kho giúp cho việc quản lý hàng tồn kho trở lên dễ dàng, chính xác. Các dữ liệu được tính toán nhanh chóng và thuận tiện cho công tác truy cập tìm kiếm dữ liệu liên quan và xuất báo cáo ra excel.
Điều kiện và các quy định về bảo quản hàng tồn kho và quy chuẩn kho hàng đã được công ty thực hiện khá tốt giúp cho hàng được đảm bảo chất lượng và không có sự thất thoát hư hỏng làm giảm số lượng.
Bộ phận nhân sự quản lý hàng luôn thực hiện tốt trách nhiệm và nghĩa vụ của mình, các quy trình nhập, xuất, lưu chuyển hàng luôn được diễn ra theo đúng quy định. Mặc dù trong các năm vừa qua có những thời điểm lượng hàng về kho khá nhiều, việc sắp xếp hàng và bảo quản hàng gặp nhiều khó khăn, nhưng thủ kho và kế toán kho luôn thực hiện được tốt công tác kiểm kê, đảm bảo hàng được sắp xếp hợp lý nhất
để phục vụ được tốt cho công tác tìm kiếm, vận chuyển và bảo quản chất lượng, số lượng hàng trong kho.
Phòng kinh doanh và phòng kế toán luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong khâu quản lý và sử dụng dữ liệu, giúp cho công tác dự toán nhu cầu hàng và lượng hàng đặt tối ưu trở lên dễ dàng và thuận tiến, góp phần làm tăng hiệu quản quản lý hàng tồn kho và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Việc lựa chọn phương thức hoạch toán chi tiết theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất phù hợp cho việc quản lý hàng tồn kho của công ty khi công ty kinh doanh ít mặt hàng và chủ yếu là các mặt hàng cùng chủng loại.
2.5.2. Những hạn chế và nguyên nhân trong công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Utech Việt Nam.
Bên cạnh những ưu điểm có được Công ty TNHH Utech Việt Nam vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác quản lý hàng tồn kho của mình đó là:
Do công ty Utech Việt Nam có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều nên một nhân viên có thể đảm nhận nhiều chức vụ khác nhau, như kế toán tiêu thụ làm luôn nhiệm vụ của kế toán kho, việc phải làm nhiều công việc khác nhau khiến khối lượng công việc của nhân viên quá nhiều, ảnh hưởng đến việc hoàn thành tốt công việc chuyên môn, có thể gây mệt mỏi, làm giảm tinh thần làm việc của nhân viên.
Những năm gần đây hàng chứa trong kho thường xuyên đạt mức cao hơn so với quy định, khiến cho việc sắp xếp, quản lý và bảo quản hàng gặp nhiều khó khăn. Nguyên nhân là do bên nước Thái Lan có các chính sách kích thích phát triển ngành công nghiệp sản xuất phụ tùng ô tô nên giá các thiết bị nhập khẩu từ quốc gia này có sự giảm mạnh do vậy công ty đã tận dụng cơ hội này để tăng tính cạnh tranh cho các sản phẩm khi nhập về Việt Nam bán. Tuy nhiên việc giá sản phẩm giảm nhưng chi phí bảo quản hàng trong kho lại tăng cao, nên công ty cũng cần xem xét để có các chính sách kinh doanh phù hợp, đạt hiệu quả cao nhất.
Hiện tại công tác nhập số liệu vào phần mềm để tính toán hoàn toàn dựa vào các chứng từ xuất nhập hàng từ bộ phận kho và các cửa hàng chuyển về. Công tác này được thực hiện bởi nhân viên phòng kế toán. Điều này kiến cho khối lượng số liệu phải xử lý hàng ngày của nhân viên phòng kế toán rất nhiều. Để có thể làm hết công việc, các nhân viên kế toán thường phải tăng ca, nhất là vào những ngày cuối tháng và cuối năm, gây nhiều ảnh hưởng đến đời sống cá nhân và tinh thần cho nhân viên.
Bộ phận kinh doanh vẫn chưa thực hiện tốt nhiệm vụ trong công tác dự tính lượng hàng tiêu thụ nên còn xảy ra tình trạng thiếu hàng như tháng 8 và tháng 9 năm 2014 vừa qua, bên cạnh đó công ty cũng chưa có những biện pháp tốt đẻ dự phòng giả quyết tốt các sự cố sản ra trong quá trình vận chuyển hàng từ nước ngoài về.
Công ty đang áp dụng việc tính giá hàng tồn kho theo phương thức nhập trước xuất trước là chưa thực sự hợp lý với các mặt hàng kinh doanh của công ty và cơ chế hoạt động của thị trường Việt Nam. Do với cách tính của phương pháp này thì doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại, dẫn đến việc tính lợi nhuận không phù hợp với thực tế. Khi số lượng hàng được luân chuyển nhiều sẽ khiến chi phí cho công tác hoạch toán cao và khối lượng công việc lớn.
Công ty vẫn chưa có bộ phận marketing để thúc đẩy việc phát triển thị trường, tìm kiếm và thu hút khách hàng. Đặc biệt trong khi nên kinh tế trong nước vẫn còn chưa phục hồi hoàn toàn, thì ngày càng có nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các phụ tùng ô tô, xe máy mà công ty lại chưa có nhiều chính sách kích thích tiêu dùng, nâng cao tính cạnh tranh cho các sản phẩm của công ty.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY UTECH VIỆT NAM.
3.1. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới của Công ty TNHH Utech Việt Nam.
Ngày 12/11/2014, Utech Việt Nam đã chính thức khai trương văn phòng và kho hàng mới tại tỉnh Quảng Nam, địa chỉ: Đường Lê Hồng Phong, khối 5, thị trấn Núi Thành, huyện Núi Thành tỉnh Quảng Nam. Với việc khai trương văn phòng mới tại tỉnh Quảng Nam sẽ giúp công ty mở rộng thị trường ra khu vực miền Trung. Công ty đang tích cực tập trung phát triển thị trường này và biến đây sẽ là cầu nối chung chuyển hàng giữa hai miền Bắc và Nam.
Công ty tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô kinh doanh, khẳng định thương hiệu cho các sản phẩm của công ty trên thị trường. Trong những năm tới công ty sẽ tích cực xúc tiến hợp tác với các đối tác chiến lược như Utech Inter bên Thái Lan và Tohnichi của Nhật Bản và một số nước khác để bổ sung thêm các sản phẩm mới, cung cấp và phục vụ những sản phẩm tốt nhất đáp ứng được nhu cầu đa dạng của thị trường trong nước.
Không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên góp phần vào sự phát triển chung của công ty.
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Utech Việt Nam.
* Giải pháp thứ 1: Chuyên môn hóa nhiệm vụ của các nhân viên.
Công ty cần bổ sung thêm một số bộ phận chuyên biệt như Kế toán kho để chuyên môn hóa nhiệm vụ và kế toán tiêu thụ không phải kiêm quá nhiều công việc góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của phòng kế toán.
Tại các của hàng, số lượng hàng bán ra sẽ được lập thành các chứng từ và chuyển về bộ phận kế toán để nhập vào máy, điều này kiến cho khối lượng công việc bộ phận kế toán rất nhiều nhất là những ngày cuối tháng và cuối năm, vậy nên công ty nên thực hiện hệ thống hóa phầm mềm kế toán đang sử dụng đến tất cả các cửa hàng, nhân viên kế toán tại của hàng sẽ trực tiếp nhập số liệu vào phần mềm, dưới sự kiểm tra của phòng kế toán, việc này sẽ giúp giảm một khối lượng lớn công việc cho phòng kế toán.
* Giải pháp thứ 2: Nâng cao các điều kiện về bảo quản hàng tồn kho.
Để giảm tình trạng số lượng hàng về kho quá nhiều khiến kho không đáp ứng được chỗ chứa, gây khó khăn cho việc sắp xếp và bảo quản tốt nhất hàng , công ty nên có sự linh hoạt điều chuyển hàng giữa các kho trong nước hoặc giữa các cửa hàng trong khu vực với nhau, như vậy sẽ đảm bảo điều kiện quản lý hàng tốt hơn.
* Giải pháp thứ 3: Thực hiện tốt công tác dự tính nhu cầu lượng hàng.
Việc xảy ra tình trạng hết hàng như tháng 8 và tháng 9 vừa qua đã gây ra nhiều thiệt hại cho công ty về doanh thu và uy tín với khách hàng. Để khắc phục tình trạng này,bộ phận kế toán cần có những đánh giá và dự báo tốt hơn, đồng thời có được những biện pháp tốt nhất để khắc phục khi có các sự cố bất ngờ xảy ra khi hàng đang vận chuyển. Công ty nên thường xuyên cử nhân viên đi tập huấn, đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ và học hỏi kinh nghiệm trong quản lý hàng tồn kho.
* Giải pháp thứ 4: Tính giá trị hàng tồn kho.
Với đặc điểm các mặt hàng kinh doanh có giá trị lớn, có một số mặt có tốc độ tiêu thụ nhanh, được luân chuyển thường xuyên kiến cho phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước không thực sự phù hợp. Công ty
nên chọn tính giá theo phương pháp thực tế đích danh. Với phương pháp này hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào sẽ lấy đơn giá nhập kho của lô hàng ấy để tính giá. Phương pháp này tuân thủ nguyên tác phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế, giá trị của hàng xuất kho phù hợp với doanh thu loại hàng này mang lại, phán ảnh đúng theo giá trị thực tế của nó.
* Giải pháp thứ 5: Đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng.
Để có thể khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường, lấy được lòng tin của khách hàng, nâng cao doanh số bán hàng và đẩy nhanh việc luân chuyển hàng trong kho, tránh để tồn hàng thì công ty cần có những chính sách để đẩy mạnh công tác tiêu thụ các sản phẩm của mình như:
• Thường xuyên cập nhật thông tin về công ty trên trang chủ của mình như các thông tin về các sản phẩm mới, các hoạt động hợp tác phát triển của công ty với các đối tác chiến nược bên nước ngoài, các chương trình mua bán, khuyến mãi khi khách hàng mua với số lượng lớn, các chính sách ưu đãi với những khách hàng thân thiết của công ty…
• Xúc tiến bán hàng trên các trang mạng.
3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Utech Việt Nam.
Với tình hình ngày càng phát triển, doanh số bán hàng ngày càng tăng, số lượng sản phẩm trở lên phong phú, đa dạng hơn thì Công ty nên đầu tư mở rộng các kho chứa hàng, nhất là tại trụ sở chính ở Vĩnh Phúc. Khu vực miền Bắc vẫn đang là khu vực có doanh số bán hàng cao nhất trong cả nước, số lượng cửa hàng tại Hà Nội cũng rất nhiều, khi công ty mở rộng kho chứa hàng, lượng hàng nhập với số lượng nhiều có thể được lưu trữ và bảo quản đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu sắp xếp đúng vị trí quy định, thủ kho không mất nhiều thời gian, công sức trong việc tìm vị trí hàng và kiểm kê hàng, việc luân chuyển hàng giữa các cửa hàng cũng được thực hiện nhanh hơn và tốt hơn.
Để đáp ứng được khối lượng công việc của nhân viên ngày càng tăng khi Công ty ngày càng phát triển, Công ty nên có những chính sách phù hợp trong quản lý nhân sự như tuyển dụng thêm nhân viên để giảm tình trạng phải thường xuyên tăng ca, gây ảnh hưởng đến đời sống cá nhân và sự mệt mỏi trong công việc của nhân viên, đảm
bảo được chuyên môn hóa trong công việc, tránh tình trạng một nhân viên kiêm quá nhiều công việc.
Công ty nên có thêm bộ phận marketing xúc tiến bán hàng và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng góp phần mở rộng thị trường, đồng thời có những chính sách phù hợp và cụ thể để nâng cao uy tín và quảng bá thương hiệu, chất lượng các sản phẩm của công ty trên thị trường trong nước.
KẾT LUẬN
Để một doanh nghiệp hoạt động liên tục, không ngừng phát triển thì hàng tồn kho luôn đóng một vai trò rất quan trọng và việc quản lý hàng tồn kho cho thật tốt, đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ hàng, trong khi các chi phí liên quan phải thấp nhất luôn đặt ra cho các nhà quản lý nhiều vấn đề cần có sự quản lý, tính toán, dự đoán và hoạch định tốt các kế hoạch để đặt và lưu trữ một lượng hàng phù hợp nhất trong kho chứa.
Trong khuôn khổ bài khóa luận này, với sự tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Utech Việt Nam 3 năm gần đây, em có phát hiện một số vấn đề tồn tại sau:
- Công ty với quy mô nhỏ, số lượng nhân viên còn ít, trong khi khối lượng công việc nhiều, khiến một nhân viên còn phải kiêm nhiều chức vụ khác nhau, các nhân viên thường xuyên phải tăng ca nhất là những ngày cuối tháng và cuối năm, gây ảnh hưởng nhiều đến đời sống cá nhân và tinh thần làm việc của nhân viên. - Nhiều thời gian trong kỳ số lượng hàng về nhiều, khiến kho hàng bị quá tải, gây
ảnh hưởng đến công ty quản lý, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho.
- Mọi số liệu sổ sách ở kho và các cửa hàng bán lẻ đều do nhân viên phòng kế toán thực hiện, khiến khối lượng công việc của bộ phận này là rất lớn. Công ty chưa có sự chuyên môn hóa trong công tác này.
- Bộ phận kinh doanh hoạt động chưa hiệu quả trong việc dự tính hàng tồn kho của công ty.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước- xuất trước của công ty chưa thực sự phù hợp với các mặt hàng của công ty.
- Việc quảng bá thương hiệu và xúc tiến bán hàng của công ty còn yếu kém, nên có 1 số mặt hàng bị tồn lâu trong kho.
Hướng giải quyết:
- Chuyên môn hóa nhiệm vụ của nhân viên và bộ phận nhân sự có thể tuyển thêm nhân viên.
- Bộ phân kinh doanh nên hoạt động hiệu quả hơn.
- Công ty nên sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp thực tế đích danh.
- Công ty nên có bộ phận để thúc đẩy hoạt động bán hàng, quảng bá và nâng cao thương hiệu các sản phẩm của mình
Với những kiến thức đã được học ở trường đại học Thương Mại, cùng với thời gian thực tế được thực tập tại Công ty TNHH Utech Việt Nam, cùng với sự giúp đỡ
tận tình của thầy Vũ Xuân Thủy, cũng như sự cởi mở, chỉ bảo của anh chị, đặc biệt là phòng kế toán của công ty Utech Việt Nam. Trong khuôn khổ bài khóa luận, em đã tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho của công ty trong 3 năm gần đây, từ đó chỉ ra những ưu nhược điểm trong quản lý và mạnh dạn đề xuất những giải pháp khắc phục các nhược điểm và nêu ra một số kiến nghị mong có thể đóng góp một phần nào đó để có thể giúp công ty hoàn thiện và nâng cao hơn công tác quản lý hàng tồn kho của mình.
Là sinh viên năm 4, do kiến thức còn hạn chế và kinh nghiệm làm thực tế chưa nhiều, bài viết của em chắc chắn còn rất nhiều thiếu sót, nhưng với mong muốn được góp phần giúp hoàn thiện công ty quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Utech Việt Nam, để có thể giúp công ty ngày càng lớn mạnh, phát triển và có chỗ đứng trên thị trường Việt Nam và quốc tế. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, giúp đỡ và đóng góp của thầy cô, để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.