3.1. Sơ đồ bộ phận, phòng ban trong công ty
3.1.3.2. 3.2. Ghi chú: Phối h p ph trách Hình 6: Sơ ồ tồ chức công ty TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Thị trƣờng PHÓ T GIÁM ĐỐC Phòng CUDV & QLCL Phóng Vé máy bay Phòng Du lịch nƣớc ngoài Phòng Vận chuy n Phòng Du lịch Nội ịa Phòng XKLD & Du h c Phòng K toán –Tài v Phòng Tổ chức hàng chánh CN C n Thơ - Đ ng Ủy
- Đo n Thanh Niên
Phòng CNTT Phòng hƣớng dẫn Phòng K ho ch - PTKD CN Đ Nẵng Phòng DL Tàu bi n & Đ i lý hàng h i Phòng Thị trƣờng Đức Phòng Thị trƣờng Anh – Nhật - Nga Phòng KDKL & MICE Phòng Thị trƣờng Pháp - Hoa PHÓ T GIÁM ĐỐC CN Hà Nội KHỐI DLQT CN QN - HP C ng Đo n HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN KIÊM SOÁT VIÊN
CN B nh Dƣơng
CN Long An
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 21
Giám đốc công ty: chịu trách nhiệm trƣớc Hội ồng qu n trị và Ban Tổng giám
ốc v qu n lý v i u hành các ho t ộng c a ơn vị Gi m ốc ƣa ra c c ch trƣơng v ho t ộng kinh doanh, xây dựng m c tiêu chi n lƣ c và k ho ch kinh doanh trình Tổng gi m ốc phê duyệt v k t qu ho t ộng kinh doanh c a công ty. Gi m ốc còn trực ti p chỉ o, qu n lý ho t ộng c a chi nh nh Đ Nẵng và các phòng an nhƣ: Phòng K ho ch - Phát tri n Kinh doanh, P.Công nghệ thông tin, P.Du lịch nƣớc ngoài, P.Vé máy bay, P.Cung ứng dịch v và Qu n lý ch t lƣ ng, P.Ti p thị, P.K toán - tài v và P.Tổ chức hành chánh.
Các Phó Giám đốc: tr gi p Gi m ốc trong việc i u hành qu n lý công ty và
trực ti p chỉ o một số phòng ban và chịu trách nhiệm trực ti p trƣớc Gi m ốc v nhiệm v ƣ c phân công.
Phòng Tổ chức – hành chánh: tham mƣu cho Ban Gi m ốc các v n v tổ
chức nhân sự lao ộng ti n lƣơng v h nh chính qu n trị.
Phòng Kế hoạch - Phát triển Kinh doanh: ph trách các ho t ộng ti p thị, qu ng
bá cho các s n phẩm dịch v c a công ty thông qua c c chƣơng tr nh hội ch du lịch, roadshow, qu ng c o qua o i tham gia nghiên cứu thị trƣờng, phát hành n phẩm và thi t k s n phẩm du lịch mới.
Phòng Cung ứng dịch vụ và Quản lý chất lượng: qu n lý việc ký k t h p ồng
cung ứng dịch v du lịch và theo dõi và b o m việc thực hiện nghiêm túc Hệ thống qu n lý ch t lƣ ng c a công ty.
Phòng Kế toán – tài vụ: ph trách toàn bộ công tác k toán, thống kê, thông tin
kinh t và h ch toán kinh t trong công ty theo ch ộ qu n lý mới và làm nhiệm v ki m soát viên kinh t tài chính c a nh nƣớc t i Công ty.
Phòng Công nghệ thông tin: qu n lý toàn hệ thống dữ liệu thông tin c a Công ty. Phòng Du lịch nội địa: ph tr ch chăm s c kh ch du lịch trong nƣớc i tham quan
nghỉ dƣỡng t i c c ịa i m trong nƣớc;
Phòng du lịch nước ngoài (Out-bound): chăm s c du kh ch trong nƣớc i tham
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 22 bi n v Đ i lý hàng h i, các phòng ph trách các m ng thị trƣờng các nƣớc chăm sóc t ng thị trƣờng du khách quốc t có những ặc thù riêng biệt; và Phòng Kinh doanh khách lẻ v MICE chăm s c kh ch lẻ ăng ký i du lịch và những o n kh ch MICE ặc thù.
Phòng Hướng dẫn: qu n lý chung v ội ngũ v nghiệp v c a hƣớng dẫn viên du
lịch và phiên dịch – là cộng tác viên - ph c v cho các ho t ộng dịch v c a công ty.
