3.1 Khó khăn và giải pháp khắc phục trong công tác áp dụng ISO tạiHuyện Phúc Thọ. Huyện Phúc Thọ.
a.Khókhăn:
Trong thực tiễn triển khai việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 tại UBND huyện Phúc Thọ có thể nhận thấy những khó khăn cơ bản cần khắc phục:
- Khó khăn nội bộ:
- Thứ Nhất: Nhận thức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của Văn Thư- Lưu trữ chưa được cán bộ công chức hiểu rõ.
- Thứ Hai: Trình độ, chuyên môn nghiệp vụ về Văn thư – Lưu trữ còn chưa được chuyên sâu.
- Thứ ba: Kinh phí còn hạn hẹp để nâng cấp trang thiết bị cũng như công tác bảo quản, lưu trữ còn kém.
- Thứ tư; Chưa áp dụng triệt để ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác Văn Thư – Lưu trữ.
b. Giải pháp:
Các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ đã được Nhà nước và thành phố quy định, hướng dẫn rất cụ thể. Vì vậy, để khắc phục những hạn chế nêu trên về công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc, rất cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của thủ trưởng các đơn vị; sự mạnh dạn tham mưu, đề xuất của người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại từng đơn vị; các cơ quan chủ quản và cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cần quan tâm hơn nữa, tích cực chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở và thường xuyên kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai thực hiện đúng các quy định của Văn Thư – Lưu Trữ cụ thể:
Thứ nhất, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, nhất là văn thư cơ quan về vai trò, vị ví, chức năng tầm quan trọng của Văn thư- Lưu trữ.
Muốn mọi người có nhận thức đúng thì phải tuyên truyền, thể hiện ở các tin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư đăng trên Trang thông tin điện tử Huyện; sự quán triệt thực hiện nghiêm túc công tác văn thư để nâng cao chất lượng của công tác Văn thư.
Công chức văn thư phải tự đánh giá về hoạt động của công tác văn thư, yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị đình trệ. Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm làm việc của một cơ quan, tổ chức. Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu thì văn thư phải góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm vụ đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết với nhau thành một tổ chức có sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác văn thư thì văn thư cơ quan và toàn thể cán bộ, công chức sẽ nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ.
Thứ hai, nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức văn thư cơ quan; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của công chức văn thư: Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư, đó là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc. Một trong những yêu cầu của công tác văn thư là phải bảo đảm bí mật văn bản.
Thứ ba: Hàng năm, UBND huyện Phúc Thọ cần tiếp tục và tăng cường đầu tư bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ: Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật pháp; nâng cấp cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị đầy đủ, hiện đại phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho công chức, viên chức, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ nói riêng và hoạt
động quản lý, điều hành trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Thứ Tư: Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 về công tác văn thư. Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 đang được áp dụng rộng rãi và hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hành chính. Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan nhà nước. Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư là một tất yếu khách quan, trong tương lai không xa sẽ bắt buộc áp dụng đồng loạt trong các cơ quan Nhà nước.
- Công tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ. Đối với UBND các phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ; thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài
KẾT LUẬN
Công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong điều kiện nước ta hiện nay, việc tiếp tục đẩy mạnh cải cách dịch vụ hành chính công – đặc biệt là cải cách trong Văn Thư – Lưu Trữ là rất cần thiết để khẳng định vai trò phục vụ của Nhà nước, đáp ứng thuận lợi và nhanh chóng các yêu cầu phát triển của xã hội. Nhận thấy điều đó UBND Huyện Phúc Thọ cũng đã và đang tăng cường các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng. Trong đó có giải pháp áp dụng ISO 9000. Tuy rằng việc thực hiện ISO 9000 vào cải cách thủ tục hành chính Văn Thư – Lưu Trữ và ở một vài bộ phận cơ quan đã và đang có những hiệu quả rõ rệt nhưng các Ban,Ngành các Cấp vẫn không ngừng đưa ra những quyết định mang tính cải cách hơn nữa nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng nội dung của HTQLCL ISO 9000 công tác văn phòng của tất cả các phòng ban cơ quan Huyện.