Hiện nay, Công ty tổ chức hạch toán và ghi chép theo hình thức Nhật Ký Chung. Các loại sổ sách dùng để hạch toán đều là những sổ sách được lập theo biểu mẫu quy định trong hình thức Nhật Ký Chung của Bộ Tài Chính ban hành, tuy nhiên có sự sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hạch toán tổng hợp: Hàng ngày từ các chứng từ gốc, kế toán phản ánh vào sổ Nhật Ký Chung, sau đó từ sổ Nhật Ký Chung kế toán sẽ vào các sổ cái tài khoản liên quan. Cuối tháng hoặc định kỳ lên bảng cân đối phát sinh các
tài khoản, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết rồi sau đó lập báo cáo tài chính.
Hạch toán chi tiết: Hàng ngày từ các chứng từ gốc, kế toán ghi sổ, thẻ chi tiết các tài khoản liên quan. Cuối tháng hoặc định kỳ lên bảng tổng hợp chi tiết tùy thuộc khối lượng nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu với sổ cái tài khoản tương ứng và lên Báo Cáo Tài Chính.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung bằng hình thức kế toán máy tại LICOGI 20
Hiện nay, đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán Mega Business phiên bản 2.0. Phần mềm này cho phép kết xuất các sổ theo đúng nhu cầu, đưa ra
các thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác.
Phần mềm kế toán Mega Business là sản phẩm của sự phối hợp giữa Công ty TNHH dịch vụ tư vấn tin học A&V và các giảng viên có nhiều kinh nghiệm của Khoa Kế Toán- Học Viện Tài Chính. Với lợi thế đó, phần mềm này có rất nhiều ưu việt như thường xuyên được cập nhật các văn bản mới nhất về chế độ kế toán, ứng dụng các ngôn ngữ mới nhất để viết phần mềm kế toán, có thể chiết xuất tất cả các thông tin kế toán cho việc lập các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị. Hệ thống tài khoản mà đơn vị cài đặt trong phần mềm theo đúng QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Dưới đây là giao diện của phần mềm kế toán Mega Business:
Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán trên máy tính được thực hiện như sau:
Thông tin đầu vào: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được, căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lệ của chứng từ đầu vào, đồng thời tiến hành phân loại chứng từ. Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tương ứng của phần hành đó có nhiệm vụ cập nhật dữ liệu vào máy tính theo đúng đối tượng được mã hóa đã được cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục vật tư…đúng quan hệ đối ứng tài khoản, máy tính sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản của từng đối tượng và tự động ghi vào sổ cái các tài khoản và các bảng kê liên quan.
Thông tin đầu ra: Sau khi dữ liệu được cập nhật theo trình tự như: ngày, tháng, năm, số chứng từ, nội dung kinh tế, Tk Nợ, Tk có. Theo các phần hành kế toán cho phép ta có thể lấy bất kỳ loại sổ nào như: Sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, các bảng kê, sổ cái, hay Báo cáo tài chính cần thiết.