I. Lý thuyết
1. Khái niệm hàng tồn kho
- Trong các doanh nghiệp, tồn kho thường bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa chờ tiêu thụ. Tùy theo ngành nghề kinh doanh mà tỷ trọng các loại tài sản trên có sự thay đổi.
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn.
Trong doanh nghiệp thương mại, tồn kho chủ yếu là hàng hóa chờ tiêu thụ. - Việc quản trị hàng tồn kho là rất quan trọng. Vì:
Trong doanh nghiệp, tồn kho dự trữ chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của doanh nghiệp.
Nhờ có dự trữ đúng mức, doanh nghiệp không bị gián đoạn trong kinh doanh, không bị thiếu sản phẩm hàng hóa để bán, giúp doanh nghiệp sử dụng vốn tiết kiệm, giảm chi phí tồn kho…
2. Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ
- Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường.
- Thời gian vận chuyển hàng từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp. - Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm.
- Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm…
3. Chi phí tồn kho
Chi phí tồn kho có liên quan trực tiếp đến giá vốn của hàng bán. Bởi vậy, các quyết định tốt liên quan đến khối lượng hàng hóa mua vào và quản lý hàng tồn kho dự trữ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập.
Các chi phí gắn liền với chi phí tồn kho: - Chi phí đặt hàng
Chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng như chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán.
Chi phí đặt hàng trong mỗi lần giao dịch thường tương đối ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua.
Chi phí đặt hàng thường tỉ lệ với số lần đặt hàng trong kỳ. Khối lượng đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng lên làm cho chi phí đặt hàng tăng và ngược lại.
Chi phí xuất hiện khi doanh nghiệp lưu giữ hàng hóa để bán. Bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hóa, lãi vay…
Chi phí lưu kho phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa mua vào. Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại.
- Các chi phí khác
Chi phí giảm doanh thu do hết hàng:
• Đây là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết loại hàng nào đó mà khách hàng yêu cầu.
• Doanh nghiệp xử lý bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ nhà cung cấp. Chi phí hối thúc sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung và chi phí vận chuyển (nếu có). Nếu không, doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng.
Chi phí mất uy tín với khách hàng:
• Đây là một loại chi phí cơ hội
• Được xác định dựa vào khoản thu nhập từ việc bán hàng trong tương lai dự báo bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vì hết hàng gây ra.
Chi phí gián đoạn sản xuất
4. Mô hình đặt hàng hiệu quả (Economic Ordering Quantity – EOQ) a. Khái niệm
Mô hình EOQ là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mô hình EOQ giả thiết rằng:
- Lượng hàng mua trong mỗi lần đặt hàng là như nhau.
- Nhu cầu, chi phí đặt hàng, chi phí bảo quản và thời gian mua hàng là xác định. - Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng được đặt. - Không xảy ra hiện tượng hết hàng.
b. Xác định EOQ
Trong đó:
EOQ: Số lượng hàng đặt có hiệu quả
P: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
C: Chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho c. Xác định thời điểm đặt hàng lại
- Điểm tái đặt hàng là chỉ tiêu phản ánh mức hàng tối thiểu còn lại trong kho để khởi phát một yêu cầu đặt hàng mới.
Điểm tái đặt hàng = Số lượng hàng bán trong một đơn vị thời gian * Thời gian mua hàng d. Lượng dự trữ an toàn
- Dự trữ an toàn là mức tồn kho được dự trữ ở mọi thời điểm ngay cả khi lượng tồn kho đã được xác định theo mô hình EOQ.
- Nó giúp phòng ngừa những bất thường của nhu cầu, hay thời gian mua hàng, hoặc tình trạng không sẵn sàng của nhà cung cấp.
II. Giải quyết tình huống
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ khí và lắp máy, tồn kho dự trữ sẽ chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Nhờ có mức dự trữ hợp lý, doanh nghiệp sẽ không bị gián đoạn trong kinh doanh, hỗ trợ việc sử dụng tiết kiệm nguồn vốn và giảm chi phí tồn kho.
1. Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ của công ty
- Quy mô sản xuất
Với chiến lược kinh doanh đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng thị trường trong và ngoài nước, công ty phấn đấu thực hiện:
Ngoài việc chế tạo các sản phẩm cơ khí truyền thống cho các ngành công nghiệp năng lượng, hóa chất, vật liệu xây dựng, công nghiệp thực phẩm, công nghiệp ô tô, xe máy… Công ty sẽ từng bước mở rộng sang lĩnh vực chế tạo thiết bị nâng, chế tạo bình bể chịu áp lực, bồn bẻ chứa xăng dầu và thiết bị khác.
