ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1 Đặc điểm địa bàn của Công ty Cổ Phần mía Đường ĐắkNông
3.1.2.2 Tổ chức công tác kế toán
* Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc từ khâu luân chuyển chứng từ ban đầu đến khi lập báo cáo tài chính đều được tập trung tiến hành tại phòng kế toán tài vụ. Phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 7 người và được tổ chức theo sau:
Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
* Nhiệm vụ của các bộ phận:
- Kế toán trưởng: Đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ quản lý lãnh đạo chung công tác kế toán kiểm tra, giám sát công tác kế toán tài chính và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo và cơ quan cấp trên về hoạt động tổ chức kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Giúp cho kế toán trưởng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì, các bộ phận để có số liệu lập báo cáo quyết toán kịp thời, đúng thời hạn quy định.
- Kế toán ngân hàng: theo dõi công nợ qua TK của công ty tại ngân hàng. Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng,TS CĐ, Tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương, Thủ quỹ Kế toán nguyên liệu và đầu tư trồng mía Kế toán bán hàng, tiêu thụ sản phẩm Kế toán vật tư, thuế
- Kế toán nguyên liệu mía: Theo dõi tình hình đầu tư, công nợ về nguyên liệu, thu hồi đầu tư, thanh toán tiền mua, vận chuyển mía và lượng mía nhập.
- Kế toán tiền mặt: Theo dõi thu chi tiền mặt và việc thanh toán tiền lương, các khoản trích theo lương trong kì của công ty.
- Kế toán bán hàng và tiêu thụ sản phẩm: Theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Đồng thời theo dõi các khoản phải thu của khách hàng.
- Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư phục vụ sản xuất KD - Kế toán thuế: Tổng hợp và lập báo cáo về thuế GTGT đầu vào và đầu ra một cách chính xác và đúng thời gian quy định theo pháp luật thuế Nhà nước đặt ra.
- Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt tại quỹ theo chứng từ.
Trong đó, kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng do cùng một người đảm nhiệm; kế toán thuế và kế toán vật tư do cùng một người đảm nhiệm.
* Hình thức sổ kế toán
Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán: “Nhật ký chung.” Đây là hình thức đơn giản dể kiểm tra đối chiếu, phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. Bên cạnh đó công ty đang sử dụng phần mền kế toán VietSun linh hoạt, phản ánh số liệu một cách trung thực và chính xác. Từ hình thức này chứng từ được luân chuyển theo sơ đồ 5 sau:
Sơ đồ 4: SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Chứng từ kế toán
Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ chi tiết
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi hàng tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi số theo hình thức kế toán nhật ký chung:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ,trước hết kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Trường hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan thì định kỳ tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ Cái.
- Hàng tháng hoặc định kì lấy số liệu trên Nhật ký chung chuyển vào sổ cái. Cuối tháng cộng số liệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng Cân đối kế toán và số phát sinh của tài khoản tổng hợp.
- Đối với các tài khoản mở các sổ hoặc thẻ chi tiết thì sau khi ghi sổ Nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh, đồng thời căn cứ vào sổ cái để lập bảng Cân đối tài khoản.
- Sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối tài khoản lập Báo cáo kế toán.
- Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số bên nợ và bên có trên sổ nhật ký chung.
* Vận dụng hệ thống tài khoản:
- Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính. Trên cơ sở đó công ty mở thêm một số tiết khoản để phù hợp với hiện trạng của công ty.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho cuối kỳ: áp dụng phương pháp quân gia quyền.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12