II. CHUẨN BỊ HỘI THẢO
b. Tạo chủ đề nghiên cứu
c. Tạo người dùng
Hình 4.6 Form tạo ngƣời dùng
Hình 4.7 Danh sách ngƣời dùng
Trong hình 4.7, là danh sách tất cả các ngƣời dùng trong hệ thống, hàng đầu tiên là dành cho tìm kiếm. Có các tiện ích kèm theo mỗi ngƣời dùng nhƣ: lời mời(mời trở thành ngƣời nhận xét), Gửi mail(gửi một tin nhắn nào đó), sửa và
d. Gửi lời mời đến người nhận xét
Hình 4.8 Mẫu thƣ mời ngƣời nhận xét
Ở phần nội dung, sẽ đƣợc loadTemplate từ CSDL, nhƣng bị hạn chế ngƣời điều chỉnh, vì có thể chủ tịch của hội thảo không có chuyên môn về HTML, nên phần này cần đƣợc cải thiện ở hƣớng phát triển.
e. Tạo cấu trúc cho bài tóm tắt
Hình 4.9 – Giao diện quản lý cấu trúc bài tóm tắt
f. Tạo tiêu chí đánh giá bài báo
III. TRANG CHỦ CỦA HỘI THẢO
Đây là trang chủ của hội thảo, nội dung bao gồm: giới thiệu về hội thảo, chủ đề của hội thảo, thông báo nộp bài (hƣớng dẫn + đƣờng dẫn đến trang nộp bài cũng là Myreview), ngoài ra còn có thông tin về thành viên trong hội đồng của hội thảo, chƣơng trình diễn ra nhƣ thế nào, hạn chót cho các mốc thời gian và đăng ký tham dự hội thảo.
Nội dung trên trang này toàn bộ đều là tĩnh, nên khi tạo ra một hội thảo mới thì phải đƣợc cập nhật bằng tay trên trang html.
Hình 4.11 Giao diện của trang chủ hội thảo
Sau khi ngƣời dùng theo đƣờng dẫn đến trang web quản lý bài báo từ trang hội thảo chính, ngƣời dùng phải đăng nhập vào hệ thống mới có thể nộp bài báo của mình.
Hình 4.12 Trang chủ sau khi đăng nhập thành công
Tác giả và ngƣời nhận xét đăng nhập vào hệ thống đều nhận trang chủ của mình nhƣ hình 4.11. Đây là trang hƣớng dẫn cho ngƣời dùng có vai trò là tác giả hoặc ngƣời nhận xét, vì ngƣời nhận xét cũng có thể nộp bài báo vào hệ thống dƣới vai trò là tác giả. Từ đây, ngƣời dùng có thể dễ dàng truy cập theo ý muốn. Và có thể sửa thông tin của bản thân hay thay đổi mật khẩu với biểu mẫu nhƣ hình 4.13.
IV. QUÁ TRÌNH CỦA MỘT HỘI THẢO
a. Nộp bài báo
Ai cũng có thể nộp bài, vì vậy chỉ cần giai đoạn nộp đang mở thì ai cũng có thể vào từ “Giao diện nộp bài”.
Dƣới đây là giao diện nộp bài tóm tắt
Hình 4.14 – Giao diện nộp bài tóm tắt
Hình 4.14, Myreview có hỗ trợ việc đếm số từ trong bài báo, để báo cho ngƣời nộp bài biết bài tóm tắt của mình có vƣợi qua giới hạn cho phép hay không? Bắt lỗi nếu tác giả không điền vào những phần bắt buộc.
Hình 4.15 - Giao diện chính của tác giả
Hình 4.15 sẽ cho thấy các bài báo và tình trạng của nó. Và bạn cũng có thể xem, thêm bài hoàn chỉnh (bản pdf), sửa hoặc download nó tại đây. Với hình là bài báo hoàn chỉnh đã đƣợc nộp. Phần upload tập tin, tạo bắt lỗi khi không có tập tin nào đƣợc chọn.
Đến hạn chót nộp bài, vào Bảng chọn “Quản lý bài nộp”,rồi nhấn vào “Đóng giai đoạn nộp bài”. Thì hệ thống sẽ ngƣng không cho bất cứ ai vào nộp bài nữa và tự động xóa những bài báo nào không nộp bản đầy đủ.
Có thể chủ tịch cũng cần phải gửi mail nhắc nhớ cho ngƣời tác giả chƣa nộp bài. Bằng cách nhấn vào đƣờng dẫn “Gửi mail cho ngƣời tác giả chƣa nộp bài hoàn chỉnh”.
Với các tùy chọn đơn giản nhƣng lại rất hữu ích trong mail thông báo hay nhắc nhớ. Các tùy chọn này đƣợc dùng nhƣ MSWord, không có gì khó khăn. Khi bấm vào „Gửi‟ mail sẽ gửi đi, mail sẽ luôn luôn thành công, số ít lỗi là do không có internet, cấu hình mail server hay mail chứng thực có vấn đề.
Hình 4.16 Giao diện gán bài báo bằng tay
Ở hình 4.16, với cột là tên ngƣời nhận xét, hàng là các bài báo (số thứ tự, số ngƣời nhận xét hiện tại, xem).
Sau khi gán xong, đi ra mục “Quản lý bài nộp”, vào “Bắt đầu giai đoạn nhận xét” để gửi mail thông báo ngƣời nhận xét vào kiểm tra để xác định bài báo mình đƣợc phân công.
c. Nhận xét
Khi ngƣời nhận xét chọn mục tiêu chí thì bên cạnh sẽ cho ra điểm số, để ngƣời nhận xét có thể theo dõi chi tiết hơn. Sau đó, nộp bài của mình thì mail sẽ gửi cho ngƣời nhận xét để xác nhận là để nộp thành công. Theo đó, nếu nhƣ cấu hình có yêu cầu gửi thông báo cho ngƣời quản trị với nội dung bài báo nào và của ngƣời nhận xét nào, nhằm thuận tiện cho ngƣời quản trị mà không cần phải vào hệ thống kiểm tra. Ngƣời nhận xét có thể quay lại giao diện để xem, sửa đổi phần nhận xét của mình.
d. Giai đoạn lựa chọn bài báo
Hình 4.18 Giao diện tình trạng bài báo
Khi giai đoạn nhận xét kết thúc, chủ tịch sẽ mở giai đoạn lựa chọn và bắt đầu xem xét điểm trung bình đánh giá chung của tất cả các bài báo. Có thể phân công cho các thành viên trong hội đồng chủ tịch nếu nhƣ có số lƣợng bài lớn. Lúc này có hai trƣờng hợp xảy ra, tốt nhất là ngƣời chủ tịch có thể quyết định ngay khi xem điểm, xấu nhất là điểm đánh giá có sự chênh lệnh cao. Ở trƣờng hợp này, ngƣời chủ tịch sẽ phân công thêm một ngƣời nhận xét nữa, có thể sẽ đƣa ra quyết định sau khi ngƣời cho nhận xét, tuy nhiên nếu nhƣ đến cuối mà vẫn không có bất đồng thì chủ tịch sẽ ra quyết định.
Sau khi hoàn tất và không cần vấn đề gì, lúc này ngƣời chủ tịch sẽ xác nhận tình trạng “Từ chối” hay “Chấp nhận” cho tất cả các bài báo, bằng cách chọn radiobox “Từ chối” hay “Chấp nhận” tƣơng ứng với mỗi bài rồi nhấp “Xác nhận”, thế là hoàn tất giai đoạn lựa chọn. Nhấn vào liên kết “Đóng giai đoạn lựa chọn” để đóng giai đoạn lựa chọn và mở giai đoạn nộp bản cuối cùng và bản trình bày tại hội thảo.
Khi tất cả đều đã đƣợc xác nhận tình trạng, ngƣời quản trị sẽ đi ra “Quản lý bài nộp” và nhấp vào 2 đƣờng dẫn “Gửi mail đến tác giả của những bài báo từ chối”, “Gửi mail đến tác giả của những bài báo chấp nhận”. Trong đó, mail của những bài báo chấp nhận sẽ yêu cầu gửi bản cuối cùng của bài báo, kèm theo lời nhận xét của hội đồng xét duyệt để chỉnh sửa cho hoàn thiện hơn. Đối với, tập tin bài báo cuối cùng cũng đƣợc upload tập tin nhƣ trong giai đoạn nộp bài.