Tăng cường công tác tiếp thị với các đối tác nước ngoài, mở rộng liên doanh, liên kết để tiếp tục đẩy mạnh công tác chế tạo sản phẩm cơ khí cho xuất khẩu. Hướng tới ký kết nhiều công trình và hợp đồng kinh tế có giá trị lớn.
Như vậy, quy mô sản xuất mà doanh nghiệp hướng tới là rất lớn. Do đó, nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu tăng cao là điều không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp luôn phải sẵn sàng đáp ứng cùng lúc nhiều dự án với những loại thiết bị khác nhau.
Nguyên vật liệu đầu vào giúp duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là sắt thép, máy cơ khí… Đây đều là những yếu tố đầu vào có giá thành cao, khó luân chuyển nếu gặp sự cố nên hầu như chỉ được nhà cung ứng chuẩn bị và thực hiện cung ứng theo đơn đặt hàng cụ thể. Điều này làm khả năng sẵn sàng cung ứng giảm xuống. Doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị và đơn đặt hàng hợp lý mới có thể thực hiện sản xuất kinh doanh hiệu quả.
- Thời gian vận chuyển hàng từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp
Ngoài một phần nguyên liệu đầu vào được cung cấp từ các nhà cung ứng trong nước, doanh nghiệp có thể phải mua một số trang thiết bị, máy móc phục vụ chế tạo và lắp đặt từ nhà cung cấp nước ngoài. Do đó, thời gian vận chuyển hàng cũng là yếu tố gây ảnh hưởng, có tác động trực tiếp đến khả năng hoàn thành hợp đồng của công ty với khách hàng.
- Xu hướng biến động giá cả nguyên vật liệu
Do nguyên vật liệu đầu vào hầu hết là máy móc, sắt thép, công cụ phục vụ chế tạo và lắp đặt nên thường không có biến động nhiều về giá. Chi phí cho nguyên vật liệu cao nhưng khá ổn định.
2. Quản trị hàng tồn kho
Với những đặc thù về tồn kho dự trữ như trên, doanh nghiệp có thể thực hiện một số biện pháp nhằm tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho như sau:
- Dựa vào kế hoạch kinh doanh để dự báo gần đúng nhất khối lượng hàng hóa cần dự trữ trong kỳ ngắn hạn (quý, năm)
- Xác định số lần đặt hàng và số lượng hàng cần đặt tối ưu nhằm làm giảm tối đa chi phí tồn kho mà vẫn đảm bảo lượng hàng phù hợp phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Xác định thời điểm đặt hàng hợp lý, dựa trên kế hoạch kinh doanh. Thực hiện đặt hàng sớm với những hàng hóa cần vận chuyển từ nước ngoài về hoặc hàng hóa đặc thù cần chờ nhà cung ứng sản xuất theo thiết kế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xác định lượng dự trữ an toàn nhằm đảm bảo sự chủ động, không gây gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh khi có sự thay đổi bất thường của nhu cầu hay tình trạng không sẵn sàng của nhà cung cấp. Tuy nhiên, lượng dự trữ cần hợp lý với
từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Ví dụ, công ty có thể dự trữ nhiều nhằm đảm bảo sản xuất thường xuyên với nghiệp vụ chế tạo máy. Tuy nhiên, phải có lượng dự trữ phù hợp với các máy móc phục vụ lắp đặt do chi phí vốn và bảo quản lớn, những tác động của hao mòn vô hình làm ảnh hưởng đến rủi ro kinh doanh.
KẾT LUẬN
Để mỗi doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì công tác quản trị là việc làm quan trọng và là yêu cầu bức thiết phải được thực hiện hợp lý nhằm tận dụng và phát huy mọi nguồn lực của công ty. Đặc biệt, với một doanh nghiệp bước đầu được thành lập, quản trị tài chính là một trong những nền tảng cốt lõi, tạo cơ sở cho quá trình phát triển và thực hiện chiến lược kinh doanh sau này.
Mong rằng, với những kiến thức đã học và bước đầu tiếp cận thực tế qua bài thảo luận này, trong tương lai sẽ có nhiều hơn nữa những công ty như Công ty TNHH “Ltd” ra đời và hoạt động hiệu quả, hướng tới hoàn thành Chiến lược phát triển ngành cơ khí Việt Nam tầm nhìn 2020 do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.