- Số liệu thống kê, kiểm kê
g/Dung Lượng của Các Thiết Bị Lưu Trữ:
Bảng Dung lượng của các thiết bị lưu trữ phổ biến
1. Đĩa mềm 2. CD-ROM 3. DVD 4. Đĩa cứng
Dung lượng lưu trữ 1.44 MB Lưu được từ 650 MB đến 700 MB Lưu được ít nhất là 4.7 GB dữ liệu Lưu được 20 GB hoặc hơn
SATA FATA FC FC tốc độ cao Dung lượng (capacity) / 1
đĩa 250, 500 GB 500 GB 73, 146, 300 GB 73, 146 GB
Tốc độ quay (Rotational
speed) 7,200 rpm (rotation per minute)
7,200 rpm 10,000 rpm 15,000 rpm
Thời gian đọc trung bình (Average Read)
8.5 ms 8.5 ms 4.9 ms 3.5 ms
Thời gian ghi trung bình (Average Write)
9.5 ms 9.5 ms 5.5 ms 4.0 ms
Tốc độ truyền tối đa (Max. sustained data transfer rate) 34-59 MB/sec 34-59 MB/sec 39 – 80 MB/s 58 – 96 MB/s
III.5.Quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử :
Với hồ sơ điện tử, các đơn vị phải quản lý theo qui định sau:
• Lập thư mục cho từng loại hồ sơ cụ thể, đảm bảo việc sắp xếp sao cho dễ tìm kiếm và sử dụng.
• Phân công người quản lý cụ thể. Chỉ có người quản lý mới có quyền thay đổi cây thư mục thích hợp.
• Các hồ sơ mang tính bảo mật phải có mật khẩu (Password) do người quản lý, người có trách nhiệm biết.
• Không được phép sao chép hồ sơ nếu chưa được sự đồng ý của người quản lý hoặc người có thẩm quyền.
Tuỳ thuộc khả năng bảo quản và mức độ quan trọng của từng hồ sơ, phụ trách đơn vị quyết định việc sao lưu bản phụ trợ (back-up) và qui định định kỳ kiểm tra dữ liệu lưu.
2.1 .3.Hiện đại
Những phương tiện lưu trữ hiện đại :
Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này:
(1) Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ .
(2) Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy.
Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.
- Việc dùng kỹ thuật vi phim để quản lý hồ sơ đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây do những cải tiến trong các thiết bị dùng để sao chép hoặc cung cấp bản sao đã làm cho quá trình này trở nên dễ dàng, nhanh chóng, rẻ hơn và đặc biệt là do chi phí ngày càng tăng của khoảng trống cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu gốc và chi phí nhân sự để duy trì, truy cập chúng đã làm cho những nhà quản lý phải suy nghĩ khó nhọc về cách thực hiện chức năng này. Những nhà quản trị thường có thể chứng minh cho số tiền đầu tư lớn vào thiết bị cân bằng với chi phí của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có chỗ lưu trữ.
- Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài liệu được thu nhỏ lại chỉ chiếm chưa đến 1% khoảng trống của tài liệu gốc, có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước thống nhất, chi phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại những địa điểm khác. Tuy nhiên bất lợi chủ yếu là vấn đề cập nhật hóa. Điều này chỉ có thể giải quyết trừ khi sử dụng một hệ thống trải chiều rộng của những tấm phim bằng các phim cập nhật.
- Có nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ trên vi phim, trong đó microfiche được sử dụng rộng rãi nhất. Tất cả đều có cùng ý niệm, chỉ có dạng thức là khác nhau.
- Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép phim tuần tự dọc theo cuốn phim. Khi sử dụng phương pháp này cách tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự nào đó không thay đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộn phim chứa những tài liệu hồ sơ một cách hữu hiệu. Để đọc được phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử dụng một máy đọc phim, nếu muốn bản sao hồ sơ trên giấy, phải sử dụng một máy đọc và in.
- Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn thuần là mở rộng của cách sử dụng một cuộn phim. Sử dụng cách này giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi bụi, bẩn và hao mòn tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là sự cồng kềnh không đáng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Microfiche: đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là một tấm phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro. Một micro có thể có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc vào chất lượng của tài liệu được chụp. Phương pháp này các trang tài liệu được “ nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ. Để xem một microfiche cần có một máy đọc đặc biệt.
- Microfiche thừơng được lưu trữ trong một bao cứng trong suối đặt trong một cái ví hai mặt, kích thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ được lưu trữ. Cái ví này sẽ cho biết những microfiche nào được lưu trữ trong đó và mỗi tấm phim sẽ cho biết rõ những hình ảnh của tài liệu nào được chụp trên phim qua phía trên cùng của phim, thường được đánh dấu trong quá trình chụp.
- Khung và jacket: để cung cấp một phương tiện linh động hơn cho việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động ở chỗ khi thông tin trên một dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra cả thay thế bằng một dải phim khác chứ thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ lưu trữ hồ sơ bị giới hạn trong phương pháp này.
- Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập thông tin. Có thể truy cập thông tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp thứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp này thường được dùng để lưu trữ những bản vẽ, có yêu cầu truy cập thường xuyên .
2.1.4. Kết hợp giữa truyền thống và hiện đại
2.2 . Các phương tiện lưu trữ
2.2.1-Giấy và diamat 2.2.2-Film
2.2.3-Đĩa từ, đĩa quang,… 2.2.4-Ổ cứng và ổ cứng di động 2.2.5-website
2.3. Cách thức tổ chức và lựa chọn phương pháp lưu trữLựa chọn giải pháp lưu trữ dữ liệu tốt nhất Lựa chọn giải pháp lưu trữ dữ liệu tốt nhất
1. Các ổ đĩa di động 2. Ổ cứng ngoài
3. Lưu trữ trên các hệ thống mạng trực tuyến 4. Lưu trữ trên mạng máy tính
lưu trữ e-mail trong khoảng thời gian 5 năm hoặc lâu hơn.
• Sự phổ biến và lan tràn của virus và spyware khiến cho nhu cầu sao lưu dữ liệu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tất nhiên, điều này sẽ yêu cầu không gian lưu trữ lớn hơn rất nhiều. • Mỗi phiên bản mới của ứng dụng phần mềm hoặc hệ điều hành đều yêu cầu không gian ổ cứng lớn hơn các phiên bản trước đó.
• Nhu cầu ngày càng tăng về lưu trữ tệp tin media lớn để chia sẻ với người dùng trên mạng sẽ cần phải có những giải pháp lưu trữ phức tạp hơn.
Việc đăng tải thông tin trên cách website cũng là một giải pháp thông minh hiện nay Lưu trữ thông tin và quản lý kho thông tin là rất quan trọng. hiện nay có rất nhiều lựa chọn lưu trữ thông tin và thường thì việc kết hợp các lựa chọn lưu trữ khác nhau sẽ là giải pháp tốt nhất.
Vậy làm thế nào để có thể quyết định đâu là giải pháp tốt nhất? Trước hết, cần xác định được nhu cầu lưu trữ phải thoả mãn trên cả hai phương diện: dung lượng và vị trí vật lý. Sau đó mới xem xét đến các lựa chọn lưu trữ phù hợp nhất với nhu cầu. Cuối cùng, đề ra một kế hoạch để thực thi các giải pháp lưu trữ đã chọn lựa.
Lưu trữ bằng công nghệ mới
Chương 3: AN TOÀN DỮ LIỆU DỰ LIỆU ĐỊA CHÍNH 3.1.Bảo vệ nguồn dữ liệu
3.2.Các phương thức an toàn dữ liệu
3.2.1-An toàn trong xây dựng phần cứng, phần mềm 3.2.2-An toàn vật lý
3.2.3-Các điều khiển của cơ quan nhà nước 3.2.4-Qui định pháp lý