3.2.1. Lĩnh vực hoạt động
Cụng ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xõy dựng mà cụ thể là sản xuất tấm lợp Fibrocement để đỏp ứng nhu cầu tiờu dựng của thị trƣờng, tận dụng tối đa nguồn nhõn lực của ta đang cú, khai thỏc và thu mua nhiờn liệu để phục vụ cụng tỏc sản xuất, đảm bảo cho dõy chuyền đƣợc sản xuất thƣờng xuyờn liờn tục.
Cụng ty cổ phần Đất Phƣơng Nam với quy mụ sản xuất nhỏ. Vỡ vậy, cụng ty sản xuất ra một loại sản phẩm đú là tấm lợp Fibrocement. Trong đú gồm cú:
- Tấm tole súng - Tấm tole phẳng - Sắp núc
3.2.2. Qui mụ hoạt động
Để đỏp ứng nhu cầu sản phẩm tấm lợp của khỏch hàng, cụng ty đĩ cố gắng tạo ra một mạng lƣới phõn phối rộng khắp nhằm đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng và thuận tiện hơn trong việc tiờu thụ sản phẩm. Nhà mỏy sản xuất của cụng ty đặt tại lụ 17C Khu Cụng Nghiệp Trà Núc 1, Q.Bỡnh Thủy, TP.
26
Cần Thơ. Hiện tại, cụng ty đĩ cú hệ thống tiờu thụ hầu hết ở cỏc tỉnh miền Tõy Nam Bộ, chủ yếu vào hệ thống cỏc đơn vị kinh doanh vật liệu xõy dựng:
- Bến Tre ( Mỏ Cày, Chợ Lỏch…)
- Đồng Thỏp ( TP. Cao Lĩnh, TX Sa Độc, Chõu Thành, Lai Vung…) - Vĩnh Long ( TX Trà vinh, Long Hồ, Tam Bỡnh, Vũng Liờm, Bỡnh Minh, Mang Thớt…)
- Trà Vinh (TX Trà Vinh, H.Chõu Thành, Càng Long, Trà Cỳ, Cầu Kố…)
- An Giang (TP.Long Xuyờn, Chõu Thành, An Phỳ…)
- Kiờn Giang ( Rạch Sỏi, Giồng Riềng, Vĩnh Thuận, An Minh…)
- Cần Thơ (Q.Ninh Kiều,Q.Bỡnh Thủy, Q.Cỏi Răng, ễ Mụn, Vĩnh Thạnh, Thốt Nốt…)
- Hậu Giang ( TX Vị Thanh, H.Vị Thủy, Long Mỹ, Phụng Hiệp…) - Súc Trăng ( TP. Súc Trăng, Kế Sỏch, Vĩnh Chõu, Long Phỳ, Thạnh Trị…)
- Bạc liờu ( TX. Bạc Liờu, Vĩnh Lợi, Giỏ Rai, Đụng Hải…) - Cà Mau ( TP.Cà Mau, Thới Bỡnh, Cỏi Nƣớc, Năm Căn…)
Khi cụng ty cú một mạng lƣới tiờu thụ cú quy mụ lớn cụng ty cú thể dễ dàng hơn trong đỏp ứng nhu cầu khỏch hàng một cỏch nhanh chúng khi cần thiết, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng húa, thuận tiện cho việc khỏch hàng tiếp cận cụng ty,... Với một hệ thống tiờu thụ trải dài Đồng bằng sụng Cửu Long cụng ty đĩ sẵn sàng đỏp ứng mọi nhu cầu về sản phẩm trong khu vực với mọi đối tƣợng khỏch hàng.
3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC
27
(
Nguồn cụng ty CP Đất Phương Nam)
Hỡnh 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
3.3.2. Nhiệm vụ và chức năng của cỏc phũng ban
a. Hội đồng quản trị: cú tồn quyền nhõn danh cụng ty quyết định cỏc vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của cụng ty phự hợp với luật phỏp trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đụng.
- Quản trị cụng ty theo điều lệ, nghị quyết của đại hội cổ đụng và tũn thủ phỏp luật.
- Trỡnh đại hội cổ đụng quyết định:
Thành lập hoặc giải thể cỏc chi nhỏnh, văn phũng đại diện
Kế hoạch phỏt triển dài hạn của cụng ty, huy động vốn
Tăng giảm vốn điều lệ và chuyển nhƣợng vốn CP
Chƣơng trỡnh thực hiện cỏc đề ỏn cụ thể và quan hệ quốc tế
- Trỡnh đại hội cổ đụng: cỏc bỏo cỏo hoạt động của hội đồng quản trị, kết quả kinh doanh, quyết toỏn tài chớnh hàng năm, phƣơng ỏn phõn phối lợi nhuận, chia cổ tức. TỔ CẤP PHỐI TỔ SẢN XUẤT TỔ BẢO TRè TỔ CHUẨN BI LIỆU TỔ TẠO HèNH SP TỔ NGHIỀN BỘT GIẤY TỔ HệT TẤM KHễ GIÁM ĐỐC KẾ TỐN VĂN PHếNG THÍ NGHIỆM XƢỞNG SX PGĐ KINH DOANH PHếNG BÁN HÀNG
28
- Thực hiện việc trớch lập cỏc quỹ thuộc thẩm quyền, chia cổ tức và cỏch thức sử dụng cỏc quỹ theo quyết định của đại hội cổ đụng.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc, Kế toỏn trƣởng của cụng ty và duyệt phƣơng ỏn tổ chức bộ mỏy và nhõn sự cỏc đơn vị trực thuộc.
- Chỉ đạo, hổ trợ và giỏm sỏt việc điều hành của giỏm đốc và cỏc chức danh do hội đồng quản trị trực tiếp quản lý.
- Kiến nghị hoặc bổ sung, sửa đổi điều lệ cụng ty.
- Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung và tổ chức đại hội cổ đụng thƣờng kỳ và bất thƣờng.
- Quyết định tiền lƣơng, tiền thƣởng cho Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc, Kế toỏn trƣởng và cỏc chức năng thuộc thẩm quyền quản lý của hội đồng quản trị. trƣờng hợp chủ tịch hội đồng quản trị.
- Quyết định một số cụng việc kinh doanh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị theo đề nghị của Giỏm đốc.
- Quyết định về quy chế tuyển dụng, cho thụi việc nhõn viờn của cụng ty phự hợp với quy định của phỏp luật. quyết định khen thƣởng, kỷ luật nhõn viờn thuộc thẩm quyền quản lý của hội đồng quản trị và quyết định mức bồi thƣờng vật chất khi nhõn viờn gõy thiệt hại cho cụng ty.
- Hội đồng quản trị quyết định đầu tƣ cỏc dự ỏn phỏt sinh theo điều 80 luật doanh nghiệp và đƣợc duyệt cỏc dự toỏn, thiết kế và quyết toỏn cỏc cụng trỡnh đầu tƣ đĩ thụng qua đại hội cổ đụng.
- Phờ duyệt dự ỏn trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật
- Hội đồng quản trị cú thể đỡnh chỉ cỏc quyết định của Giỏm Đốc nếu xột thấy trỏi phỏp luật, vi phạm điều lệ, nghị quyết và cỏc quy định của Hội đồng quản trị.
- Chịu trỏch nhiệm về những vi phạm phỏp luật, vi phạm điều lệ, những sai phạm trong quản lý gõy thiệt hại cho Cụng ty.
- Xem xột, uỷ quyền cho Giỏm Đốc khởi kiện cỏc vụ ỏn cú liờn quan đến quyền lợi tài sản của Cụng Ty.
- Xem xột, quyết định việc chuyển nhƣợng cỏc cổ phiếu cú ghi danh.
b. Giỏm Đốc:
- Điều hành và chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của cụng ty theo nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị, nghị quyết của đại hội cổ đụng, điều lệ của cụng ty và tũn thủ phỏp luật.
29
- Bảo tồn và phỏt triển vốn thực hiện theo phƣơng ỏn kinh doanh đĩ đƣợc hội đồng quản trị phờ duyệt và thụng qua đại hội cổ đụng.
- Xõy dựng và trỡnh hội đồng quản trị kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm.
- Quyết định giỏ mua - giỏ bỏn nguyờn vật liệu, sản phẩm (trừ những sản phẩm, dịch vụ do nhà nƣớc quy định).
- Quyết định cỏc biện phỏp tuyờn truyền, quảng cỏo, tiếp thị, cỏc biện phỏp khuyến khớch mở rộng sản xuất.
c. Ban kiểm soỏt
- Là tổ chức thay mặt cổ đụng để kiểm soỏt mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành của cụng ty.
- Ban kiểm soỏt cú thể từ 3 đến 5 ngƣời do đại hội cổ đụng bầu và bĩi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp và bỏ phiếu kớn.
- Cỏc kiểm soỏt viờn đƣợc đề cử một ngƣời là kiểm soỏt viờn trƣởng. - Sau đại hội cổ đụng thành lập, cỏc kiểm soỏt viờn thực hiện việc kiểm soỏt quỏ trỡnh triển khai và hồn tất thủ tục thành lập cụng ty.
d. Phũng kinh doanh: Cú nhiệm vụ đề ra kế hoạch kinh doanh định kỳ, tổ chức giao dịch bỏn hàng, đại diện ký hợp đồng và cung ứng sản phẩm cho khỏch hàng, đề xuất cỏc biện phỏp kịp thời về khú khăn trong kinh doanh.
e. Phũng kế toỏn: Kiểm soỏt, theo dừi cỏc khoản thu chi cụng nợ, kiểm tra lập sổ sỏch, bỏo cỏo tài chớnh định kỳ theo quy định của nhà nƣớc, thực hiện việc quản lý tài sản, vốn bằng tiền nhằm phục vụ kinh doanh cú hiệu quả.
f. Phũng tổ chức: Cú nhiệm vụ sắp xếp tuyển dụng, sa thải, quản lý hồ sơ hành chớnh nhõn sự, thực hiện chế độ tiền lƣơng, tiền thƣởng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
g. Phũng kỹ thuật: Thiết kế mẫu mĩ sản phẩm, cải tiến sửa chữa mỏy múc thiết bị, bảo mật về cụng nghệ, đảm bảo cho cụng nghệ hoạt động tốt hơn, theo dừi định mức nguyờn vật liệu, theo dừi kiểm tra chất lƣợng hàng hoỏ. Tổ chức sản xuất của cụng ty bao gồm một quản đốc và ba trƣởng ca.
h. Quản đốc: Cú trỏch nhiệm điều hành sản xuất, chỉ đạo cho cỏc trƣởng ca sản xuất theo cấp phối qui định, bỏo cỏo tỡnh trạng mỏy múc thiết bị cho Giỏm đốc.
i. Trưởng ca: Quản lý trực tiếp cụng nhõn, điều hành cụng nhõn sản xuất theo cấp phối của cụng ty đƣa ra, theo dừi trực tiếp nguyờn vật liệu đầu
30
vào để sản xuất ra sản phẩm, theo dừi sản phẩm sản xuất ra để đảm bảo sản phẩm đạt chất lƣợng tốt.
3.4. TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TỐN 3.4.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
(Nguồn cụng ty CP Đất Phương Nam)
Hỡnh 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn
a. ế toỏn trưởng: Tổ chức ghi chộp, tớnh toỏn trung thực kịp thời đầy đủ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Chịu trỏch nhiệm về việc chấp hành chế đọ ghi chộp kế toỏn theo quy định của bộ tài chớnh. Phõn tớch kế quả hoạt động kinh doanh của cụng ty ký kiểm tra bỏo cỏo tài chớnh đỳng hạn. Kiểm tra cỏc bỏo cỏo của kế toỏn tổng hợp. Điều hành chung mọi hoạt động của phũng kế toỏn.
b. ế toỏn tổng h p: Kiểm tra cỏc cụng việc của nhõn viờn kế toỏn. Tớnh và phõn bổ khấu hao tài sản cố định cũng nhƣ phõn bổ cỏc loại cụng cụ dụng cụ, tổ chức kiểm kờ cuối thỏng.
Tớnh giỏ thành sản phẩm, kết chuyển cuối thỏng lập bỏo cỏo tài chớnh bỏo cỏo thuế theo quy định.
c. ế toỏn vật tư: Căn cứ vào chứng từ kế toỏn của thủ kho giao lờn tiến hành nhập và xuất kho vật tƣ theo đỳng chứng từ, kiểm tra đối chiếu thƣờng xuyờn với thủ kho vật tƣ bỏo cỏo số liệu cho kế toỏn tổng hợp kịp thời vào cuối thỏng và cựng với thủ kho tiền hành kiểm kờ kho vật tƣ.
KẾ TỐN TRƢỞNG KẾ TỐN TỔNG HỢP KẾ TỐN V T TƢ KẾ TỐN THÀNH PHẨM KẾ TỐN THANH TỐN TH KHO THÀNH PHẨM TH KHO V T TƢ TH QU
31
d. ế toỏn thành ph m: Căn cứ vào chứng từ xuất của bộ phận kinh doanh tiến hành viết húa đơn theo lệnh xuất kho, sau đú nhập vào mỏy và in phiếu xuất kho giao cho thủ kho thành phẩm, cuối thỏng cựng với thủ kho tiền hành kiểm kờ kho thành phẩm.
e. ế toỏn thanh toỏn: Phản ảnh tất cả cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, thực hiện đối chiếu số liệu thƣờng xuyờn với thủ quỹ và với sổ phụ ngõn hàng để đảm bảo quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền. Theo dừi việc ký kết cỏc hợp đồng kinh tế, lập bỏo cỏo cụng nợ tạm ứng, cụng nợ ngƣời mua, cụng nợ ngƣời bỏn và cỏc khoản vay ngõn hàng trỡnh lờn kế toỏn tổng hợp kiểm tra.
f. Th quỹ: Thủ quỹ là ngƣời duy nhất trong cụng ty đƣợc giử chỡa khúa kột sắt, thu và chi theo chứng từ thanh toỏn do kế toỏn trƣởng và giỏm đốc ký duyệt khụng thu và chi theo những chứng từ sai quy định của cụng ty, kiểm kờ quỹ hàng hàng đối chiếu với kế toỏn thanh toỏn, cuối thỏng chốt số liệu lại đối chiếu với kế toỏn thanh toỏn và lập biờn bản kiểm kờ.
g. Th kho thành ph m: Tổ chức quản lớ thành phẩm theo quy định của cụng ty, chỉ thực hiện nhập xuất kho thành phẩm theo đỳng chứng từ của cỏc bộ phận liờn quan cung cấp cuối thỏng cựng kế toỏn thành phẩm tiến hành kiểm kiờm kho
h. Th kho vật tư: Tổ chức quản lớ vật tƣ theo quy định của cụng ty, chỉ thực hiện nhập xuất kho vật tƣ theo đỳng chứng từ của cỏc bộ phận liờn quan cung cấp cuối thỏng cựng kế toỏn vật tƣ tiến hành kiểm kiờm kho.
3.4.2. Tổ chức hỡnh thức kế toỏn và chế độ kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn tại cụng ty
Cụng tỏc kế toỏn ở đơn vị bao giờ cũng xuất phỏt từ chứng từ gốc và kết thỳc bằng hệ thống bỏo cỏo kế toỏn định kỳ thụng qua quỏ trỡnh ghi chộp theo dừi, tớnh toỏn và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toỏn cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toỏn nào để phản ảnh cỏc đối tƣợng kế toỏn, kết cấu của từng loại sổ, trỡnh tự phƣơng phỏp ghi sổ và mối liờn hệ giữa cỏc loại sổ nhằm đảm bảo vai trũ, chức năng và nhiệm cụ kế toỏn do đú Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung.
32 Hỡnh thức nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệđối chiếu:
(Nguồn cụng ty CP Đất Phương Nam)
Hỡnh 3.3 Sơ đồ hạch toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung
Chế độ kế toỏn ỏp dụng
Cụng ty ỏp dụng Chế độ Kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chớnh.
Cụng ty đĩ ỏp dụng cỏc Chuẩn mực kế toỏn Việt Nam và cỏc văn bản hƣớng dẫn Chuẩn mực do Nhà nƣớc đĩ ban hành. Cỏc bỏo cỏo tài chớnh đƣợc lập và trỡnh bày theo đỳng quy định của chuẩn mực, thụng tƣ hƣớng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toỏn hiện hành đang ỏp dụng.
3.4.3. Cỏc chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty
Kỳ kế toỏn, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn
- Kỳ kế toỏn của cụng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 dƣơng lịch hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn là đồng Việt Nam (VND).
Chứng từ kế toỏn
Sổ cỏi
Bỏo cỏo tài chớnh Bảng cõn đối số phỏt sinh Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
33
Nguyờn tắc ghi nhận cỏc khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền
- Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh bằng ngoại tệ đƣợc quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại ngõn hàng mà cụng ty cú mở tài khoản.
- Cỏc khoản chờnh lệch đƣợc đƣa vào doanh thu hoặc chi phớ tài chớnh trong năm tài chớnh.
- Cỏc khoản đầu tƣ ngắn hạn khụng quỏ 3 thỏng cú khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và khụng cú nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tƣ đú tại thời điểm bỏo cỏo.
Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng đối với HTK
- HTK đƣợc tớnh theo giỏ gốc. Trƣờng hợp giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc thấp hơn giỏ gốc thỡ phải tớnh theo giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc. Giỏ gốc HTK bao gồm chi phớ mua, chi phớ chế biến và cỏc chi phớ liờn quan trực tiếp khỏc phỏt sinh để cú đƣợc HTK ở địa điểm và trạng thỏi hiện tại.
- Giỏ trị HTK đƣợc tớnh theo phƣơng phỏp bỡnh qũn gia quyền. - HTK đƣợc hạch toỏn theo phƣơng phỏp kờ khai hƣờng xuyờn.
Nguyờn tắc ghi nhận và khấu TSCĐ
- TSCĐ hữu hỡnh và TSCĐ vụ hỡnh đƣợc ghi nhận theo giỏ gốc. Trong quỏ trỡnh sử dụng, TSCĐ hữu hỡnh, TSCĐ vụ hỡnh đƣợc ghi nhận theo nguyờn giỏ, hao mũn luỹ kế và giỏ trị cũn lại.
- Phƣơng phỏp khấu hao tài sản cố định theo phƣơng phỏp đƣờng thẳng.
3.5. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG 3 NĂM 2010-2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Trong 3 năm 6 thỏng vừa qua thị trƣờng cú nhiều biến động, sản xuất kinh doanh gặp nhiều khú khăn đặc biệt là trong năm 2012, giỏ cả nguyờn vật liệu tăng mạnh mà lƣợng tiờu thụ khụng cao.
34
(Nguồn cụng ty CP Đất Phương Nam)
Hỡnh 3.4 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2010-2012 và 6 thỏng đầu năm 2013
Xem xột bảng bỏo cỏo hoạt động kinh doanh của cụng ty trong 3 năm và 6 thỏng đầu năm ta thấy doanh thu của cụng ty tăng giảm khụng đều qua cỏc năm. Doanh thu năm 2011 so với năm 2010 tăng 2.955 triệu đồng tƣơng đƣơng 9,6%, năm 2012 so với 2011 giảm 7.674 triệu tƣơng đƣơng 45,5%, 6 thỏng đầu năm 2013 doanh thu của cụng ty tăng 15.760 triệu đồng tƣơng đƣơng 245,8% so cựng kỳ năm trƣớc.