Các phòng Vé máy bay, Vận chuyển, Xuất khẩu lao động và Du học và bộ phận Đại lý hàng hải: thực hiện các chức năng cung c p những dịch v khác bên c nh
dịch v du lịch.
4. Mô tả công việc của các chức danh trong phòng, ban, bộ phận nơi thực tập.
4.1. Sơ đồ bộ phận phòng kế toán trong công ty
Hình 7: Sơ ồ tổ chức Phòng K Toán K To n Trƣởng K Toán Ti n Mặt K Toán Tổng H p Phó phòng k toán Th Quỹ K toán Thanh Toán
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 23
Kế Toán Trưởng: tri n khai m i ho t ộng phát sinh trong tháng, lên k ho ch
thanh toán, hoàn thành quy t toán tháng, duyệt lƣơng o c o giao an ki m soát chi phí lãi vay, chuẩn bị nguồn vốn cho ho t ộng SXKD, xây dựng k ho ch tài chính hàng tháng ở tr sở chính.
Phó phòng kế toán:tri n khai m i ho t ộng phát sinh trong tháng, lên k ho ch
thanh toán, hoàn thành quy t toán tháng, xây dựng k ho ch tài chính hàng tháng ở cơ sở Nguyễn Chí Thanh Sau gửi l i cho K to n trƣởng xét duyệt
Kế toán tổng hợp: báo cáo thu , hoàn thành quy t to n th ng quý năm r so t
toàn bộ số liệu k toán toàn công ty, theo dõi tài kho n 111, 141, ki m soát chung, ki m soát báo cáo tài chính các công ty thành viên, theo dõi chi phí 627, tổng h p ngân sách toàn công ty.
Kế toán thanh toán: ki m tra chứng t và lập phi u thu chi t i công ty, làm th t c thanh toán ngân hàng hàng tu n, theo dõi t m ứng, cập nhật sổ ph , cập nhật và theo dõi các tài kho n vay ngân hàng, ki m quỹ cuối tháng và khi có yêu c u, theo dõi chi phí lãi vay.
Kếtoán tiền mặt:theo dõi t m ứng, theo dõi công n ph i thu, tổng h p doanh thu,
theo dõi việc chi tr ti n mặt, theo dõi các quy t to n i tour, theo dõi tình hình sử d ng h a ơn
Thủ Quỹ: thu chi ti n mặt và cập nhật chứng t hàng ngày, ti n hàng ki m kê quỹ
cuối th ng v i ng n h ng l y sổ ph , báo cáo quỹ h ng ng y cho l nh o phòng, ki m chứng t thanh to n trƣớc khi chi.
5. Nội dung chi tiết của các công việc đƣợc phân công.
Trong thời gian thực tập nhận thức ở Công ty TNHH Một Thành Viên Dịch V Lữ Hành Saigontourist t i c cơ hội ƣ c làm việc t i Phòng K Toán c a c ng ty dƣới sự hƣớng dẫn c a chị Hoàng Anh – nhân viên Phòng K toán.Nhờ t i cũng ph n nào hi u ƣ c những công việc c a những nhân viên k to n l nhƣ th nào.Sau y l những việc tôi thực hiện trong 2 tháng qua.
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 24
T i ƣ c giao nhập một b n lƣơng chỉnh b n h p ồng.
Cách tiến hành
Sử d ng Microsoft Word 2007và Microsoft Excel 2007trong máy tính c a công ty.
Ti n hành nhập liệu bằng bàn phím.
Sau khi nhập xong thì ph i dò và ki m tra lỗi chính t , sau mới ịnh d ng văn n (sử d ng các nút công c có sẵn).
Nhận xét
Công việc n y cũng kh ng qu kh với tôi bởi năm 1 t i ƣ c h c môn Tin h c i cƣơng. Hiện t i t i c th nhập và canh chỉnh một văn n ng theo chuẩn quy ịnh.
Kinh nghiệm
Đối với công việc nhập liệu, tôi nhận th y:
Việc sai chính t hoặc sai dữ liệu s gây ra hậu qu nghiêm tr ng (do các số liệu thƣờng nh hƣởng lớn n tình hình kinh doanh c a công ty). Đi u n y òi hỏi tôi ph i cẩn thận trong việc nhập dữ liệu, sau ki m tra l i trƣớc khi in.
Sử d ng các tắt ti t kiệm thời gian so với sử d ng chuột.
5.2. In ấn tài liệu Cách tiến hành
Mở tập tin văn n c n in.
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 25 Hình 8: Hƣớng dẫn in tài liệu
Ch n Print Preview xem văn n hoàn chỉnh trƣớc khi in.
Ch n Print sau một hộp tho i xu t hiện, t i m c Page Range:
Hình 9::Hƣớng dẫn in tài liệu All: n u muốn in toàn bộ dữ liệu
Current page: n u muốn in theo trang hiện hành Page: in số trang mong muốn.
Sau t i m c Copies ch n số trang c n in.
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 26 Do trƣớc y t i t ng ƣ c ti p xúc với các thi t bị văn phòng nhƣ máy in nên khi sử d ng m y in trong c ng ty t i thực hiện các thao tác một cách dễ dàng.
Kinh nghiệm
Trƣớc khi in văn n c n ki m tra lỗi chính t cẩn thận.
Ki m tra xem trong máy in có gi y hay không và tờ gi y ph i thẳng, không còn kim dính trên gi y trƣớc khi in tr nh trƣờng h p kẹt gi y. N u máy bị kẹt gi y thì ph i tắt h t iện c a máy in, mở nắp máy in và l y ống mực ra khỏi máy. Sau rút tờ gi y bị kẹt t t tránh làm rách gi y Khi l y h t gi y bị kẹt ra l c mới in l i nhƣ nh thƣờng.
Ki m tra xem máy tính c a văn phòng c k t nối với máy in hay không.
Ki m tra lệnh in kỹ c ng tr nh trƣờng h p in toàn bộ văn n khi chỉ c n in một trang n o g y l ng phí t i nguyên
5.3. Photo t i iệu Cách tiến hành
Đ u tiên b m n t Power khởi ộng máy photo Sau t y v o m c ích sử d ng m i u chỉnh ch ộ photo sao cho phù h p.
Mở nắp m y v mặt gi y c n photo xuống phía dƣới Đ sát tờ gi y vào góc trái c a máy photo.
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 27 Phím số: d ng nhập số tài liệu mình muốn photo
Phím Deplex: d ng photo 2 mặt
C c phím dƣới màn hình photo: d ng chỉnh khổ gi y (A4 A3 …) ph ng to (100% cho A4 140% cho A3 …)
Phím Clear Modes: quay l i tùy ch n v a dùng Phím Clear/ Stop: h y lệnh
Phím Start: bắt u photo
Nhận xét
Đ y l l n u tiên tôi sử d ng máy photocopy. Mặc d nhi u l n xem ngƣời ta photo, c m th y dễ nhƣng thật ra vẫn còn nhi u i u mà tôi không bi t Đ l ph i gi y tờ c n photo sao cho ng m nút sử d ng nhƣ th n o … Hiện t i tôi chỉ có th sử d ng những n t căn n cho việc photo.
Kinh nghiệm
Đối với công việc này tôi nhận th y:
C n ph i cẩn thận khi b m các nút trên máy photo. Vì b n thân máy có nhi u nút, nên n u không bi t, không cẩn thận gây ra sai sót s dễ l m hƣ m y photo dƣ th a làm lãng phí tài s n c a công ty
5.4. a t i iệu: Cách tiến hành
Vì máy fax c a c ng ty ƣ c k t nối nhƣ l iện tho i nên không có nút mở nguồn.
Muốn fax ƣ c tài liệu khi gi y, ph i xoay mặt gi y c n fax vào phía trong (face down) Sau m số nơi c n fax, và b m nút Start.
Muốn nhận tài liệu t nơi kh c chuy n tới. Máy ph i có sẵn gi y trắng, sau khi có tín hiệu t nơi gửi n nhắn qua, b m copy in tài liệu .
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 28 Hình 11: Hƣớng dẫn fax tài liệu
Nhận xét
T i chƣa t ng th y m y fax trƣớc y nên khi sử d ng t i kh bỡ ngỡ. Nhƣng sau v i l n ƣ c sự hƣớng dẫn c a chị Nhƣ nh n viên văn phòng t i c th fax tài liệu ng c ch kh ng g y ra sai s t g
Kinh nghiệm
Qua việc fax t i liệu t i r t ƣ c kinh nghiệm l nên ch ý quan s t cẩn thận c ch thức l m việc c a mỗi c ng việc c th ho n th nh ƣ c c ng việc khi kh ng c ngƣời hƣớng dẫn
5.5. Sắp ếp chứng từ h a đơn GTGT 5.5.1 Sắp ếp phiếu thu phiếu chi
Cách tiến hành
Sắp x p phi u thu, phi u chi c nh số thứ tự theo ngàytháng phát sinh rồi kẹp c c h a ơn chứng t có liên quan vào sau. (Ví d : phi u chi t m ứng ph i có gi y nghị t m ứng kèm theo, phi u chi thanh toán ph i có chứng t thanh to n …)
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 29
chữ kí c a th trƣởng cơ quan k to n trƣởng ngƣời nộp ti n, th quỹ v ngƣời lập phi u hay không; Trong gi y nghị c y chữ kí c a gi m ốc, k to n trƣởng Trƣởng phòng và ngƣời nghị hay không? N u thi u, ph i nh d u theo quy ịnh chị Anh ƣa những chứng t cho những ngƣời chƣa kí ổ sung vào. (Ví d : n u thi u chữ kí c a th trƣởng cơ quan hay gi m ốc, dán gi y sticker màu hồng; n u thi u chữ kí c a k to n trƣởng, dán gi y sticker màu vàng; còn những ngƣời còn l i dán sticker màu xanh)
Sau l y 2 bìa hồ sơ chia th nh 2 lo i: phi u thu và phi u chi. Mỗi lo i chia các chứng t theo t ng ng y sau m kim dễ qu n lý.
Nhận xét
T i tƣởng c ng việc n y ơn gi n chỉ là sắp x p các chứng t theo thứ tự nhƣng khi l m t i gặp kh khăn trong qu tr nh l m việc Việc sắp x p phi u thu phi u chi ph i m c c phi u yêu c u ph i m o ƣ c sắp x p theo: số thứ tự phi u ng y th ng. Và ph i quan sát các chứng t thật k lƣỡng xem có thi u chữ ký nào không.
Do l n u ti p x c với nhi u chứng t nên việc sắp x p c a tôi cũng gặp kh khăn do trong th ng c 30 ng y mỗi ng y c r t nhi u phi u thu phi u chi v vậy t i m t 1 ng y ho n th nh xong c ng việc
Tuy nhiên sau vài l n sắp x p, t i chỉ m t kho n nửa uổi ho n th nh xong c ng việc n y
Kinh nghiệm
Qua c ng việc n y t i rèn luyện ƣ c tính tỉ mỉ v cẩn thận V ph i ki m tra t ng phi u thu phi u chi theo thứ tự ng y th ng cho thật chính x c tr nh sai s t Đồng thời n u thi u chứng t thì ph i ghi chú số phi u còn thi u và th ng o với chị k toán ti n mặt ki m tra và bổ sungphi u cho y .
SVTH: Nguyễn Thị Phƣơng Dung – MSSV 100019 30
Cách tiến hành
H a ơn ph i x p theo số thứ tự h a ơn theo th ng theo năm theo tên c a t ng kh ch h ng V h a ơn GTGT r t mỏng v vậy r t dễ ị dính v ị s t nên c n ph i cẩn thận khi sắp x p.
Nhận xét
Do chị Liên - k to n chi phí sắp x p trƣớc một số h a ơn còn t i chỉ bổ sung và sắp x p những h a ơn ph t sinh sau n y nên t i thực hiện công việc này một cách dễ dàng.
Tuy nhiên lúc làm việc, phát hiện ra những h a ơn còn thi u t i thông báo cho chị Liên bi t và ph i m t khá nhi u thời gian tìm ki m.
Kinh nghiệm
Do ƣ c sắp x p phi u thu phi u chi nên c ng việc n y ối với t i dễ d ng hơn
5.6. Cách viết phiếu thu, phiếu chi Cách tiến hành
Vi t phi u thu, chi theo mẫu quy ịnh c a Bộ T i Chính (nhƣng t y theo t ng ơn vị mà các phi u thu chi c th ƣ c ghi bằng ph n m m k toán hoặc ghi bằng tay.
Phi u thu, phi u chi h p lệc n ph i c y chữ ký c a ngƣời có thẩm quy n Ngo i ra ối với phi u chi c n có con d u c a i diện hoặc y quy n i diện. Đối với phi u thu thì c n ph i gửi l i 1 liên cho khách ng ti n và có con d u c a i diện cơ quan Ngoài ra, một số ơn vị yêu c u khi thanh toán ( xu t chi) c n có các h p ồng h a ơn hoặc ơn ặt h ng ƣ c ch p nhận thì mới ƣ c quy n