III. THỰC TẬP NHẬN THỨC TẠI DOANH NGHIỆP
1. Công việc kế toán
Liên hệ khách hàng:
- Mô tả công việc: Hỏi thông tin khách hàng (họ tên, số điện thoại, địa chỉ, tên công ty, mã số thuế...); xác nhận thông tin, số lƣợng hàng hóa, số tiền phải thu.
- Kinh nghiệm đạt được: Cách ứng xử qua điện thoại với khách hàng.
Sắp xếp hóa đơn, giấy tờ:
- Mô tả công việc: Kiểm tra và in ấn các loại phiếu: Phiếu thu; Phiếu chi; Phiếu xuất vật tƣ; Phiếu giao hàng lẻ;… Tất cả đều phải có chữ kí của Giám đốc, Kế toán trƣởng, Thủ kho. Sau đó đóng lại thành cuốn theo từng tháng, theo thứ tự từ đầu tháng đến cuối tháng.
- Kinh nghiệm đạt được: Cẩn thận trong việc sắp xếp giấy tờ, chứng từ
theo tháng và theo thứ tự quy định.
Sắp xếp tờ khai:
- Mô tả công việc: Sắp xếp tờ khai hải quan, bảng kê thuế đầu ra - đầu vào,
hợp đồng mua bán, bảng kiểm tra chất lƣợng, phí vận chuyển… theo thứ tự rồi cho vào các file nhất định để thuận tiện cho việc theo dõi trong kỳ kinh doanh tiếp theo.
- Kinh nghiệm đạt được: Cách lƣu trữ, sắp xếp thứ tự trong công ty.
Xuất hóa đơn bán hàng:
- Mô tả công việc: Dùng phần mềm FT-First Truenhập mã số khách hàng,
mã hàng hóa, số lƣợng xuất bán, số tiền từng mặt hàng. Phần mềm tổng cộng tiền hàng và số thuế phải nộp, từ đó cho ra số tiền phải thu của khách hàng. Thông qua phần mềm, dùng máy in kim để xuất hóa đơn bán hàng, sau đó trình lên giám đốc kí tên và đóng mộc.
39 Mai Ngọc Thủy Tiên
Hóa đơn liên trắng: đóng lại thành quyển hóa đơn GTGT để nộp thuế:
40 Mai Ngọc Thủy Tiên
Hóa đơn liên đỏ: gửi cho khách hàng kèm với phiếu xuất kho và giấy kí nhận hóa đơn
41 Mai Ngọc Thủy Tiên
Hóa đơn liên xanh: dùng để lƣu nội bộ
42 Mai Ngọc Thủy Tiên
- Kinh nghiệm đạt đƣợc: Cách sử dụng phần kế toán, nhập và xuất hóa đơn. Khi giám đốc không có mặt ở công ty (đi công tác, đi họp…) thì ngƣời chịu trách nhiệm thay mặt giám đốc theo biên bản là phó giám đốc sẽ kí thay, và phải đóng mộc treo trên hóa đơn
2. Công việc văn phòng
Sử dụng máy fax: Fax phiếu giao hàng qua kho
- Mô tả công việc: Để giấy vào (lật ngƣợc mặt giấy có nội dung cần chuyển vào bên trong), bấm số máy của kho. Sau khi nhận đƣợc tín hiệu từ đầu dây bên kia, nội dung sẽ đƣợc chuyển đi.
- Kinh nghiệm đạt đƣợc: Biết cách sử dụng thành thạo máy fax.
Sử dụng máy photo để in các chứng từ:
- Mô tả công việc: Cho giấy trắng vào hộc máy photo, đặt giấy cần sao chép vào theo chiều dọc, lật úp tờ giấy lại; sau đó bấm nút “Start”.
- Kinh nghiệm đạt đƣợc: Nếu để ngửa mặt giấy lên thì sẽ không sao chép đƣợc nội dung, khắc phục đƣợc sự cố kẹt giấy.
43 Mai Ngọc Thủy Tiên
NHẬN XÉT - GÓP Ý 1. NHẬN XÉT
Bộ máy kế toán:
+ Ưu điểm:
Công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Dầu Khí Sài Gòn với sự hỗ trợ của máy vi tính cũng nhƣ phần mềm kế toán cho công việc nhập liệu, kiểm tra và lên bảng biểu trở nên thuận lợi, nhanh chóng, chính xác. Từ đó công tác quản lý kế toán tại công ty cũng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
Việc sử dụng phần mềm FT-First True cũng đã giúp công ty xuất hóa đơn một cách chính xác và chuyên nghiệp hơn
Hệ thống chứng từ và tài khoản mà công ty đang sử dụng tuân thủ theo quy định của Bộ Tài Chính. công ty cũng có những mẫu chứng từ thiết kế riêng trong nội bội và thống nhất.
+ Hạn chế:
Chi phí thu mua hàng hoá chƣa đƣợc thực hiện phân bổ cho số hàng xuất bán mà cuối kỳ lại đƣợc kết chuyển toàn bộ sang chi phí bán hàng. Do vậy, khi xuất hàng để bán trị giá vốn hàng xuất bán mới chỉ bao gồm trị giá mua thực tế của hàng nhập kho nên chƣa phản ánh đầy đủ giá vốn thực tế hàng xuất bán và không đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu và chi phí.
Kế toán lại chƣa phản ánh đƣợc cụ thể là đâu là chi phí bán hàng, đâu chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chi phí phát sinh trong kỳ nhƣ tiền điện, tiền nƣớc, tiền điện thoại, đều đƣợc kế toán tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong khi đó chi phí khấu hao tài sản cố định lại đƣợc đƣa hết cả vào chi phí bán hàng là chƣa thực sự hoàn toàn chính xác mà cần phải phân bổ các chi phí đó một cách hợp lý cho cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó việc xác định kết quả kinh doanh không đƣợc chính xác.
