II. Thế nào là hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý?
2. Hóa đơn chứng từ hợp lệ
- Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:
- Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ công ty mua,bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (nếu có).
- Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ.
- Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của GĐ thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
- Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lực từ ngày 1/6/2014)
Lưu ý:
- Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
- Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ...)
- Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng... )
- Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 680.000đ/ng/tháng. - Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
- Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi
Chú ý: Những hóa đơn có Giá trị > 20 triệu phải chuyển khoản qua Ngân hàng thì
mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN).