1. Sắp xếp chứng từ:
- Hoá đơn giá trị gia tăng: hoá đơn giá trị gia tăng bao gồm hai loại là hoá đơn mua vào và hoá đơn bán ra. Hoá đơn đƣợc hạch toán theo từng tháng và đóng thành một tập riêng. Hoá đơn bán ra sẽ đƣợc sắp xếp theo từng công ty và theo thứ tự ngày từ nhỏ tới lớn.
- Phiếu thu và phiếu chi nguyên vật liệu, vật tƣ, công cụ, tiền mặt: sẽ bao gồm hai bản một bản đƣợc giao cho thủ quỹ, bản còn lại đƣợc giao cho kế toán thanh toán.
Đối với phiếu thu: phiếu thu thƣờng không có chứng từ kèm theo. Khi sắp xếp, phiếu thu sẽ đƣợc xếp theo số thứ tự đƣợc in trên mỗi phiếu theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. Phiếu thu sẽ đƣợc đóng thành từng tập theo từng tháng; số thứ tự in trên phiếu của mỗi tháng sẽ đƣợc bắt đầu từ số 1
Báo cáo thực tập nhận thức Page 17 và cứ thế số sẽ in tiếp tục cho các phiếu tiếp thu; đồng thời khi bắt đầu tháng mới số thứ tự sẽ trở lại là 1.
Đối với phiếu chi: phiếu chi thƣờng bao gồm nhiều chứng từ kèm theo trong đó bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ khác kèm theo. Khi nhận đƣợc phiếu, trƣớc hết ta kiểm tra xem phiếu có kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng hay không. Nếu phiếu có hóa đơn kèm theo thì lấy hóa đơn ra photo sau đó kẹp lại phiếu chi với bản photo còn tờ hóa đơn chính thì để riêng. Kế đó, phiếu chi đƣợc xếp theo số thứ tự đƣợc in trên mỗi phiếu theo thứ tự từ nhỏ tới lớn. Giống nhƣ phiếu thu, phiếu chi cũng đƣợc đóng thành từng tập theo tháng; số thự tự in trên phiếu của mỗi tháng đƣợc bắt đầu từ một đồng thời khi sang tháng mới thì số thứ tự sẽ trở về 1.
- Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đƣợc sắp xếp theo từng công ty, nếu một công ty có nhiều phiếu thì các phiếu sẽ đƣợc sắp xếp theo ngày và theo thứ tự từ ngày nhỏ đến ngày lớn.
Báo cáo thực tập nhận thức Page 18 Hình 3: Phiếu nhập kho
Hình 4: Phiếu xuất kho
Nhận xét: Qua việc sắp xếp các chứng từ trong công ty, tôi hiểu ra rằng đây là một công việc không hề đơn giản. Hằng ngày có rất nhiều chứng từ đƣợc gửi lên công ty cho nên việc phân loại và sắp xếp chúng là vô cùng quan trọng. Việc sắp xếp và phân loại chứng từ hàng ngày sẽ giúp cho kế toán dễ dàng nắm bắt, thống kê các nghiệp vụ phát sinh cũng nhƣ dễ dàng tìm kiếm khi cần đến.
2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty: ngân hàng của công ty:
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiếp nhận đề nghị thu – chi. Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền có thể là giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn…Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền có thể là giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, biên bản thanh lý tài sản cố định…
Báo cáo thực tập nhận thức Page 19 - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sẽ đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (bao gồm đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và phải tuân thủ theo các quy định, quy chế tài chính của công ty) sau đó chuyển cho kế toán trƣởng xem xét.
- Kế toán trƣởng kiểm tra lại rồi ký vào giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
- Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
- Lập chứng từ thu – chi: đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ kế toán sẽ lập phiếu thu, phiếu chi còn đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng, kế toán sẽ lập ủy nhiệm thu hay ủy nhiệm chi. Sau khi lập xong chứng từ thu – chi sẽ đƣợc chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt.
- Kế toán trƣởng xem xét rồi ký vào phiếu thu, phiếu chi hay ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi.
- Thực hiện thu – chi tiền:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: khi nhận đƣợc phiếu thu hoặc phiếu chi kèm theo chứng từ, kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng phải kiểm tra số tiền trên phiếu thu (phiếu chi) với chứng từ gốc; kiểm tra nội dung ghi trên phiếu có phù hợp với chứng từ gốc; kiểm tra ngày tháng lập phiếu và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền. Đề nghị xuất trình giấy giới thiệu của công ty của ngƣời đến nộp hoặc nhận tiền sau khi đã đối chiếu thì cho ngƣời nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào phiếu. Sau đó, kế toán tiền kí xác nhận phiếu rồi chuyển phiếu qua cho thủ quỹ. Thủ quỹ ký vào phiếu rồi giao cho khách hàng một liên, một liên thủ quỹ giữ lại để ghi vào sổ quỹ; một liên sẽ đƣợc giao cho kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng lƣu trữ cùng với các chứng từ đi kèm.
Đối với thu – chi qua ngân hàng: kế toán lập và nộp ủy nhiệm thu hoặc ủy nhiệm chi … cho ngân hàng.
Nhận xét: sau một thời gian quan sát, học hỏi và tìm hiểu từ kế toán thanh toán, tôi đã nắm bắt đƣợc những giấy tờ cần thiết khi lập phiếu thu hoặc phiếu chi. Trong đó, hóa đơn bán ra hay mua vào là quan trọng nhất vì chỉ khi nhận đƣợc
Báo cáo thực tập nhận thức Page 20 hóa đơn thì kế toán thanh toán mới đƣợc lập phiếu thu hoặc phiếu chi rồi lập giấy đề nghị thanh toán gửi lên kế toán trƣởng và giám đốc xét duyệt.
3. Các công việc khác:
- Tính toán hóa đơn giá trị gia tăng bán ra: hóa đơn giá trị gia tăng sau khi sắp xếp theo từng công ty, công ty nào có nhiều hóa đơn (từ hai trở lên) thì sẽ cộng tổng số tiền trên tất cả các hóa đơn thành một số duy nhất để biết đƣợc trong tháng đó công ty nhận đƣợc bao nhiêu tiền khi bán hàng để đối chiếu với số tiền đƣợc thanh toán trong tài khoản ngân hàng.
- Đối chiếu tiền bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty trong trƣờng hợp ốm đau, thai sản: sau khi nhận đƣợc bảng thống kê tiền bảo hiểm xã hội của nhân viên ở công ty đƣợc gửi lên từ kế toán tại các xí nghiệp, kế toán tại phòng Tài chính – kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính (dữ liệu bao gồm: họ tên nhân viên, tên xí nghiệp trực thuộc, mức bảo hiểm xã hội cơ bản đƣợc hƣởng, số ngày nghỉ) để xem việc tính toán của kế toán xí nghiệp có đúng hay không.
Nhận xét: đƣợc tiếp xúc với các công việc thực tế khác qua đó tôi thấy đƣợc sự kiên nhẫn, cẩn thận trong việc tính toán, nhập liệu là rất quan trọng vì chỉ cần nhập sai một chữ số hay dữ liệu thì cũng gây ra hậu quả nghiêm trọng.