3.1.Đỏnh giỏ chung về thực trạng kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty và phương hướng hoàn thiện
3.1.1.Ưu điểm
Kế toỏn tiờu thụ hàng húa và xỏc định kết quả tiờu thụ tại cụng ty được tiến hành tương đối hoàn chỉnh, dựa trờn đặc điểm thực tế ở cụng ty và tỡnh hỡnh vận dụng chế độ kế toỏn hiện hành. Điều này được thể hiện trờn cỏc mặt sau:
Trước hết về tổ chức hoạt động của cụng ty: Những thành tớch mà Cụng
ty cú được một phần nhờ vào đường lối lónh đạo của Ban giỏm đốc Cụng ty. Về mặt quản lý luụn cú sự phối hợp nhịp nhàng và chặt chẽ giữa cấp trờn và cấp dưới, giữa cỏc phũng ban trong Cụng ty và cỏc cụng ty thành viờn. Cỏc quyết định và chỉ đạo liờn quan đến toàn Cụng ty luụn được đưa xuống cỏc phũng ban một cỏch thống nhất và đồng bộ. Cỏc cụng văn và chỉ thị của cấp trờn được thi hành ngay theo ngày quyết định.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn: Bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty tổ chức tương đối chặt
chẽ và gọn nhẹ. Mỗi cụng ty thành viờn đều cú cỏc kế toỏn thống kờ riờng. Đội ngũ nhõn viờn kế toỏn Cụng ty được phõn cụng chức năng, nhiệm vụ từng người rừ ràng, cụ thể cộng với trỡnh độ năng lực nhiệt tỡnh, sự trung thực trong cụng tỏc đó gúp phần đắc lực vào cụng tỏc hạch toỏn và quản lý tài chớnh của Cụng ty. Trong đú phần hành tiờu thụ và xỏc định kết quả tiờu thụ được đặc biệt quan tõm. Nhờ vậy, kế toỏn phản ỏnh nhanh chúng, kịp thời cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh lờn cỏc chứng từ, sổ sỏch kế toỏn để theo dừi kết quả tiờu thụ hàng húa.
Hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ được Cụng ty tổ chức sử dụng
Cỏc chứng từ được bảo quản và lưu trữ cẩn thận.
Cụng ty đó xõy dựng và ỏp dụng quy trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ trong hoạt động tiờu thụ hàng húa một cỏch khoa học, đảm bảo việc phỏt huy đầy đủ chức năng thụng tin và kiểm tra của chứng từ, đảm bảo tất cả cỏc nhõn viờn trong cụng ty phải tuõn thủ.
Hệ thống tài khoản kế toỏn: Hệ thống tài khoản kế toỏn của cụng ty
tương đối gọn nhẹ, đơn giản, dễ hiểu, bao gồm cả cỏc tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2, cỏc tài khoản trong bảng cõn đối kế toỏn và ngoài bảng cõn đối kế toỏn. Kế toỏn ỏp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QD-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chớnh là phự hợp với đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực thương mại của doanh nghiệp.
Hệ thống sổ sỏch kế toỏn: Trong quỏ trỡnh hạch toỏn, Cụng ty ỏp dụng
hỡnh thức Chứng từ ghi sổ. Đõy là hỡnh thức tương đối đơn giản và thuận tiện với những điều kiện tổ chức sản xuất của Cụng ty, phự hợp hoàn toàn với qui mụ và trỡnh độ của cỏn bộ kế toỏn. Hiện nay, kế toỏn Cụng ty ghi sổ theo một trỡnh tự từ chứng từ gốc đến sổ chi tiết, do đú số hiệu trờn cỏc sổ cho một nghiệp vụ là giống nhau. Cỏch vào sổ này thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ, sổ sỏch khi cần thiết và thuận tiện trong việc thanh toỏn đối chiếu cụng nợ. Cỏc sổ của cụng ty núi chung và cỏc sổ phản ỏnh tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng húa núi riờng nhỡn chung đó đảm bảo yờu cầu đầy đủ về số lượng, chớnh xỏc về thụng tin và cung cấp kịp thời.
Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn: Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn của cụng ty nhỡn chung là hợp lý, hợp lệ, tuõn thủ theo đỳng chế độ kế toỏn đó quy định, đảm bảo yờu cầu đủ về số lượng, chớnh xỏc về thụng tin và kịp thời về thời gian cung cấp số liệu.
hoạt với nhiều phương thức thanh toỏn đó tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ tiờu thụ hàng húa. Trong khi đú, cụng nợ của khỏch hàng vẫn được quản lý chặt chẽ.
