỏc kiểu dữ liệu cần trỡnh bày và chọn tiếp cỏc thụng số khỏc tuỳ thuộc vào loại dữ liệu đó được chọn trong hộp này. Hóy vừa chọn vừa quan sỏt hộp
Trỡnh bày bảng tớnh, vẽ biểu đồ, định dạng trang in
• General
Định dạng chung. Với kiểu định dạng này, text gừ vào sẽđược dúng hàng bờn trỏi và dữ liệu kiểu số sau khi gừ vào bảng tớnh sẽđược dúng hàng bờn phải ụ.
• Number
Dựng để định dạng cỏc số thụng thường. Chọn tiếp cỏc thụng số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phõn, Use 1000 Separators(,) - dựng dấu phẩy để phõn cỏch hàng nghỡn, Negative numbers - chọn cỏch định dạng số õm. Trong hộp
Sample hiện mẫu định dạng.
• Currency
Dựng để định dạng cho cỏc giỏ trị tiền tệ. Chọn tiếp cỏc thụng số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phõn, Symbol - chọn kớ hiệu tiền tệ của cỏc nước khỏc nhau (Mĩ, Anh, Đức,...) Negative numbers - chọn cỏch định dạng số õm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng.
• Accounting
Kớ tự tiền tệ và dấu chấm thập phõn của cỏc số được định dạng theo kiểu này sẽ được dúng thẳng hàng. Chọn cỏc thụng số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phõn, Symbol - chọn kớ hiệu tiền tệ của cỏc nước khỏc nhau (Mĩ, Anh, Đức,... ). Sample hiện mẫu định dạng.
• Date
Định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type
• Time
Định dạng giờ theo mẫu được trong hộp Type
• Percentage
Định dạng theo kiểu phần trăm. Số chữ số sau dấu chấm thập phõn được chọn trong hộp DecimalPlaces. • Text Định dạng số theo kiểu Text. • Special Định dạng theo mó vựng và sốđiện thoại • Custom
Tuỳ biến theo khuụn dạng được gừ trong hộp Type. Nỳt Deleteđược dựng để xoỏ khuụn dạng khụng cần dựng đến.
Tin học cơ sở
1.2 Định dạng ngày thỏng
Khi nhập ngày thỏng cần nhập thỏng trước ngày sau, cú thể chỉ cần nhập ngày, thỏng và năm Excel sẽ lấy theo thỏng năm hiện hành của hệ thống. Cựng một ngày nhưng cú thể chọn cỏch hiển thị khỏc nhau.
Trong hộp thoại Format Cell, ở khung Category ở bảng Number chọn mục Date, và chọn cỏch hiển thị bờn khung Type.
Ngày thỏng hiển thị theo dạng tổng quỏt m/d/yy (thỏng/ngày/năm), nếu khụng vừa ý với cỏc dạng cú sẵn, cú thể tạo ra một dạng hiển thị riờng bằng cỏch chọn mục Custom
trong khung Category, và gừ dạng cần thiết vào khung Type, vớ dụ: dd/mm/yyyy (2 số ngày/2 số thỏng/4 số năm) như 25/11/1998.
Trỡnh bày bảng tớnh, vẽ biểu đồ, định dạng trang in
1.3 Định dạng vị trớ
Chọn mục Alignment trong hộp Format Cellsđể dúng hàng cho dữ liệu.
Dữ liệu nhập vào bảng tớnh cú vị trớ mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu. Tuy nhiờn cú thể định dạng lại theo cỏc bước sau:
- Chọn khối dữ liệu.
- Click chọn cỏc biểu tượng định dạng vị trớ trờn thanh cụng cụ
hoặc chọn Format\ Cell (Ctrl+1), trong hộp thoại Format\Cells chọn bảng Alignment
• Horizontal
Lựa chọn cỏch hiển thị hàng ngang.
- General: Tổng quỏt
- Left (Indent): Trỏi
- Right: Phải
- Center: Giữa
- Justify: Đều hai bờn
- Fill: Vừa bằng ụ, vựng
- Center Across seletion: Giữa vựng
• Vertical
Lựa chọn cỏch hiển thị hàng dọc.
- Top: Phớa trờn
- Center: Giữa
- Botton: Phớa dưới
Tin học cơ sở
• Orientation
Kiểu chữđứng hoặc nghiờng (Chỉnh độ nghiờng trong khung Degrees).
• Text Control
Cỏc điều khiển khỏc.
- Wrap Text : Text xuống dũng trong cỏc ụ khi dài hơn độ rộng hiện thời của ụ.
- Shrink to fit: Text vừa khớt trong cỏc ụ khi cỏc ụ đú bị co hẹp.
- Merge cells: Trộn cỏc ụ trờn cựng hàng và cựng cột. Sau khi trộn, chỉ cú dữ liệu nằm ở ụ trỏi trờn trong vựng đó được chọn hiện trong ụ được trộn. Do đú, muốn ụ trộn chứa tất cả dữ liệu trong vựng đó chọn thỡ trước khi trộn phải sao chộp toàn bộ dữ liệu vào ụ trỏi trờn.
1.4 Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu
Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu cú thể thực hiện theo cỏc bước sau:
- Chọn khối muốn định dạng.
Trỡnh bày bảng tớnh, vẽ biểu đồ, định dạng trang in
Chọn cỏc định dạng trong bảng Font trong hộp hội thoại Format Cells. - Font, Font style : Kiểu chữ.
- Size : Kớch cỡ.
- Underline: Cỏc kiểu chữ gạch chõn được mụ tả tại vị trớ Underline (None – bỡnh thường, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đỳp, Single Accounting - gạch đơn kiểu tài chớnh đến cuối mộp phải của ụ, Double Accounting - gạch đỳp kiểu tài chớnh).
- Color: Màu.
- Preview: Xem trước.
Trong khung Effects cú 3 mục lựa chọn: - Strikethrought : Gạch ngang. - Superscript : Số mũ (x2). - Subscript : Chỉ số (H2O).
Trờn cựng một ụ để định dạng kiểu chữ khỏc nhau cho cỏc thành phần dữ liệu, chọn khối thành phần (click & drag) rồi định dạng bỡnh thường.
Tin học cơ sở
1.5 Tạo đường viền ụ
Mục Border trong hộp hội thoại Format Cells cho phộp tạo khung (đường viền) cho khối ụ hiện thời.
Cỏc đường kẻ dũng và cột trong Excel sẽ khụng thấy khi in ra giấy, nếu cần cú khung kẻ phải thực hiện kẻ khung như sau:
- Chọn ụ, vựng muốn kẻ khung.
- Chọn Format\ Cell và chọn bảng Border. Chọn cỏc dạng kẻ khung trong hộp thoại:
- None : khụng kẻ khung.
- Outline : kẻ vũng chung quanh khối hoặc ụ. - Inside : kẻ cỏc đường bờn trong khối chọn. - Style : chọn dạng đường kẻ.
- Color : Chọn màu.
Cú thể chọn từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đó cú kẻ khung, dạng khung sẽ hiển thị ở khung Text, Click vào cỏc đường kẻđể chọn hoặc xoỏ.
1.6 Tụ màu
Mục Parttern trong hộp hội thoại Format Cells để tụ màu cho cỏc ụ được chọn.Trong đú:
- Pattern: mẫu nền.
- Color: màu tụ. Trong đú No Color: hủy tụ màu nền.
Trỡnh bày bảng tớnh, vẽ biểu đồ, định dạng trang in