UBND xã có trách nhiệm chỉ đạo ban tư pháp xã triển khai thực hiện nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch.
- Cấp kinh phí để trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ tư pháp - hộ tịch; mua sắm các giấy tờ, sổ sách về khai sinh thay thế sổ sách, biểu mẫu cũ theo quy định của Bộ Tư pháp về sử dụng biểu mẫu GKS và Sổ ĐKKS mới.
- Có chính sách đãi ngộ, phụ cấp cho cán bộ làm công tác tư pháp - hộ tịch.
- Kịp thời giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý nghiêm khắc những vi phạm trong các tác đăng ký và quản lý ĐKKS của công dân cũng như cán bộ tư pháp nhằm nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm của họ.
- Triển khai thực hiện tốt đề án “cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành số, biểu mẫu hộ tịch” theo quyết định 3924/QĐ-BTP ngày 18/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra giám sát quá trình thực hiện nghiệp vụ về đăng ký và quản lý ĐKKS để kịp thời phát hiện uốn nắn sai sót trong công tác đăng ký và quản lý.
- UBND xã phối hợp với trưởng thôn, trưởng xóm lập danh sách, mẫu điều tra trẻ em chưa có GKS, lưu giữ phiếu kê khai khi ĐKKS đồng thời kịp thời tiến hành khai sinh theo thủ tục quá hạn cho các trường hợp này.
Ban tư pháp phối hợp với các trường học, phòng giáo dục đào tạo, công an và các cơ quan có liên quan giải quyết sai sót về GKS của các đối tượng
- Tổng hợp, kiến nghị, đề xuất với cơ quan có thẩm quyền các giải pháp tháo gỡ vướng mắc, bất cập trong công tác đăng ký, quản lý ĐKKS.
- Tổ chức tập huấn chuyên sâu, tập trung hướng dẫn nghiệp vụ và triển khai thực hiện nghị định 158 của Chính phủ nhằm khắc phục bất cập trong công tác tư pháp hộ tịch.
- Đảm bảo số lượng, chất lượng, bố trí cán bộ tư pháp - hộ tịch có trình độ trung cấp luật trở lên, có kế hoạch đào tạo, đào tạo lại hoặc chuyển vị trí công tác khác đối với người chưa qua đào tạo chuyên ngành luật.
Về cán bộ tư pháp - hộ tịch nâng cao tinh thần trách nhiệm, tận tâm với công việc.
- Thường xuyên vận động nhân dân, làm họ hiểu được giá trị pháp lý của GKS để họ đi đăng ký kịp thời.
- Thực hiện tốt công tác lưu trữ giấy tờ, biểu mẫu, sổ ĐKKS theo quy định.
- Cần kiểm tra các giấy tờ theo quy định của pháp luật, không những đối chiếu các dữ kiện của người được khai sinh mà còn đối chiếu các dữ kiện phần khai về cha của người được khai sinh. Cần giải thích rõ cho người dân hiểu con được mang họ cha hoặc mẹ, dân tộc của cha hoặc mẹ, theo phong tục tập quán hoặc thỏa thuận. Nếu có những điều khác với phong tục tậpquan hoặc không bình thường thì cần kiểm tra, bổ sung cá giấy tờ cần thiết khác: giấy thỏa thuận của cha mẹ về họ tên, dân tộc, quốc tich theo quy định của pháp luật để tránh sai sót, khiếu nại sau này.
Đặc biệt trong tình hình hiện nay, khi việc ĐKKS đa số là quá hạn, lại không có giấy chứng sinh, nên người dân không nhớ chính xác năm sinh của con. Vì vậy cán bộ tư pháp cần lập một bảng tra cứu con giáp tương ứng năm sinh để hạn chế việc sai năm sinh do lỗi của người dân. Trường hợp cha, mẹ đặt tên con quá dài (cả họ và tên tới 6-7 chữ) thì phân tích sự bất lợi sau này khi ghi họ tên trong giấy tờ, giao dịch để họ có quyền lựa chọn.
- Trước khi trao các giấy tờ khai sinh cho đối tượng cần kiểm tra lại lần cuối tất cả các dữ kiện ghi trong đó, giải thích rõ giá trị pháp lý của GKS, giúp họ phân biệt đâu là bản chính đâu là bản sao, cách bảo quản, sử dụng bản chính, bản sao.
- Không được hách dịch, cửa quyền, nhận hối lộ, tự đặt thêm giấy tờ, các khoản thu trái với quy định của pháp luật để hưởng lợi.
Đối với người đi đăng ký khai sinh
- Cần có sự chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật về ĐKKS. Trước khi đi ĐKKS vợ chồng cần có sự bàn bạc về họ tên, dân tộc cho đứa trẻ (nếu cha mẹ không cùng dân tộc). Lưu ý việc đặt tên con cần rà soát tên ông, bà, chú bác (những người thân) hai bên hoặc tên gọi tục tĩu gọi lên nghe chướng tai để tránh tình trạng cải chính sau này.
- Trước khi nhận lại GKS từ cán bộ tư pháp - hộ tịch cần kiểm tra kỹ lưỡng lại một lần xem thông tinh ghi trong đó đã đầy đủ và chính xác chưa (số lưu, đóng dấu, chữ ký …), phát hiện sai sót thì yêu cầu cán bộ tư pháp - hộ tịch bổ sung hoặc cấp lại cho đúng.
- Nếu chưa rõ giá trị pháp lý, cách sử dụng, bảo quản, phân biệt bản chính, bản sao thì phải hỏi ngay cán bộ tư pháp - hộ tịch để tránh nhẫm lẫn sai sót khi sử dụng.
Với tư cách là sinh viên ngồi trên ghế nhà trường và đã được tìm hiểu về công tác đăng ký - quản lý hộ tịch nói chung và công tác quản lý ĐKKS nói riêng em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm tăng cường hơn nữa hiệu lực quản lý của Nhà nước cũng như chính quyền địa phương trong việc quản lý ĐKKS:
Tăng cường tuyên truyền, phổ biến những quy định của pháp luật về việc đăng ký và quản lý hộ tịch nói chung, GKS nói riêng tới người dân, nêu rõ vai trò quan trọng của “giấy tờ hộ tịch gốc”, những quyền lợi chính đáng con em họ được hưởng khi có sự xác định sự kiện sinh với tư cách một công dân của nước Việt Nam, để nâng cao ý thức pháp luật cũng như trách nhiệm đi ĐKKS cho con em mình của người dân.
Tổ chức những cuộc hội thảo, báo cáo, chuyên đề, những cuộc thi tìm hiểu quy định pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch, về dân số, kế hoạch hóa gia đình, quy định của pháp luật trong việc bảo vệ quyền lợi bà mẹ và trẻ em, luật Hôn nhân - gia đình, các quy định của Nhà nước về đăng ký và việc quản lý ĐKKS cho trẻ…. Đối với cán bộ tư pháp hộ tịch cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, kiến thức tin học văn phòng nhằm nâng cao chất lượng sử dụng, quản lý các số liệu, biểu mẫu giấy khai sinh, con dấu, cũng như công tác lưu trữ. Trong quá trình tập huấn cần đi sâu vào nội dung nghiệp vụ, tuyền truyền phổ biến những quy định của pháp luật về đăng ký và quản lý ĐKKS cũng như những quy định khác về công tác quản lý hộ tịch.
Cần trang bị kỹ thuật hiện đại đi đôi với đào tạo và sử dụng hợp lý nguồn cán bộ tư pháp hộ tịch, ưu tiên những cán bộ có trình độ, nhiệt huyết với công việc, có chế độ đãi ngộ thích hợp để họ yên tâm công tác.
Ngoài việc tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn, cần tổ chức những lớp đào tạo ngắn hạn hướng dẫn cán bộ tư pháp hộ tịch sử dụng và sử dụng có hiệu quả các phần mềm quản lý hộ tịch.
Trong biểu mẫu giấy khai sinh nên thêm phần ghi chi tiết về cha (mẹ) người được khai sinh như: tuổi, nghề nghiệp, số chứng minh nhân dân … để đứa trẻ khi lớn lên cũng có thể biết khi sinh ra mình cha (mẹ) bao nhiêu tuổi.