hội nghị phải xác định chương trình tổ chức hội nghị tổng thể và kế hoạch cụ thể diễn biến hội nghị được tổ chức như thế nào. Khi tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể tổ chức thì ban chuẩn bị hội nghị cũng phải tính cả đến những yếu tố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình hội nghị đang tổ chức.
- Ban hậu cần sẽ căn cứ trên kế hoạch dự kiến của ban chuyên môn để tiến hành chuẩn bị mọi công việc hậu cần hỗ trợ cho hội nghị được diễn ra thuận lợi. Có kế hoạch cụ thể để chuẩn bị các công việc cụ thể như: chuẩn bị giấy mời họp, sắp xếp bố trí hội trường tổ chức hội nghị, phân công bố trí người đón tiếp đại biểu về dự hội nghị… Nếu làm tốt khâu chuẩn bị kế hoạch cụ thể thì hội nghị sẽ diễn ra theo đúng như dự kiến trước, từ đó chất lượng hội nghị cũng được nâng cao.
-Đáp ứng được yêu cầu để tổ chức những hội nghị có quy mô nhỏ, tính chất
không quan trọng lắm. Hội trường để tổ chức các cuộc họp của viện đã có các thiết bị cơ bản như: micro, loa, máy vi tính, máy chiếu
Tiểu kết
Ở ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo thì công tác tổ chức hội họp khá được quan trân . Hơn nữa vì đây là cơ quan hành chính nhà nước ở một số nơi cũng đã áp dụng những thành tựu của CNTT hiện đại vào việc tổ chức hội nghị và đã mang lại hiệu quả rất cao, tiết kiệm thời gian, chi phí…
Nhưng để ứng dụng được mô hình trên vào việc tổ chức hội nghị của viện thì đòi hỏi trình độ CNTT của nhân viên văn phòng phải được đào tạo nâng cao hơn nữa để đáp ứng nhu cầu về trình độ sử dụng các phần mềm và các máy móc
hiện đại. Tiến tới mọi nhân viên đều làm việc trên máy vi tính và xây dựng một văn phòng không giấy, văn phòng điện tử.
Thời gian tới Ủy ban nhân dân đã có niều kế hoạch để hoàn thiện công tác tổ chức hội họp cho các nhân viên và hy vọng sec đạt được những hiệu quả cao đem lại sự hiệu quả của công tác tổ chức hội họp.
KẾT LUẬN
Như cậy có thể nói, hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo đã huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Họp luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên. Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội. Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để thực hiện, phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, cơ chế tham gia tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội. hội họp của cơ quan, tổ chức, đơn vị hướng tới tổ chức các cuộc họp quan trọng, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết nhưng phải đảm bảo nâng cao chất lượng cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.
Cần có sự quản lý của lãnh đạo cấp huyện cũng như làm việc việc hiệu quả của đội ngũ cán bộ công chức trong ủy ban nhân dân để hiệu quả ngày càng cao.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 135/2006/NĐ-CP 2. Bài viết kỹ năng tổ chức cuộc họp
http://www.misa.com.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/18182/Ky-nang-to-chuc- mot-cuoc-hop
3.http://www.dienbien.gov.vn/
PHỤ LỤC
Một số hình ảnh về công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện TUẦN GIÁO