VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu của cơ quan nói chung và của công ty nói riêng. Để công tác văn phòng của công ty hoạt động ngày càng tốt hơn, phát triển ngày càng bền vững hơn, phát huy những ưu điểm và khách phục những hạn chế còn tồn tại, em có một số ý kiến như sau :
-Để hoạt động văn phòng được diễn ra một cách thống nhất, linh hoạt, đáp ứng nhu cầu chung của công ty nên việc kiện toàn lại hệ thống văn phòng và hiện đại hóa văn phòng là cần thiết trước tiên và cụ thể phòng Hành chính cần lên kế hoạch bố trí lại phòng làm việc khoa học trong toàn công ty.
-Có sự phân công công việc rõ ràng, minh bạch với từng cán bộ, nhân viên trong toàn công ty nói chung và tại phòng Hành chính nói riêng.
-Duy trì tốt mối quan hệ giữa lãnh đọa và nhân viên.
-Đầu tư hơn nữa việc trang bị những loại trang thiết bị kỹ thuật hiện đại để phục vụ cho hoạt động văn phòng.
-Thường xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ văn phòng bằng việc cho cán bộ, công chức đi bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên mồn nghiệp vụ.
-Tuyển dụng những nhân viên làm công tác văn thư là những người được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ văn thư.
- Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng - Có sự phân công công việc rõ ràng, khoa học.
- Phát huy khả nnawg của nhân viên trong phòng, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp.
- Theo dõi, kiểm tra việc xử lý các nghiệp vụ văn thư từ đơn giản nhất đối với từng cán bộ, công chức của đơn vị như từ cách trình bày văn bản đung thể thức đến việc dạp ghim như thế nào sao cho khi nhìn vào văn bản thấy được tính thẩm mỹ và khoa học của văn bản.
- Thận trọng hơn trong việc chuyển giao văn bản, không để xảy ra tình trạng văn bản gửi về do việc gửi văn bản không chính xác.
• Trong công tác lưu trữ :
- Tiến hành tuyển dụng cán bộ lưu trữ được đào tạo đúng chuyên ngành. - Tiến hành xâu dựng kho lưu trữ có không gian thoáng đẩm bảo lưu trữ tài liệu trong thời gian dài mà không bị hư hỏng, đồng thời không ảnh hưởng tới sức khỏe của cán bộ làm việc công tác lưu trữ và cán bộ tra tìm tài liệu.
- Trang bị cơ sở vật chất và thiết bị cho các kho lưu trữ đầy đủ và chất lượng tốt.
- Lập kế hoạch cụ thể quản lý về công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty.
- Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ của công ty nói chung và của từng phòng ban.
• Trong các hoạt động khác :
- Văn phòng luôn phải đi trước một bước cho nên hàng trăm năm phải cử cán bộ văn phòng đi học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn hơn nữa, cần trẻ hóa dội ngũ nhân viên văn phòng bởi vì thế hệ trẻ hôm nay nhanh nhẹn và năng động hơn rất nhiều dể phù hợp với từng bước thay đổi của xã hội ngày nay.
các hoạt động, đặc biệt là trong hoạt động hành chính văn phòng thì việc phát triển đồng thời các hoạt động cùng một lúc là rất cần thiết.
- Phát huy cao khả năng tư duy, sáng tạo của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công ty cách tổ chức cuộc thi sáng tạo, đổi mới cách làm việc có hiệu quả của cán bộ, công chức.
- Cử cán bộ đi công tác nước ngoài để tiếp thu những kinh nghiệm mới về công tác hành chính văn phòng để về áp dụng làm thay đổi nền hành chính hiện nay tại các cơ quan hành chính Nhà nước.
PHỤ LỤC