IV Mức độ đáp ứng của thiết bị thi công: Số lượng, chủng loại, chất
2.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đấu thầu tại công ty VNP
Kế hoạch đấu thầu của một dự án thể hiện kế hoạch cũng như cách thức sử dụng nguồn vốn đầu tư dành cho dự án. Một kế hoạch đấu thầu hợp lý được thể hiện ở việc phân chia gói thầu và lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp với tính chất công việc và đảm bảo sự minh bạch, khách quan và công bằng.
Tại công ty VNP, công tác lập kế hoạch đấu thầu được giao cho đơn vị tư vấn lập dự án. Bản kế hoạch đấu thầu được lập cùng báo cáo nghiên cứu khả thi (với đầy đủ căn cứ cần thiết được quy định tại điều 6 Luật Đấu thầu và các căn cứ khác theo yêu cầu của Tập đoàn BCVT cho từng loại dự án) và được người có thẩm quyền phê duyệt cùng với báo cáo nghiên cứu khả thi.
Công tác lập kế hoạch đấu thầu tại Công ty VNP được thực hiện theo đúng các quy định pháp luật, tuy vậy, sự cứng nhắc trong việc lập kế hoạch đấu thầu là không tránh khỏi. Điều 6 Luật Đấu thầu có quy định: “kế hoạch đấu thầu phải lập cho toàn bộ dự án; trường hợp chưa có đủ điều kiện và thật cần thiết thì được phép lập kế hoạch đấu thầu cho một số gói thầu để thực hiện trước”. Tuy nhiên, có một số dự án của công ty do còn thiếu các căn cứ vì vậy không thể lập kế hoạch đấu thầu cho cả dự án trong một lần, nhưng do không chứng minh được sự “thật cần thiết” nên công tác lập kế hoạch không thể hoàn thành, dự án bị ách lại, không thực thi được dẫn đến bỏ lỡ thời cơ kinh doanh, gây ra thiệt hại không nhỏ ở cả khía cạnh kinh tế và phi kinh tế.
Vì vậy, công ty VNP cần linh hoạt và chủ động hơn trong việc tìm hiểu nguyên nhân các vướng mắc và mạnh dạn đề đạt Tập đoàn cho phép lập kế hoạch cho một số gói thầu, để tiến độ thực hiện dự án không bị trì hoãn, đảm bảo nắm bắt và thực thi trọn vẹn kế hoạch sản xuất kinh doanh, giảm thiểu tổn thất do bỏ lỡ cơ hội đầu tư.
2.2.3. Đào tạo nâng cao năng lực trình độ của các cán bộ tham gia công tác đấu thầu
Trong các yếu tố quyết định thành công thì con người cũng là yếu tố quan trọng nhất. Đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu của công ty VNP được tập hợp từ nhiều phòng ban, trong đó chủ yếu là các cán bộ thuộc Phòng ĐTPT và Ban triển khai dự án. Qua các cuộc đấu thầu với quy mô từ nhỏ tới lớn, thuộc các nhu cầu mua sắm khác nhau, với các hình thức lựa chọn, đội ngũ cán bộ đấu thầu của công ty VNP đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm thực tế, góp phần quan trọng đối với sự thành công của công tác tuyển chọn nhà thầu cũng như chất lượng của các hàng hóa mua sắm, tiết kiệm cho công ty hàng trăm tỷ đồng mỗi năm.
Trước tốc độ phát triển như vũ bão của mạng truyền thông Vinaphone, nhu cầu mua sắm hàng hóa của công ty ngày càng trở nên phức tạp về công nghệ, quy mô đầu tư ngày càng lớn, yêu cầu về tính chuyên nghiệp và năng lực chuyên môn đối với đội ngũ cán bộ đấu thầu ngày càng cao và đã trở thành một vấn đề bức thiết.
Mặc dù đội ngũ cán bộ phụ trách đấu thầu của công ty VNP đã có nhiều đóng góp tích cực, song vẫn còn có những hạn chế cả về mặt chủ quan và khách quan cần được khắc phục để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác đấu thầu, loại bỏ tận gốc những tác động tiêu cực xuất phát từ khía cạnh nhân sự.
Thực tế cho thấy, những hạn chế dù là chủ quan hay khách quan cũng đều bắt nguồn từ sự thiếu kinh nghiệm thực tế, trình độ chuyên môn có hạn, cũng như máy móc của một số cán bộ dẫn đến việc đánh giá sai bản chất, thiếu chính xác, thiếu sáng tạo. Vì vậy đã không lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất cho gói thầu, để lọt những sai sót mang tính cơ bản trong HSDT của một số gói thầu, qúa trình xét thầu không đảm bảo được sự khách quan và công bằng tuyệt đối. Để khắc phục tình trạng trên, giải pháp cần thiết và cũng là cấp bách nhất hiện nay là nâng cao hơn nữa trình độ, sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm thực tế cho các cán bộ phụ trách đấu thầu. Công ty có thể mở các lớp tập huấn dài hạn, quy mô lớn cho các cán bộ phụ trách đấu thầu, nên tổ chức các chuyến tham quan học hỏi kinh nghiệm tổ chức đấu thầu của các quốc gia tiên tiến trên thế giới; mời các chuyên gia giàu kinh nghiệm về phổ biến, giải thích các quy định của Nhà nước liên quan tới công tác đấu thầu, trình bày cách thức xây dựng phương pháp tiến hành đấu thầu một cách khoa học. Qua đó, giúp cho đội ngũ cán bộ phụ trách đấu thầu hiểu rõ hơn nữa công việc của mình, cập nhật các quy định, pháp luật mới của nhà nước và có được phương pháp luận khoa học trong việc xây dựng HSMT cũng như các phương pháp xét thầu hiệu quả.
