III Kết luận chung
2.3. Tổ chức hồ sơ kiểm toán tại công ty
Công ty đã xây dựng hồ sư mẫu kiểm toán BCTC các DN thông thường ( Đối với kiểm toán các công ty chứng khoán, tín dụng, dự án mẫu hồ sơ có những điểm khác biêt). Hồ sơ mẫu được xây dựng từ dựa trên việc cụ thể hóa từ chuẩn mực, dựa trên kinh nghiệm, nhu cầu công việc; được ban hành đầu tiên năm 1998 đến năm 2005 thì sửa đổi, cuối năm 2005 thì đưa vào áp dụng.
Hồ sơ kiểm toán của công ty bao gồm: hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Hồ sơ kiểm toán chung: Mỗi khách hàng có một hồ sơ kiểm toán chung gồm các thông tin chung, tài liệu về pháp luật, thuế, nhân sự, tài liệu kế toán, về hợp đồng và các quy trình thủ tục hoạt động của khách hàng – được cập nhật hàng năm nếu thông tin khách hàng thay đổi.
Thông tin chung bao gồm các thông tin cơ bản về khách hàng như loại hình doanh nghiệp, tên khách hàng là chủ sở hữu của DN hoặc cơ quan chủ quản của đơn vị, các bên có liên quan nếu là liên doanh liên kết, sản phẩm chính , đầu vào quan trọng của khách hàng, các nhân tố rủi ro, mô tả hoạt động kinh doanh của khách hàng ( dự báo thị trường, yếu tố môi trường, các quy định pháp luật có ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của DN), sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo của khách hàng, quá trình phát triển, các đối tác thường xuyên của khách hàng, các khoản đầu tư ra bên ngoài,…
Các tài liệu về pháp luật gồm điều lệ của Công ty, các quy định, quy chế Công ty; giấy phép thành lập hoặc đăng kí kinh doanh; hợp đồng liên doanh; biên bản họp hội đồng quản trị; các thay đổi về vốn kinh doanh,..
Các tài liệu về thuế gồm quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của DN trong tính thuế.
Các tài liệu về nhân sự gồm thỏa ước lao độn tập thể hoặc hợp đồng lao động; các quy trình về quản lý và sử dụng quỹ lương; tóm tắt các quy định nói chung về điều lệ, biên bản đại hội công nhân viên, biên bản cắt giảm nhân sự trong DN.
Các tài liệu về kế toán gồm :
• Chế độ chính sách kế toán áp dụng trong DN;
• Báo cáo kiểm toán, BCTC các năm; thư quản lý năm; • Tổng hợp kết quả kiểm toán trong các năm;
• Những vấn đề cần lưu ý cho các cuộc kiểm toán,..
Các tài liệu về hợp đồng gồm các hợp đồng kéo dài hàng năm với nhà cung cấp; hợp đồng tín dụng ( có bản tóm tắt nội dung kèm copy bản gốc cảu hợp đồng).
Các quy trình thủ tục gồm các sơ đồ mô tả và miêu tả bằng lời quy trình mua sắm tài sản, quy trình bán hàng, mua hàng, tính giá thành, ngân quỹ, …
Hồ sơ kiểm toán năm : gồm thông tin chung về các cuộc kiểm toán năm và các phần hành.
Thông tin chung về cuộc kiểm toán năm: gồm BC kiểm toán và thư quản lý. Được phát hành sau khi kết thúc cuộc kiểm toán. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ đó là sự tổng hợp kết quả kiểm toán – KTV nêu ý kiến nhận xét về số dư đầu năm, phát sinh trong năm và đưa ra ý kiến kiểm toán; phải có ý kiến của ba ngưởi là KTV, trưởng phòng và giám đốc. Cần phải soát xét BC trước khi phát hành, đưa ra dự thảo BC, dự thảo thư quản lý, tổng hợp sai sót đề nghị điều chỉnh, danh mục các bút toán điều chỉnh; nhận xét sau kiểm toán – bản nhận xét riêng về BCTC của khách hàng gồm số liệu trước kiểm toán, điều chỉnh, số liệu sau kiểm toán và ảnh hưởng của nó. Thông tin chung về cuộc kiểm toán năm còn bao gồm sự kiện phát sinh sau khi phát hành BC kiểm toán; những vấn đề chưa rõ cần được làm rõ; các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán; các vấn đề cần lưu ý sau cuộc kiểm toán; các bản giải trình của DN; kế hoạch kiểm toán ( khảo sát khách hàng, câu hỏi về tính độc lập của KTV, biên bản họp với khách hàng); biên bản họp hội đồng quản trị của khách hàng; các tài liệu khác của khách hàng.
Các phần hành : gồm kí hiệu A là BCTC của khách hàng, B là tóm tắt hệ thống KSNB của khách hàng. Trong đó, kí hiệu A gồm trang kết luận kiểm toán, chương trình kiểm toán BCTC, BC năm được kiểm toán, BCTC năm của khách