Nguyờn nhõn của những tồn tại trờn

1. Phõn tớch thực trạng hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm tại cụng ty

2.3. Nguyờn nhõn của những tồn tại trờn

Cú nhiều nguyờn nhõn đó gõy ra những nhược điểm và yếu kộm cho hệ thống quản trị chất lượng dịch vụ ở công ty, một số nguyờn nhõn chủ yếu của tỡnh trạng trờn là:

- Trong doanh nghiệp vẫn cũn một số cỏ nhõn, tổ, nhúm bị lực cản “ đời thường” đú là “bị” làm thờm, “bị” hạn chế quyền hạn và quyền lực phải làm việc theo thủ tục quy trỡnh nờn thường phản ứng giỏn tiếp, do xuất phỏt từ thúi quen lề lối làm việc thiếu khỏch quan , thiếu khoa học.

- Cũng do tõm lý nhõn viờn đỏnh giỏ chất lượng nội bộ cảm thấy “bị làm thờm việc đỏnh giỏ chất lượng” một cụng việc mới mẻ và khú khăn bờn cạnh cụng việc chuyờn mụn vẫ phải đảm bảo, sự thiếu hụt lực lượng cỏn bộ cú kinh nghiệm làm việc, dẫn đến ảnh hưởng cho việc đảm bảo và nõng cao chất lượng dịch vụ tư vấn do đõy là lĩnh vực rất cần lao động cú kinh nghiệm làm việc.

- Việc đào tạo lý thuyết chung chung, chưa sõu, tài liệu hướng dẫn, tài liệu tra cứu cũn ớt, chưa cú nhiều vớ dụ minh hoạ, chưa cú hệ thống tài liệu cựng ngành nghề làm mẫu… nờn cỏn bộ nhõn viờn gặp phải khú khăn trong việc thực hiện và ỏp dụng vào thưc tế cụng việc.

- Nhõn sự chuyờn trỏch chất lượng của cụng ty chưa cú được sự hỗ trợ cần thiết về kinh phớ và tài chớnh. Bờn cạnh đú, doanh nghiệp vón chưa cú chế độ đói ngộ thoả đỏng đối với cỏn bộ tham gia quản trị kiểm soỏt tỡnh hỡnh thực hiện hệ thống quản trị chất lượng.

- Một số thiết bị kỹ thuật cho cụng tỏc chuyờn mụn và hệ thống thụng tin trong cụng ty vẫn cũn thiếu.

- Đội ngũ giỏm sỏt nhõn viờn trong doanh nghiệp chất lượng chuyờn mụn khụng đồng đều.

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP CẢI THIỆN MỘT Sể QUY TRèNH QUẢN

TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM TẠI CễNG TY MAY 10

chuẩn ISO 9000 trong cỏc doanh nghiệp 1.1 Xõy dụng lực lượng triển khai

Trờn cơ sở ban chuyờn trỏch về chất lượng, doanh nghiệp cần tiến tới thành lập một phũng quản lý để tập trung nỗ lực phõn tớch cỏc khỏc biệt, điều chỉnh hoặc khắc phục cỏc khoảng cỏch bờn trong hệ thống chất lượng, biờn soạn sổ tay chất lượng, thỳc đẩy và phục vụ giỳp cỏc cỏ nhõn, biờn soạn cỏc thủ tục quy trỡnh một cỏch bài bản, triệt để hơn.

“Con người là yếu tố quyết định” điều này lại càng đỳng với lực lượng nhõn lực quản lý chất lượng. Đặc biệt, nú càng cú ý nghĩa quyết định cho việc duy trỡ và cải tiến hệ thống quản trị chất lượng, Doanh nghiệp nờn thành lập một ban chỉ đạo với sự tham gia của: Giỏm đốc, trưởng phú phũng ban, trưởng cỏc dự ỏn, cố vấn trưởng, giỏm sỏt viờn. Ban này cú cỏc nhiệm vụ sau:

+ Thỳc đẩy việc triển khai ỏp dụng trong từng đơn vị

+ Cung cấp đầu vào của từng hoạt động trong doanh nghiệp + Xem xột tỡnh trạng triển khai khi ỏp dụng tại đơn vị của mỡnh + Giải quyết cỏc khỏc biệt, tranh cói

+cung ứng nguồn lực cần thiết của đơn vị mỡnh

1.2 Phỏt triển tài liệu chất lượng

Hệ thống tài liệu chất lượng hiện nay đó được biờn soạn tương đối đầy đủ nhưng vẫn cũn một số thiếu sút trong khõu biờn soạn chưa làm đỳng với bộ ISO 9001:2000 và đồng thời cũng luụn phải đổi mới phỏt triển căn cứ vào chiến lược phỏt triển kinh doanh trong từng thời kỳ.

Một số chỳ ý khi biờn soạn, phỏt triển hệ thống tài liệu chất lượng trong doanh nghiệp:

lập và chỉnh sửa tài liệu. Cỏc cỏn bộ quản lý nờn là người gúp ý, thỳc đẩy, giỳp đỡ người phỏt triển tài liệu theo khung dạng tài liệu thống nhất trong doanh nghiệp.

Khi biờn soạn và phỏt triển tài liệu cần xem xột: + Ai là người đọc và thực hiện tài liệu?

+ Mục đớch của tài liệu là làm gỡ?

+ Nguồn lực nào đó sẵn sàng( dữ liệu, chuyờn viờn am hiểu nội dung, người biờn soạn, tài liệu tham khảo)?

+ Nội dung cần biờn soạn cú sẵn ?

Người biờn soạn và phỏt triển tài liệu trong doanh nghiệp cú thể vận dụng nguyờn tắc 5 WH sau :

+ What? (cỏi gỡ)

Nhằm để hỏi hoạt động nào, sản phẩm gỡ đang được thực hiện và từ đú đặt ra cần những tài liệu vào chứng cứ chất lượng ỏp dụng nào.

Áp dụng trong doanh nghiệp thỡ cần đặt cõu hỏi đõy là hoạt động giỏm sỏt thi cụng, hoạt động đỏnh giỏ chất lượng nội bộ hay hoạt động cải tiến chất lượng… sản phẩm được đề cập trong tài liệu đang triển khai là một bỏo cỏo kinh tế-kỹ thuật, dịch vụ tư vấn chủ đầu tư.. từ đú tài liệu cần thiết và chứng cứ chất liệu ở đõy là Luật xõy dựng, cỏc quy phạm, tiờu chuẩn xõy dựng hay cỏc Nghị định,Nghị quyết..

+ Why? ( tại sao)

Khi đó cú tài liệu và chứng cứ chất lượng ỏp dụng thỡ lý do tại sao là để xỏc định mục đớch tiến hành của một hoạt động.

Áp dụng trong Doanh nghiệp thỡ mục cần xỏc định mục đớch của hoạt động là nõngcao một số chỉ tiờu chất lượng, kiểm tra sự phự hợp của hoạt động…

+When (khi nào? )

Để xỏc định thời điểm, cơ hội, nghĩa là khi nào thỡ hoạt động được tiến hành như đó đề ra.

Áp dụng trong doanh nghiệp thỡ thời điểm phự hợp là khi nào là năm, giữa năm, bắt đầu tiến hành hoạt động hay khi hoạt động kết thỳc..

Để định vị hoạt động tiến hành ở đõu, nơi nào, điều này đặc biệt quan trọng khi đỏnh giỏ cỏc hoạt động kiểm kờ, kho vật liệu nhạy cảm với mụi trường, sản xuất trong cỏc điều kiện nhà xưởng…

Áp dụng trong doanh nghiệp thỡ cần xỏc định hoạt động này tiến hành ở một phũng ban, một cụngđoạn trong một quỏ trỡnh hay ở toàn bộ doanh nghiệp…

+ Who(Ai?Người nào?)

Ai là người chịu trỏch nhiệm tiến hành một dự ỏn và Ai, người nào được uỷ quyền ra quyết định. Từ đú chuyển việc đỏnh giỏ cú thể thiết lập được trỏch nhiệm và quyền hạn của một cỏn bộ nhõn viờn.

