Thủ tục nhập kho
Để hạch toỏn và theo cụng tỏc quản lý cỏc loại NVL, tại Cụng ty TNHH Viợ̀t Huy cú sử dụng cỏc chứng từ dựng để như sau:
* Chứng từ nhập kho gồm:
- Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, - Phiếu cõn hàng,
- Phiếu nhập kho, - Hoỏ đơn mua hàng.
* Về quy trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ nhập kho.
Hàng thỏng, căn cứ theo kế hoạch sản xuất, định mức tiờu hao NVL, theo lượng NVL tồn kho cuối thỏng trước, bộ phận kế hoạch Phũng kinh doanh tập hợp số liệu và lờn kế hoạch thu mua NVL cho cả thỏng. Kế hoạch này gửi lờn Ban giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt. Căn cứ theo Kế hoạch cung ứng NVL đó được phờ duyệt sẽ chuyển tới cỏc bộ phận để triển khai kế hoạch thu mua. Bộ phận xuất nhập khẩu phũng Kinh doanh sẽ chịu trỏch nhiệm thu mua toàn bộ NVL nhập từ nước ngoài, bộ phận mua hàng nội địa do phũng Vật tư và Xớ nghiệp nguyờn liệu phụ trỏch.
Khi hàng về đến kho Cụng ty, cỏc bờn tiến hành bàn giao NVL thu mua và làm thủ tục nhập kho. Đại diện cỏc bờn gồm cú: Cỏn bộ phụ trỏch thu mua NVL, Thủ kho, Nhõn viờn phũng KCS, và đại diện người bỏn. Cỏc NVL mua về được xỏc định trọng lượng, số lượng thụng qua cõn, đo, đếm. Nhõn viờn KCS sẽ tiến hành giỏm định chất lượng, chủng loại cỏc NVL đó nhập mua căn cứ theo cỏc Hợp đồng kinh tế và cỏc thoả thuận khỏc đó ký kết giữa 2 bờn và lập BBKN vật tư (Biểu số 2.02). BBKN vật tư được lập thành 03 bản: 01 bản thủ kho giữ, 01 bản gửi bộ phận mua hàng, 01 bản lưu tại phũng KCS. Bờn mua và bờn bỏn lập biờn bản bàn giao hàng hoỏ 02 bản (Biểu số 2.01). Căn cứ vào Biờn bản bàn giao hàng hoỏ, phiếu cõn, BBKN vật tư, Thủ kho sẽ lập PNK. (Biểu số 2.03). PNK lập thành 03 bản: 01 bản Thủ kho giữ, 01 bản chuyển lờn phũng Kế toỏn, 01 bản chuyển cho bộ phận mua hàng.
Song song với chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lờn, hàng ngày căn cứ theo Hợp đồng, hoỏ đơn mua hàng do bộ phận mua hàng chuyển đến, phũng Kế toỏn để làm thủ tục thanh toỏn cho khỏch hàng. Kế toỏn sẽ ghi nhận được đơn giỏ cho từng loại hàng nhập. Trường hợp chưa nhận được hoỏ đơn mua hàng và cỏc thoả thuận mua bỏn khỏc do
bộ phận hàng chuyển lờn thỡ Kế toỏn sẽ sử dụng đơn giỏ tạm nhập để ghi nhận trị giỏ NVL nhập mua. Khi hoỏ đơn về, sẽ điều chỉnh lại đơn giỏ nhập theo húa đơn và cỏc thoả thuận giỏ cả đó ký.