1. Khỏi niệm:
Đấu thầu hàng húa quốc tế là một phương thức hoạt động thương mại theo đú một bờn mua hàng húa thụng qua mời thầu (gọi là bờn mời thầu) nhặm lựa chọn trong số cỏc thương nhõn tham gia đấu thầu (gọi là bờn dự thầu) thương nhõn đỏp ứng tốt nhất cỏc yờu cầu do bờn mời thầu đặt ra và được lựa chọn để ký kết và thực hiện hợp đồng (gọi là bờn trỳng thầu)
2.Trình tự đấu thầu:
a.Chuẩn bị:
Thời gian chuẩn bị tuỳ thuộc vào đối tượng đấu thầu mà có thể là vài
tháng hoặc vài năm.
- Xây dựng kế hoạch, tiến trình đấu thầu, định ra các giai đoạn cho các công việc.
- Ban tổ chức đấu thầu sẽ xây dựng thể lệ và qui chế. Ban tổ chức đấu thầu có thể là những người được uỷ quyền khi công ty tổ chức đấu thầu thấy cán bộ của mình chưa đủ trình độ, năng lực điều hành đấu thầu.
- Ban tổ chức sẽ thực hiện các công việc sau:
+ Xây dựng các hệ thống tiêu thức cần thiết đối với người bán:
. Tiêu thức kinh tế: khả năng về mặt tài chính của công ty có đủ sức để
đảm đương việc dự thầu không, ngoài ra còn các khoản ký quĩ (Bid bond) từ
1-3% và tiền bảo đảm thực hiện hợp đồng (per fomance bond) (4-10%). Ngoài ra còn có giấy bảo lãnh của các tổ chức tín dụng, giấy xác nhận của ngân hàng chứng minh công ty đó có tài khoản.
. Tiêu thức kỹ thuật: yêu cầu các công ty dự thầu giải trình khả năng kĩ thuật của mình, chứng từ pháp lý xác minh khả năng kỹ thuật: giấy chứng nhận khả năng kỹ thuật do phòng thương mại và công nghiệp VN cấp .
. Thao tác nhiệm vụ thương mại: xây dựng điều lệ của cuộc đấu thầu, xây
dựng mẫu đơn chào hàng, luận chứng KTKT.
+ Soạn thảo thư mời dự thầu, gửi trực tiếp đến người cung cấp hoặc người
bán đã lựa chọn.
- Thông báo, quảng cáo: Tuỳ thuộc vào từng loại hình đấu thầu thông báo toàn bộ nội dung đấu thầu.
b.Tạo điều kiện thuận lợi cho người dự thầu tìm hiểu các điều kiện đấu
thầu.
c.Nhận đơn chào hàng(thu nhận báo giá).
- Người dự thầu lập đơn chào hàng theo mẫu đã qui định, kèm theo điều kiện cần thiết (những bằng chứng khả năng kỹ thuật, tiền ký quĩ).
- Khi thu nhận tài liệu phải đảm bảo:
+ Bí mật do sự cạnh tranh lẫn nhau giữa những người bán.
+ Tuân thủ một cách triệt để các qui định, các yêu cầu của ban tổ chức đấu thầu (thời gian, điều lệ, qui chế đấu thầu).
+ Không được bóc niêm phong, biết nội dung của từng đơn chào hàng.
- Ban tổ chức đấu thầu triệu tập người dự thầu và tiến hành khai mạc (địa điểm đấu thầu thường là hội trường của công ty tổ chức đấu thầu).
- Ban tổ chức đấu thầu lần lượt bóc niêm phong đơn chào hàng theo thứ
tự.
- Ban tổ chức thông báo công khai những nội dung chính của đơn chào hàng.
- Giành 1 khoảng thời gian cho việc lựa chọn. Trong thời gian đó các công ty dự thầu có quyền điều chỉnh nội dung đơn chào hàng. Nhưng mọi điều chỉnh, sửa đổi phải được tiến hành bằng văn bản, niêm phong kín và
giao lại cho ban tổ chức đấu thầu.
e.Thông báo quyết định lựa chọn và ký kết hợp đồng:
- Có các trường hợp được lựa chọn sau:
+ Chọn 1 Công ty.
+ Chọn 1 vài công ty: Các công ty trúng thầu sẽ họp lại, thành lập ra
nhóm Cactel, nhóm này cử ra 1 người đại diện thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng với người mua. Nội dung cơ bản vẫn tuân thủ theo mẫu hợp đồng,
những nội dung được thay đổi thì phải đàm phán.
Đấu thầu là một hình thức khách quan, không có sự phân biệt đối xử
nhưng trong thực tế do ảnh hưởng của những nhân tố chính trị-xã hội mà
vẫn có sự phân biệt đối xử giữa các nhà dự thầu trong nước và nhà dự thầu nước ngoài.
- Những người không trúng thầu sẽ lấy lại tiền ký quỹ dự thầu