Áp dụng trong doanh nghiệp thỡ ở đõy người chịu trỏch nhiệm là Giỏm đốc, chủ trỡ dự ỏn hay cỏn bộ quản trị…

+ How(Thế nào? Ra sao)

Yờu cầu của phaũng ban được đỏnh giỏ phải giải thớch, hoặc chứng minh hoạt động được tiến hành hoặc thực hiện bằng cỏch thức nào, ra sao và liệu nú cú phự hợp với cỏc thủ tục hoặc hướng dẫn đó đề ra hay khụng.

Tài liệu hệ thống chất lượng được triển khai theo 4 mức do đú trỏch nhiệm của cỏc cỏ nhõn sau:

Mức A: Sổ tay chất lượng do phũng quản lý chất lượng thực hiện Mức B: Nhũng thủ tục chất lượng,do cỏc phũng ban thực hiện. Mức C: Hướng dẫn cụng việc, do nhõn viờn thực hiện.

Mức D:Những biểu mẫu và hồ sơ chất lượng do cỏc phũng ban thực hiện và tập hợp.

1.3 Xõy dựng hệ thống chỉ tiờu, tiờu chuẩn đỏnh giỏ chất lượng dịch vụ tư vấn trong nội bộ doanh nghiệp

Khi thực hiện quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 thỡ chất lượng sản phẩm dịch vụ được nõng cao nhờ quản trị tốt hơn tuy vậy vẫn chưa đỏp ứng được hoàn toàn quỏ trỡnh kiểm soỏt sản phẩm dịch vụ trong cỏc bộ phận. Cỏc chỉ tiờu, tiờu chuẩn về sản phẩm nhiều khi khụng được ỏp dụng thống nhất trong cỏc

tư vấn đú cũng chưa hoàn toàn cú khoa học và hệ thống.Bởi vậy cỏn bộ quản trị chất lượng cần phõn tớch định tớnh và định lượng sản phẩm, cần rỳt ra được nhận xột, kết luận đỳng đắn và càng hoàn thiện thờm hệ thống quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001-2000 trong Cụng ty.

Sự đỏnh giỏ chất lượng dịch vụ tư vấn của Cụng ty nếu chỉ thụng qua hệ thống quẩn trị chất lượng toàn cụng ty một cỏch tổng quỏt thỡ hiệu quả khụng cao sẽ dẫn đến hiện tượng khụng hiểu biết được mỡnh cần nõng cao chất lượng ở chỗ nào và ở đõu là hiệu quả nhất. Điều này khiến Cụng ty cần bổ sung thờm cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ chất lượng dịch vụ tư vấn trong mỗi bộ đơn vị thỡ sẽ hoàn chỉnh hơn.

Doanh nghiệp cú thể tiến hành theo cỏc phương thức sau:

- Đưa thờm chỉ tiờu vào đỏnh giỏ việc thực hiện chất lượng dịch vụ tư vấn càn quan tõm rằng ở những ngựời ở cụng đoạn sau của quỏ trỡnh sản xuất chớnh là khỏch hàng của người ở cụng đoạn trước vỡ vậy cần đảm bảo chất lượng ngay trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc trong đơn vị mỡnh.

- Thống kờ số lỗi ký thuật xảy ra khi khảo sỏt thiết kế, thẩm định, kiểm định của dự ỏn từ đú tớnh ra cỏc chỉ tiờu phần trăm rồi so sỏnh chi phớ cho việc sửa lỗi này, chi phớ cơ hội khi khụng sửa chữa lỗi kỹ thuật này …

- Thống kờ số hợp đồng vi phạm tiờu chuẩn chất lượng ISO từ đú tớnh cỏc chỉ tiờu phần trăm số hợp đồng vi phạm để cú chớnh sỏch khắc phục kịp thời.

2.Cỏc giải phỏp hỗ trợ

2.1.Đổi mới nhận thức, nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn cho cỏn bộ nhõn viờn trong doanh nghiệp

2.1.1.Nội dung, phương thức thực hiện giải phỏp đổi mới nhận thức

Đổi mới nhận thức dự dưới hỡnh thức hay cỏch thực hiện như thế nào đều cú mục đớch là trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết giỳp cho người lao động thực hiện đỳng chức năng nhiệm vụ một cỏch tự giỏc đem hết sức mỡnh để làm việc và thụng hiểu hơn cụng việc của chớnh họ.Qua đú người lao động sẽ đúng gúp thiết thực cho việc nõng cao chất lượng sản phẩm dịch vụdo chớnh họ tạo ra, gúp phần ngày càng hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng trong doanh nghiệp.

Ngoài những nhận thức chung trang bị cho tất cả cỏc cỏn bộ, cụng nhõn viờn thỡ tuỳ vào vị trớ chuyờn mụn, chức năng nhiệm vụ thỡ mỗi cỏ nhõn, bộ phận cần trang bị cỏc kiến thức, kỹ năng riờng cho phự hợp.

Lónh đạo cấp cao cần được trang bị cỏc kiến thức đầy đủ, tổng hợp hơn.Lónh đạo cấp cao phải cung cấp tài liệu về những cam kết triển khai và phỏt triển hệ thống quản trị chất lượng và cải tiến liờn tục sự hữu hiệu của nú bằng:

Hoạch định mục tiờu chất lượng cho doanh nghiệp. Lónh đạo cấp cao phải đảm bảo là những mục tiờu chất lượng được thiết lập cho từng bộ phận và cỏc cấp bộ liờn quan ở bờn trong tổ chức.Cỏc mục tiờu chất lượng, đo lường được và phải phự hợp với chớnh sỏch, kế hoạch kể cả cam kết về việc cải tiến liờn tục. Mục tiờu chất lượng phải bao gồm những nội dung đỏp ứng yờu cầu của sản phẩm. Khi thiết lập cỏc mục tiờu chất lượng, ban lónh đạo xem xột nhu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức của thị trường kinh doanh. Việc xem xột này sẽ làm căn cứ cho việc thiết lập được cỏc mục tiờu chất lượng mà nguồn lực trong doanh nghiệp (nhõn lực + vật lực) cú khả năng đạt được.Điều này sẽ làm cho hệ thống quản trị chất lượng của doanh nghiệp được vận dụng một cỏch liờn tục, trỏnh trường hợp lý thuyết xa rời với thực tế, mục tiờu đặt ra khụng khả thi khụng thực hiện được.

Cỏc nhà quản trị cấp trung gian và cơ sở sẽ là những người chịu trỏch nhiệm chỉ đạo , triển khai ỏp dụng cỏc quyết định vào hoạt động tỏc nghiệp, kiểm tra và sửa đổi, bổ sung, cho cỏc hoạt động quản lý chất lượng trong trường hợp cú sai sút khi cú đủ thẩm quyền và nằn lực giải quyết, nếu sai sút này lớn nhà quản trị khụng đủ khả năng giải quyết thỡ bỏo cỏo lờn cỏc nhà quản trị cấp cao hơn. Cỏc cỏn bộ quản trị cần thấy được vai trũ của mỡnh trong hệ thống quản trị chất lượng của doanh nghiệp, và phải chịu trỏch nhiệm theo quy định trong doanh nghiệp nếu bộ phận do mỡnh phụ trỏch khụng đỏp ứng được yờu cầu về chất lượng.

Giữa cỏc cỏn bộ quản trị cần cú sự thống nhất trong bố trớ hợp lý cỏc nguồn lực trong cụng ty và bộ phận do mỡnh phụ trỏch tập trung vào:

- Triển khai cỏc hoạt động tiờu chuẩn hoỏ: đo lường, kiểm tra, thớ nghiệm và tiờu chuẩn cần thiết về văn hoỏ, chuyờn mụn, ngoại ngữ, kỹ năng nghề nghiệp dành cho cỏn bộ nhõn viờn

- Làm cho tất cả cỏc cỏn bộ nhõn viờn hiểu biết cụ thể về chất lượng sản phẩm, về hệ thống quản trị chất lượng, về trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn, bộ phận trong việc thực thi chớnh sỏch và mục tiờu chất lượng do ban lónh đạo của doanh nghiệp hoạch định và được toàn thể cỏn bộ nhõn viờn doanh nghiệp thụng qua, về lợi ớch của mỗi người gắn với việc thực hiện chất lượng tổng hợp về mối quan hệ, cần phải cú giữa doanh nghiệp với cỏc chủ đầu tư, với cỏc nhà cung ứng dịch vụ, với cỏc bờn liờn quan , tạo cho người lao động thỏi độ tụn trọng lẫn nhau vỡ mục tiờu chung của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cú thể tiến hành thực hiện giải phỏp đổi mới nhận thức qua cỏc hỡnh thức sau:

- Thành lập cỏc cõu lạc bộ chất lượng, cỏc nhúm chất lượng trong doanh nghiệp, cỏc nhúm chất lượng cú thể truyền bỏ những kiến thức mới về quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000, tạo điều kiện và mụi trường trao đổi, học hỏi lẫn nhau, giỳp nắm bắt nhanh chúng cỏc yờu cầu của bộ ISO 9000. Cõu lạc bộ cần được tổ chức thớch hợp sao cho khơi dậy được sự nhiệt tỡnh, phỏt huy ý kiến, tinh thần sỏng tạo của cỏc cỏ nhõn giỳp tỡm ra những ý tưởng mới đem lại lợi ớch cho việc nõng cao chất lượng sản phẩm tư vấn, khụng ngừng hoàn thiện những điểm cũn chưa phự hợp trong hệ thống quản trị chất lượng của doanh nghiệp.

- Mời cỏc chuyờn gia tư vấn về ISO giảng dạy, núi chuyện thụng qua cỏc cuộc họp, hội thảo, cỏc hoạt động này do ban chuyờn trỏch về chất lượng của doanh nghiệp đảm nhiệm.

- Khuyến khớch cỏc cỏn bộ nhõn viờn trong doanh nghiệp tham gia vào phong trào cải tiến, phỏt huy sỏng kiến mới để nang cao hiệu quả hoạt động sản xuất (dịch vụ) do hiệp hội tư vấn tổ chức.

2.1.2 Nội dung, hỡnh thức thực hiện giải phỏp nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn

Cựng với quỏ trỡnh đổi mới nhận thức của cỏn bộ, nhõn viờn một cỏch từ từ, lõu dài, và hiệu quả. Doanh nghiệp cần duy trỡ thường xuyờn cỏc hoạt động đào tạo, tập huấn để nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn của cỏc nhõn viờn..đỏp ứng đũi hỏi ngày càng cao về chất lượng dịch vụ của thị trường và với sự phỏt triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường.

Tuỳ vào vị trớ chuyờn mụn, trỏch nhiệm quyền hạn của người cỏn bộ, nhõn viờn mà cần đào tạo, bổ trợ kiến thức chuyờn mụn cho phự hợp.

Đối với cỏn bộ quản trị trong doanh nghiệp thỡ cỏc kiến thức chuyờn mụn cần học tập và nõng cao là:

+ Tập trung đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị doanh nghiệp hiện đại, quản trị chất lượng dịch vụ, kiến thức tổng hợp về quản trị tài chớnh, quản trị nhõn lực, quản trị quỏ trỡnh sản xuất…

+ Rốn luyện nõng cao chất lượng quản trị như: Kỹ năng kỹ thật là “Tổ chức lao động khoa học, kỹ năng quan hệ với con người chớnh là khả năng làm việc cựng, hiểu và khuyến khớch người khỏc trong quỏ trỡnh hoạt động, xõy dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa người với người trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc cú như vậy mới thu hỳt được mọi người tham gia xõy dựng một hệ thống quản trị chất lượng đồng bộ, thu nhận được thụng tin ngược chiều về việc đảm bảo của người lao động khi tạo ra những sản phẩm dịch vụ đỳng với quy chuẩn, tiờu chuẩn do doanh nghiệp, do