Công ty áp dụng cả hình thức thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm nhƣng hiện nay trong công tác kế toán công ty vẫn chƣa thực hiện trích lập dự
44 Mai Ngọc Thủy Tiên
phòng nợ phải thu khó đòi. Vì vậy, khi có trƣờng hợp không đòi đƣợc số nợ (khách hàng trốn nợ hoặc không có khả năng thanh toán nợ) thì việc phản ánh doanh thu bán hàng của công ty sẽ không đƣợc đảm bảo tính chính xác và hợp lý.
2. Kiến nghị
Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Trong thời gian thực tập, đƣợc tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán tại công ty thép Thăng Long, tôi nhận thấy: về cơ bản công tác kế toán của công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán của Nhà nƣớc và Bộ tài chính ban hành đồng thời cũng rất phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đã đạt đƣợc, công tác tổ chức kế toán bán hàng vẫn không tránh khỏi những mặt còn tồn tại chƣa thật sự hợp lý và tối ƣu. Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tại công ty, em xin mạnh dạn đƣa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng ở công ty nhƣ sau:
Phân bổ chi phí thu mua hàng hoá:
Chi phí thu mua hàng hoá của công ty cần đƣợc theo dõi trên tài khoản 1562. Khi chi phí mua hàng phát sinh đƣợc hạch toán vào TK 1562 ngay. Đến cuối kỳ thì phân bổ chi phí thu mua theo số lƣợng hàng hoá xuất bán thực tế trong kỳ vào giá vốn hàng bán. Tuy nhiên khi hàng đƣợc giao bán ngay không qua nhập kho thì phần chi phí này sẽ đƣợc hạch toán thẳng vào giá vốn hàng bán của đơn hàng đó. Vì vậy việc xác định trị giá vốn của hàng hoá xuất bán mới có thể chính xác hớn.Từ đó xác định cụ thể kết quả có thể đạt đƣợc của lô hàng xuất bán giúp cho các nhà quản trị đƣa ra quyết định đúng đắn, đồng thời để quán triệt nguyên tắc phù hợp.
45 Mai Ngọc Thủy Tiên
Công ty có thực hiện chính sách bán hàng thanh toán chậm cho khách hàng. Vì thế việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là cần thiết. Điều này là cần thiết để hạch toán kết quả kinh doanh đƣợc chính xác. Kế toán nên mở thêm tài khoản 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi với phƣơng pháp hạch toán.
46 Mai Ngọc Thủy Tiên
KẾT LUẬN
Từ xƣa đến nay kế toán luôn giữ vai trò quan trọng hàng đầu đối với doanh nghiệp. Kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình hoạt động của mình, cung cấp dữ liệu cho các nhà quản trị doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định cho sự phát triển trong tƣơng lai, hệ thống kế toán đƣợc tổ chức tốt, linh động, phù hợp cũng chính là tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Nhƣng chỉ dừng lại ở những con số trên tài liệu hoạch toán kế toán thì dƣờng nhƣ vẫn chƣa đủ. Cần phải đi sâu vào phân tích hoạt động kinh doanh thông qua các dữ liệu lịch sử ấy, nghiên cứu đánh giá, từ đó đƣa ra các nhận định. Trên cơ sở các nhận định đúng đắn, nhà quản trị mới đƣa ra đƣợc các quyết định đúng đắn để khai thác tiềm năng của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy công việc hoạch toán kế toán ở công ty đƣợc thực hiện rất tốt và nhanh gọn. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán mà việc xuất hóa đơn trở nên đơn giản, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng tốt cho nhu cầu quản lý. Tuy nhiên cũng còn một số hạn chế trong việc sử dụng tài khoản và tiềm năng của Công ty chƣa đƣợc khai thác, phát huy tối đa. Vì thế tôi xin có một vài kiến nghị nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn công tác hoạch toán kế toán, và giúp đem lại sự gia tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn nữa.
Với sự hạn chế về kinh nghiệm nên chuyên đề còn nhiều thiếu sót, rất mong có sự góp ý của quý thầy cô, các cô chú, các anh chị trong Công ty giúp hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, tôi xin chúc Công Ty TNHH TM- DV Mai Khôi ngày càng phát triển vững mạnh, gặt hái đƣợc nhiều thành công hơn nữa trong tƣơng lai.
47 Mai Ngọc Thủy Tiên
PHỤC LỤC
Danh mục bảng biểu, sơ đồ
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Quản lý của Công ty ... 9 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán của Công ty ... 13 Hình thức kế toán Nhật ký chung ... 15 Sổ 1 bên, sổ 2 bên, sổ bàn cờ ... 21,22 Sổ nhật kí chung, sổ kế toán... 29 Sổ nhật kí chi tiền, sổ nhật kí thu tiền ... 30 Sổ nhật kí mua hàng,bán hàng ... 31
Danh mục hình ảnh
Hóa đơn liên trắng ... 39 Hóa đơn liên đỏ ... 40 Hóa đơn liên xanh ... 41
48 Mai Ngọc Thủy Tiên
TÀI LIỆU THAM KHẢO
_ Kế Toán Tài Chính (Lý Thuyết Và Bài Tập)
Tác giả: PHAN ĐỨC DŨNG Nxb: Lao động - Xã hội _Kế Toán Tài Chính Tác giả : PGS. TS. VÕ VĂN NHỊ Nxb: Tài chính _ http://ketoanthucte.edu.vn/ke-toan-ban-hang.html _ http://greensoft.com.vn/ke-toan-ban-hang-trong-doanh-nghiep-348/ _ http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/chuong-3-ke-toan-mua-hang-va-ban-hang.1248897.html