Ngoài ra, công ty VNP cũng cần thường xuyên tổ chức các lớp học nâng cao nhận thức chính trị và đạo đức nghề nghiệp, để các cán bộ phụ trách đấu thầu của công ty luôn làm việc với đúng lương tâm nghề nghiệp, công bằng khách quan khi xét thầu, trở thành những người cán bộ gương mẫu “vừa hồng vừa chuyên”.
2.2.2. Nâng cao chất lượng của công tác chuẩn bị HSMT
Nếu coi đấu thầu là một cuộc thi thì các nhà thầu là các thí sinh và HSMT là đề bài cho cuộc thi đó. Để có được những bài thi có chất lượng cao thì đề thi phải rõ ràng, đầy đủ các nội dung cần
thiết. Vì vậy việc chuẩn bị tốt HSMT là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công của các cuộc đấu thầu.
Một HSMT tốt phải được xây dựng theo những nội dung đã được chuẩn hóa, hình thức trình bày gọn gàng, dễ hiểu, bao gồm đầy đủ các yêu cầu cần thiết của gói thầu, tuân thủ chặt chẽ các luật trong nước có liên quan tới công tác đấu thầu và thông lệ quốc tế. Có thể nói, một HSMT tốt phải đáp ứng được những yêu cầu sau đây:
- Hồ sơ thiết kế phải có đầy đủ các hướng dẫn chi tiết dễ hiểu giúp nhà thầu chuẩn bị tốt HSDT khi tham dự, cho phép các nhà thầu hiểu được các yêu cầu một cách căn kẽ nhất, hạn chế tối đa sự hiểu lầm và các cách hiểu khác nhau của các nhà thầu khi tiếp nhận HSMT,
- HSMT phải giải trình được lý do áp dụng cách thức đánh giá, xét chọn nhà thầu và những căn cứ chặt chẽ khi tiến hành loại nhà thầu đã có đơn đăng ký tham dự và HSDT,
- Các tiêu chuẩn đánh giá phải đủ chi tiết để đảm bảo chất lượng của HSDT nhưng không hạn chế sự sang tạo của các nhà thầu.
Khó khăn phổ biến đối với các cán bộ trong việc soạn thảo HSMT là các tiêu chuẩn kỹ thuật, vì đây là nội dung yêu cầu sự am tường sâu sắc đối với các tính năng và đặc điểm kỹ thuật của gói thầu. Một vấn đề nữa cũng rất đáng quan tâm là phần yêu cầu về năng lực kinh nghiệm của nhà thầu. trong khi một số gói thầu có yêu cầu kỹ thuật đơn giản, nhà thầu chỉ cần có từ1 đến 2 năm kinh nghiệm là có thể đủ sức thực hiện độc lập, nhưng HSMT lại đưa ra yêu cầu về kinh nghiệm từ 3 tới 4 thậm chí là 5 năm, vô hình chung đã hạn chế sự tham gia của các nhà thầu tiềm năng. Hiện nay, việc lập HSMT cho các gói thầu tại công ty VNP được giao cho TCG giúp việc đấu thầu và phòng ĐTPT có trách nhiệm thẩm định tính đầy đủ, hợp lý của HSMT đó. Với sự chuyên môn hóa và phân công trách nhiệm rõ ràng như vậy, HSMT cho các gói thầu của công ty VNP đã từng bước được hoàn thiện, bước đầu đã xây dựng được một số quy chuẩn nhất định. Tuy nhiên, những hạn chế nêu trên vẫn chưa được khắc phục hoàn toàn. Qua đó có thể thấy việc xây dựng một hệ thống quy định và tiêu chuẩn chung hoàn chỉnh và phù hợp với những yêu cầu đặc thù của ngành là vô cùng cần thiết trong việc tạo lập uy tín của BMT và nâng cao tối đa hiệu qủa của công tác đấu thầu.
Trong một cuộc đấu thầu, xét thầu là một trong những khâu quan trọng nhất, quyết định trực tiếp tới sự thành công hay thất bại của gói thầu. Cũng vì lý do đó, qúa trình xét thầu luôn giành được sự quan tâm đặc biệt của các bên có liên quan.
Trong thời gian qua, các cán bộ phụ trách đấu thầu tại công ty VNP luôn cố gắng thực hiện xét thầu một cách khách quan và công minh nhất. Tuy nhiên, những sai sót trong quá trình xét thầu và sự kéo dài về mặt thời gian là những tồn tại vẫn chưa có cách tháo gỡ tận gốc. Do đó, nhiệm vụ trước mắt là phải khắc phục ngay những tồn tại nêu trên. Thời gian chấm thầu phải được rút ngắn tối đa vì sự chậm trễ sẽ gây thiệt hại cho cả BMT và nhà thầu: thời gian thực hiện gói thầu cũng sẽ bị kéo dài tương ứng, những biến động về giá cả trên thị trường gây ra những tác động tiêu cực đối với nhà thầu (khi giá cả vật liệu tăng nhà thầu lại không được điều chỉnh giá, nên hoặc phải chịu lỗ hoặc buộc phải sử dụng những vật liệu kém chất lượng, dẫn đến không đảm bảo chất lượng công trình). Không những thế, những sai sót trong qúa trình xét thầu cũng phải được loại bỏ, vì điều này sẽ gây ra những sai lệch trong kết quả xét thầu, dẫn đến việc không lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất cho gói thầu. Nếu phải thực hiện chấm lại sẽ gây kéo dài về mặt thời gian, dẫn đến những thiệt hại như đã nêu trên.
Vì vậy nâng cao chất lượng công tác xét thầu tức là phải đẩy nhanh tốc độ chấm thầu và giảm thiểu các sai sót trong qúa trình chấm thầu. Để làm được điều này, các cán bộ phụ trách đấu thầu cần phải chủ động sáng tạo, xây dựng một quy trình xét thầu khoa học, không những tiết kiệm được tối đa thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và khách quan của kết quả. Ngoài ra công ty VNP cũng cần đặt ra chế độ khen thưởng, chính sách khuyến khích cho các cán bộ xét thầu có thành tích cao, tạo môi trường làm việc tích cực, nâng cao tinh thần thi đua phấn đấu, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác xét thầu.
2.2.4. Chuẩn hóa hợp đồng
Một cuộc đấu thầu được coi là thành công khi lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất, BMT và nhà thầu cùng đi đến nhất trí và ký kết được hợp đồng. Trong đó hợp đồng là cam kết của hai bên về nghĩa vụ của mình, cam kết đó được pháp luật bảo vệ, là căn cứ để xác định quyền lợi và trách nhiệm của các bên. Tuy nhiên, trong thực tế, tại công ty VNP vẫn có trường hợp nhà thầu vi phạm hợp đồng, song BMT lại không có đủ căn cứ pháp lý để xử lý các sai phạm của nhà thầu, dẫn đến tranh chấp kéo dài, gây thiệt hại về kinh tế và uy tín cho công ty.
Chính vì vậy, việc chuẩn hóa các hợp đồng là một trong những công việc cần sớm được thực hiện. Các hợp đồng cần nêu rõ các yêu cầu, nhiệm vụ của mỗi bên; các điều khoản phải ngắn gọn,
dễ hiểu tránh trường hợp có nhiều cách hiểu khác nhau khi thực hiện. Ngoài ra, công ty nên sử dụng hợp đồng như một công cụ quản lý hữu hiệu tiến trình thực hiện của gói thầu, cần phải tận dụng triệt để các điều khoản thanh toán để kiểm soát tiến độ thời gian và chất lượng hàng hóa, công trình.
2.2.5. Tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban
Tại công ty VNP, để đảm bảo sự khách quan, tính chính xác và minh bạch, trong một cuộc đấu thầu có sự tham gia của các phòng ban chức năng khác nhau bên cạnh TCG GIÚP VIệC ĐấU THầU. Việc lập HSMT, tiêu chuẩn xét thầu và xét thầu thuộc trách nhiệm của TCG GIÚP VIệC ĐấU THầU, nhưng phòng ĐTPT có trách nhiệm thẩm định HSMT, phòng Kế hoạch có trách nhiệm thẩm định kết qủa đấu thầu và Ban triển khai dự án phụ trách công tác giám sát thực hiện. Vì công tác đấu thầu nằm trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư của một dự án nên nó có vai trò quyết định đối với chất lượng và hiệu quả của công cuộc đầu tư. Công tác chuẩn bị càng kỹ lưỡng, cẩn thận thì hiệu quả trong giai đoạn thực hiện và vận hành kết qủa đầu tư đạt được càng lớn. Trong những năm qua, hiệu quả đạt được thông qua sự phối hợp và phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban chức năng của công ty VNP là không thể phủ nhận. Tuy vậy, thời gian để mỗi phòng thực hoàn thành công tác của mình vẫn còn kéo dài gây ra sự chậm trễ chung trong quá trình đấu thầu, do đó thiệt hại là không thể tránh khỏi.
Để khắc phục tồn tại trên một cách hiệu quả, công ty VNP nên quy định khung thời gian cụ thể cho công việc của từng phòng, cho phép thực hiện song song các công việc nếu có thể để rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi không cần thiết.