Nhỡn chung phần hành kế toỏn tiờu thụ hàng húa và xỏc định kết quả tiờu thụ đó thể hiện là một phần hành kế toỏn quan trọng nhất tại cụng ty. Nhờ thực hiện tốt phần hành này mà kế toỏn tiờu thụ và xỏc định kết quả tiờu thụ kết hợp với một số phần hành kế toỏn khỏc đó giỏm đốc chặt chẽ và phản ỏnh toàn diện tài sản, nguồn vốn của cụng ty. Từ đú khụng chỉ cung cấp thụng tin đầy đủ, kịp thời phục vụ tốt nhu cầu quản lý nội bộ mà cũn là nguồn cung cấp thụng tin quan trọng và tin cậy cho cỏc đối tượng bờn ngoài.
3.1.2.Nhược điểm
Bờn cạnh những mặt tớch cực ở trờn, cụng tỏc kế toỏn tiờu thụ hàng húa và xỏc định kết quả tiờu thụ tại Cụng ty cũn cú một số vấn đề cần hoàn thiện:
Về tổ chức hoạt động của cụng ty: Bộ mỏy quản lý cụng ty được tổ chức
theo quan hệ trực tuyến chức năng, phõn thành cỏc phũng ban và cỏc cụng ty thành viờn. Tuy nhiờn bản thõn cỏc cụng ty này lại tồn tại bộ phận quản lý thu nhỏ nờn chức năng nhiều khi trựng lặp và lực lượng lao động giỏn tiếp trong cụng ty chiếm tỷ trọng khỏ cao. Cỏc phũng ban đơn vị trực thuộc đụi lỳc lơ là, chậm thực thi quyết định của lónh đạo. Đụi khi cụng văn chỉ thị đến cỏc phũng ban cũn chậm. Vẫn cũn hiện tượng đi muộn về sớm.
Tồn tại về hệ thống chứng từ: Cụng tỏc tổ chức chứng từ chưa thực sự
đồng bộ. Hệ thống chứng từ kế toỏn sử dụng chưa thống nhất, đặc biệt cú sự khụng thống nhất trong việc sử dụng mẫu húa đơn, chứng từ ở cỏc chế độ kế toỏn khỏc nhau. Định kỳ cú thể là cuối mỗi thỏng, kế toỏn chuyờn quản yờu cầu cỏc cụng ty thành viờn nộp bỏo cỏo lờn Cụng ty để hạch toỏn, cỏc cụng ty thành viờn phải tập hợp chứng từ gửi kốm với bỏo cỏo để chứng minh cho cỏc khoản mục phỏt sinh. Tuy nhiờn, việc thanh toỏn chứng từ của cỏc cụng ty thành viờn
của cỏc cụng ty thành viờn đú qui định nờn rất dễ dẫn đến cụng việc bị dồn vào cuối kỳ làm cho nhiều khi việc hạch toỏn khụng được chớnh xỏc gõy ra những sai sút khụng đỏng cú trong cụng tỏc hạch toỏn như ghi thiếu ghi nhầm làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thụng tin cho lónh đạo ra quyết định.
Việc lập húa đơn GTGT của cụng ty đụi khi vẫn cũn vi phạm chế độ kế toỏn như đối với một số khỏch hàng quen thuộc, cụng ty khụng tiến hành lập húa đơn GTGT ngay tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh mà thường tiến hành lập sau. Nhiều húa đơn GTGT vẫn cũn thiếu chữ ký của người mua...
Tồn tại về tài khoản sử dụng: Cỏc hoạt động bỏn hàng thực hiện theo
phương phỏp bỏn buụn vận chuyển thẳng, kế toỏn sử dụng tài khoản 156 là khụng hợp lý vỡ đến cuối kỳ, khi hàng húa chưa về nhập kho thỡ số liệu trờn sổ sỏch và số liệu thực tế hàng húa trong kho khụng khớp nhau gõy khú khăn cho việc quản lý hàng húa.
Tồn tại trong việc ghi chộp sổ sỏch kế toỏn: Việc hạch toỏn, ghi sổ đụi
lỳc khụng được thực hiện ngay khi nghiệp vụ phỏt sinh. Đặc biệt trong những khoảng thời gian chất lượng sản phẩm khụng tốt, kế toỏn thường chờ phản ứng của khỏch hàng ( như đũi giảm giỏ, trả lại hàng mua ...) rồi mới hạch toỏn. Bờn cạnh đú việc hạch toỏn một số nghiệp vụ cũn chưa chớnh xỏc, định khoản sai cỏc nghiệp vụ dẫn đến vào sổ sai, vỡ thế khụng phản ỏnh được bản chất vấn đề. Việc ghi sổ cỏc nghiệp vụ vào cỏc sổ sỏch tương ứng ở cựng một nội dung khụng chớnh xỏc, khỏch quan.
Về cụng tỏc lập dự phũng: Hiện nay cụng ty chưa lập dự phũng cỏc
khoản dự phũng phải thu khú đũi và dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại nờn cụng ty cú rất nhiều mối quan hệ với khỏch hàng. Hơn nữa quy mụ khỏch hàng ngày càng tăng với cỏc phương thức thanh toỏn đa dạng nờn việc khỏch hàng trả tiền sau là khụng thể trỏnh khỏi làm cho cụng ty dễ gặp rủi ro trong việc thu hồi cụng nợ. Vỡ
xuyờn cú sự biến động lớn về giỏ cả. Để trỏnh thiệt hại cho cụng ty về những mặt hàng bị mất giỏ đỏng kể thỡ việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cũng rất quan trọng. Dự phũng thực chất là để bự đắp cho cỏc thiệt hại xảy ra trong niờn độ kế toỏn tiếp theo. Việc trớch lập dự phũng vào cuối niờn độ kế toỏn năm nay sẽ làm tăng một khoản chi phớ và do đú làm giảm lợi nhuận, nhưng nếu năm sau cỏc khoản này khụng xảy ra thỡ kế toỏn vẫn cú thể hoàn nhập cỏc khoản chi phớ đó lập này.
3.1.3.Phương hướng hoàn thiện
Trong thị trường cạnh tranh đầy gay gắt mà cụng ty đang phải đối mặt, nhất là khi Việt Nam đó trở thành thành viờn thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO thỡ sự cạnh tranh càng tăng lờn. Tuy nhiờn, cựng với sự phỏt triển kinh tế của cả nước, cỏc ngành nghề, lĩnh vực, quy mụ sản xuất kinh doanh mở rộng, cụng ty cú nhiều cơ hội mở rộng thị trường tiờu thụ, tăng số lượng khỏch hàng cũng như tăng quy mụ đơn đặt hàng. Trong bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào thỡ kế toỏn cú vai trũ quan trọng trong việc cung cấp cỏc thụng tin cho việc ra quyết định kinh tế của giỏm đốc. Ngoài ra kế toỏn cũn cung cấp thụng tin phục vụ cơ quan nhà nước và cỏc đối tượng quan tõm tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại thỡ phần hành bỏn hàng và xỏc định kết quả tiờu thụ là khụng thể thiếu vỡ nú phản ỏnh thực chất kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiờu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Vỡ thế khụng ngừng hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn là việc làm cần thiết để nõng cao thế mạnh, khắc phục những điểm yếu nhằm tăng nhanh lợi nhuận cho cụng ty cũng như đỏp ứng được yờu cầu quản lý của ban lónh đạo cụng ty.
Việc hoàn thiện kế toỏn tiờu thụ hàng húa và xỏc định kết quả tiờu thụ cần được thực hiện trờn một số nguyờn tắc sau đõy:
chế độ kế toỏn hiện hành. Bờn cạnh đú cũng cần phự hợp với cỏc chuẩn mực và thụng lệ kế toỏn quốc tế nhằm đỏp ứng nhu cầu hội nhập hiện nay. Song khụng phải phự hợp và tuõn thủ một cỏch cứng nhắc mà cú sỏng tạo.
Nguyờn tắc hiệu quả: việc hoàn thiện phải cú tớnh khả thi để cụng ty cú khả năng thực hiện được. Vỡ thế cần phự hợp với quy mụ đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, phự hợp cơ sở vật chất kỹ thuật, trỡnh độ bộ mỏy kế toỏn cũng như trỡnh độ quản lý cụng ty.Cần cú biện phỏp giảm một cỏch tối đa khối lượng cụng tỏc kế toỏn nhưng đem lại hiệu quả cao nhất, cung cấp thụng tin chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời và cú chất lượng cao nhất.
3.2.Cỏc giải phỏp hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty
Về cụng tỏc quản lý: cần cú sự giỏm sỏt chặt chẽ hơn việc thi hành của
cấp dưới với chỉ thị của cấp trờn, tăng cường đốc thỳc hoàn thành cụng việc đối với cỏc phũng ban, trỏnh sự ỡ trệ, kỷ luật, khiển trỏch với những trường hợp khụng tuõn thủ nội quy, quy chế của cụng ty.
Hoàn thiện hệ thống tài khoản sử dụng: Kế toỏn cần phản ỏnh cỏc
nghiệp vụ phỏt sinh vào đỳng tài khoản kế toỏn liờn quan, đồng thời định khoản và hạch toỏn cỏc nghiệp vụ một cỏch chớnh xỏc, kịp thời. Bổ sung tài khoản dự phũng cho cụng ty vỡ vấn đề dự phũng là rất cần thiết. Cú thể mở thờm cỏc tài khoản cấp 2. cấp 3... để tăng cường tớnh chủ động, linh hoạt cho cỏc đơn vị hạch toỏn cơ sở. Vớ dụ: tài khoản cấp 2 (1311), tài khoản cấp 3 (13111)...
Ngoài ra kế toỏn cũng cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toỏn hiện hành để đỏp ứng yờu cầu mới trong quỏ trỡnh hội nhập.
Hoàn thiện qui trỡnh luõn chuyển chứng từ: Theo em Cụng ty nờn quy
định kỳ thanh toỏn chứng từ thống nhất dưới cỏc cụng ty thành viờn để giỳp cho việc hạch toỏn kế toỏn được kịp thời và chớnh xỏc. Đồng thời, cú quy định phạt cụ thể đối với trường hợp nộp chứng từ muộn làm ảnh hưởng tới tiến độ cụng
từ liờn hợp (Vớ dụ như: Húa đơn kiờm phiếu xuất kho) và những chứng từ sử dụng nhiều lần (như: phiếu lĩnh vật tư theo định mức)...
Kế toỏn tại cụng ty cần tuõn thủ tớnh kịp thời khi phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế. Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, dự trong nội bộ hay bờn ngoài kế toỏn cũng phải lập chứng từ ngay tại thời điểm kinh tế phỏt sinh theo đỳng thứ tự thời gian. Việc này hạn chế sự bỏ sút hay nhầm lẫn số liệu.
Húa đơn GTGT cần phải được lập ngay khi cú sự chuyển giao quyền sở hữu hàng húa, cỏc thụng tin trờn húa đơn phải được ghi đầy đủ.
Về việc phõn bổ chi phớ bỏn hàng,: Kế toỏn nờn tiến hành phõn bổ chi
phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng (hoặc nhúm hàng) để biết được mặt hàng nào cú lói, mặt hàng nào lỗ. Từ đú cú những chiến lược kinh doanh kịp thời, đỳng đắn, tập trung chủ lực vào những mặt hàng mang lại lợi nhuận cao. Doanh nghiệp cú thể ỏp dụng tiờu thức phõn bổ sau:
Kế toỏn hàng mua đang đi đường: Để theo dừi hàng mua đang đi
đường chưa về nhập kho, kế toỏn ghi thẳng vào tài khoản 156 là khụng đỳng bản chất như đó trỡnh bày ở trờn. Theo em nờn cho vào tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” là hợp lý. Phương phỏp hạch toỏn như sau:
Trường hợp hàng mua chưa về mà chứng từ mua hàng về trước, kế toỏn lưu cỏc chứng từ này vào. Cuối kỳ nếu hàng mua vẫn chưa nhập về thỡ kế toỏn ghi bỳt toỏn:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường Nợ TK 133: Cú TK111, 112... CPBH, QLDN phõn bổ cho mặt hàng X DTBH mặt hàng X Tổng doanh thu Tổng CPBH, CPQLDN = X
Nợ TK 156: hàng về nhập kho
Nợ TK 632: hàng mua giao bỏn thẳng trực tiếp Cú TK 151: hàng mua đang đi đường
Về việc trớch lập dự phũng phải thu khú đũi và dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho:
Với dự phũng phải thu khú đũi: Cuối niờn độ, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ gốc để xỏc nhận cỏc khoản nợ của khỏch hàng. Kế toỏn cần theo dừi thường xuyờn tỡnh hỡnh tài chớnh cũng như tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của khỏch hàng để xỏc định cỏc khoản nợ phải thu cú khả năng thất thu. Từ đú lập dự phũng phải thu khú đũi. Mức lập dự phũng được xỏc định theo một trong hai cỏch sau:
Cỏch 1: Mức dp cần lập = Doanh số phải thu X Tỷ lệ ước tớnh
Tỷ lệ ước tớnh ở đõy được xỏc định theo kinh nghiệm của kế toỏn viờn hoặc dựa vào tỷ lệ của những năm trước đú.
Cỏch 2: Mức dp cần lập = Số nợ thực tế X Số % cú khả năng mất nợ Số % mất nợ được quy định như sau:
Đối với nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, mức trớch lập dp như sau:
30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 3 thỏng đến dưới 1 năm. 50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toỏn nhưng khỏch hàng đó lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, hoặc người nợ mất tớch, bỏ trốn, đang bị cơ quan phỏp luật truy tố...thỡ doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất