Dưới đây là trình tự các bước nhập khẩu lô hàng LCL của Schenker Việt Nam từ cảng Le Havre về cảng Hải Phòng và giao cho khách hàng GE Việt Nam chi nhánh Hải Phòng.
Bước 1: Nhận chứng từ, thông tin lô hàng về cảng Hải Phòng từ oversea (Schenker origin)
Bước 2: Kiểm tra thông tin chứng từ và lưu chứng từ: HBL, MBL.
- Nếu thấy sai phải báo ngay cho oversea chỉnh sửa ngay.
- Các thông tin trên HBL (Phụ lục 1) và MBL (Phụ lục 2) phải giống nhau.
- Thường là sau 1 ngày tàu vào sẽ có MBL. Nên nếu oversea không gửi draft MBL cho mình check trước thì đến ngày tàu chạy hoặc sau ngày tàu
- Tùy thuộc vào trách nhiệm của oversea hay Schenker ở điểm đến đến đâu mà quy định người phải trả phí chỉnh sửa MBL khi MBL sai. Nên tốt nhất là mình chủ động kiểm tra sớm. Vì kể cả không phải lỗi của mình nhưng mình làm hàng nhập, mà chứng từ sai thì sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề kéo theo như khai sai Emanifest, sai lệnh v.v…
+ Với lô hàng lẻ (LCL) qua Co-loader thì trong bộ chứng từ sẽ có thêm 1 bên nữa xuất hiện, cụ thể là TCC Logistics.
+ Master Bill of Lading (MBL): do hãng tàu cấp, trên MBL thể hiện số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số cân, số khối phát hành cho TTC Logistics.
+ House Bill of Lading (HBL): do TCC Logistics phát hành cho Schenker trên đó cũng phải ghi đầy đủ thông tin. Kiểm tra thông tin về người gửi và người nhận đều là Schenker.
• Người gửi (shipper): Schenker Maritime France
• Người nhận (consignee): Schenker VietNam CO., LTD.
• Tên tàu/ số chuyến: NYK VIRGO/ 059E
• Cảng bốc: Le Havre
• Cảng dỡ: Hải Phòng
• Số cont/ số seal: NYKU44381991/ SGAA30561
• Số ký: 2310 KGS
• Số khối: 3.174 CMB
Bước 3: Theo dõi lịch tàu, kiểm tra lịch tàu trên hệ thống và thông báo lại cho khách hàng nếu có sự thay đổi.
- Công việc này rất quan trọng vì trong trường hợp tàu về rồi mà mình không nhận được AN từ hãng tàu (Phụ lục 3) thì sẽ không khai được Emanifest, không gửi được AN cho khách hàng. Khi đó tất cả chi phí phát sinh do lỗi này mình sẽ phải chịu như: phí khai Emanifest muộn, phí lưu cont, phí lưu bãi…
+ Lên trang web của hãng tàu kiểm tra dự kiến tàu đến (ETA) nhưng phương pháp này không đáng tin cậy vì ETA có thể thay đổi nhưng hãng tàu không cập nhật vào Website hãng tàu.
+ Gọi điện trực tiếp đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại Hải Phòng để kiểm tra ETA. Kiểm tra trực tiếp với nhân viên hãng tàu sẽ nắm bắt cụ thể hơn ETA.
Bước 4: Nhập dữ liệu vào file và nhập dữ liệu bảng thu chi.
- Sau khi hoàn tất xác nhận thông tin hàng, nhân viên chứng từ nhập thông tin có được vào hệ thống dữ liệu điện tử của công ty. Với mỗi dữ liệu dẫn theo cảng loading, tên tàu và số cont đúng sẽ có số file tương ứng. Thông tin nhập vào file thường bao gồm ngày tàu đến, tỉ giá, thông tin đại lý, bên được thông báo đến.
- Với số file tương ứng nhân viên sẽ thực hiện nhập bảng thu chi cho quá trình giao nhận với từng lô hàng lẻ trong file.
Bước 5: Nhận giấy báo nhận hàng và thông báo phân quyền từ hãng tàu qua Co-loader.
- Trước ngày tàu về hãng tàu gửi giấy báo nhận hàng, tùy theo mỗi hãng tàu mà các mẫu thông báo hàng đến khác nhau, nhưng đều có những nội dung cơ bản gồm: tên tàu, số vận đơn, dự kiến thời gian tàu đến, người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, số lượng, trọng lượng, cảng bốc, cảng dỡ, những lưu ý khi đi nhận lệnh giao hàng (D/O).
- Cùng giấy báo nhận hàng, hãng tàu thông báo phân quyền cho TCC Logistics để khai báo Hải quan, nhân viên chứng từ nhận phân quyền kèm mã từ hãng tàu và khai E-manifest cho lô hàng nhập về. Giấy báo nhận hàng có kèm deadline, cần chú ý ngày hết hạn (deadline) để khai e- manifest tránh quá hạn phát sinh thêm phí.
- Khai E-manifest:
+ Vào trang Cổng thông tin một cửa Quốc gia (VNSW) đăng nhập mã số thuế của Ecu Worldwide Hải Phòng.
+ Nhận lệnh phân quyền và mã của hãng tàu vào kiểm tra thông tin lô hàng
+ Khai và nôp e-manifest
+ Gửi thông báo và phân quyền cho forwarder (trường hợp khách hàng là forwarder)
- Nhân viên chứng từ gửi e-mail phân quyền cho khách hàng forwarder. Đối với lô hàng này của Schenker qua Co-loader, thì TCC Logistics sẽ có trách nhiệm thông báo thông tin cho Schenker như là lịch trình, ETA, … và TCC Logistics phải có trách nhiệm khai E-manifest lên Cổng thông tin 1 cửa quốc gia.
Bước 6: Đi lấy lệnh ở Co-loader.
- Nhân viên hàng nhập của Schenker sẽ theo dõi lịch tàu và báo cho khách hàng khi tàu cập cảng hoàn thành xếp dỡ hàng và phát lệnh giao hàng. Nhân viên hiện trường của Schenker Hải Phòng sẽ tiến hành đổi Delivery Order – Lệnh giao hàng Khi đến đổi lệnh phải mang theo các giấy tờ như:
+ Giấy giới thiệu của công ty Schenker + Bill of lading của TCC Logistics
- Khi đổi lấy lệnh giao hàng, Schenker Hải Phòng sẽ đóng các khoản phí Local charges mà TCC Logistics thu, thay cho người nhận hàng gồm:
+ Phí CFS: 348,750 VND + Phí THC: 116,250 VND + Phí CIC: 139,500 VND + Phí D/O: 581,250 VND TỔNG TIỀN:1,185,750 VND
- Nhân viên hiện trường được bộ phận kế toán công ty ứng trước các khoản tiền và đóng xong các loại phí kể trên cũng như tiến hành đóng phí bảo trì cơ sở hạ tầng cho container hàng nhập tại điểm thu phí.
Trên thông báo hàng đến cho người nhận hàng sẽ thể hiện các thông tin sau: Người nhận hàng, số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu cập cảng, số cont, số seal, số cân (kg), số khối (CBM), tên hàng, phí chứng từ và các phí khác (nếu có).
Yêu cầu người nhận hàng khi đến nhận chứng từ cần xuất trình các giấy tờ sau: Giấy báo nhận hàng, Giấy giới thiệu của cơ quan (nếu là hàng của các cơ quan, tổ chức), hoặc Hộ khẩu và CMND (nếu là hàng của cá nhân), Bill gốc (đối với những lô hàng không có điện giao hàng) và đóng phí chứng từ cũng như các phí khác.
Tách HBL và gửi kèm cùng giấy báo hàng đến cho khách hàng, với khách hàng là forwarder yêu cầu khách hàng gửi toàn bộ HBL đến khách hàng cuối cùng (Direct consignee).
Bước 8: Làm lệnh giao hàng DO, bàn giao cho khách hàng (Phụ lục 5).
Nhân viên chứng từ làm lệnh giao hàng cho khách hàng để hoàn thành bộ chứng từ cho khách hàng nhận hàng. Trên DO sẽ chứa những thông tin về lô hàng và kho đang chứa hàng, những nội dung cơ bản trên DO gồm: Tên tàu, Số vận đơn, Thời gian dự kiến tàu đến, Người gửi hàng, Người nhận hàng, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng
Với lô hàng của GE Việt Nam chi nhánh Hải Phòng, trong DO ghi rõ kho chứa hàng của khách hàng tại kho CFS GLC.
Bước 9: Ước tính doanh thu và chi phí.
Lên bảng doanh thu và các chi phí phải trả cho quá trình thực hiện nghiệp vụ như chi phí trả kho, hãng tàu, Đại lý.
Bước 10: Giao chứng từ cho thương vụ và ký nhận
Nhân viên chứng từ sẽ phân loại từng bộ lệnh của các khách hàng. Một bộ lệnh gồm có: