* Thứ nhất, chuẩn bị tốt các thủ tục, chứng từ cần thiết cho quá trình giao
nhận vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường biển.
Chuẩn bị đầy đủ và kịp thời các chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo Hải quan, chứng từ giao hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải…sẽ giúp quá trình giao nhận được diễn ra thông suốt, tránh những sai sót làm chậm thời gian giao nhận hàng. Để thực hiện tốt công tác này, Công ty nên tiếp tục nâng cao trình độ và tăng cường trách nhiệm của các nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ bằng các hình thức sau đây:
- Phân công hai cán bộ cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ.
- Cần phân công người theo dõi, cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ cần thiết.
- Đưa ra những hình thức khiển trách hoặc kỷ luật tương xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hoàn thành tốt, ít để sai sót xảy ra, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách sử lý những tình huống có thể phát sinh khi chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời có giải pháp điều chỉnh kịp thời.
* Thứ hai, làm tốt thủ tục hải quan cho hàng hóa:
Nếu thủ tục hải quan được tiến hành chính xác, nhanh chóng cũng góp phần tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, đảm bảo tiến độ giao nhận hàng. Để thực hiện tốt khâu này, Vietrans cần áp dụng những giải pháp sau:
- Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên Công ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây khó khăn khi làm thủ tục. Đồng thời cần thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng giao nhận.
- Nhân viên giao nhận vận tải cần thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với tình huống để tạo dựng được một mối quan hệ tốt, dành lại được thiện cảm và sự tin tưởng của các cán bộ Hải quan, giúp cho công việc được thực hiện trôi chảy, thông suốt.
- Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hoá thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hoá được giao cho tàu đúng về thời gian hoặc giải phóng hàng kịp thời cho kho, cảng.
- Phân công các cán bộ phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững được mặt hàng giao nhận và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong trường hợp bị hải quan chất vấn. Công ty cần đào tạo, lựa chọn những cán bộ có khả năng chuyên
môn phù hợp với từng nhóm mặt hàng và phải có khả năng giao tiếp tốt để có thể trình bày với cán bộ hải quan về tình hình hàng hoá giao nhận.
* Thứ ba, hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng:
Nhận và kiểm tra hàng hoá theo đúng hợp đồng đã ký kết là việc làm hết sức cần thiết để tránh những sai sót và kiện cáo của các bên liên quan về sau. Hàng hoá cần được kiểm tra kỹ xem có phù hợp về chất lượng, phù hợp với các chứng từ được giao, đồng thời có đúng với những điều khoản của hợp đồng hay không. Công ty cũng phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng sao cho tạo sự thuận tiện nhất về cả thời gian và địa điểm giao nhận hàng. Cần cử thêm cán bộ chuyên trách trong công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra để tránh những đổ vỡ, hư hỏng không cần thiết ngay thời điểm nhận và kiểm hàng. Vì vậy, những cán bộ có chuyên môn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu về lĩnh vực kiểm hàng nên được lựa chọn.
* Thứ tư, thực hiện tốt công tác bốc xếp và vận chuyển hàng hóa:
Thực hiện tốt công tác bốc xếp, vận chuyển hàng hóa sẽ tránh được sự thay đổi về hình dạng cũng như ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong quá trình giao nhận vận chuyển.
- Khi tiến hành bốc xếp hàng hoá lên phương tiện vận chuyển cần tiến hành
sao cho nhẹ nhàng, chú ý không để méo hay trầy xước bao bì, hàng hoá nhưng vẫn phải đảm bảo sự nhanh chóng, đúng với tiến độ giao hàng.
- Nhân viên Vietrans cần hết sức chú ý khi mượn container chứa hàng sao cho phù hợp với mặt hàng chuyên chở.
- Khi nhận hợp đồng giao nhận, Công ty nên cử người có hiểu biết về mặt hàng chuyên chở, nên nghiên cứu trước về hàng hoá và phương tiện bốc xếp, xem xét, thông qua bảng chỉ dẫn, sơ đồ xếp hàng của người chuyên chở để có cách xếp đặt hợp lý, khoa học nhất.
- Nghiên cứu, sắp xếp lịch trình vận chuyển để tận dụng phương tiện chở được nhiều hàng hóa trên cùng một lộ trình như chở lô hàng đến, đón lô hàng về.
* Thứ năm, hoàn thiện công tác giao nhận với tàu:
Nghiệp vụ giao nhận yêu cầu phải được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm về chi phí và thời gian của khách hàng theo đúng địa điểm và thời gian đã định nhưng
vẫn đảm bảo được hàng hoá trước và sau khi giao nhận có chất lượng và số lượng như nhau. Để thực hiện được điều này yêu cầu:
- Lên lịch giao hàng phù hợp với giờ tàu đến, tàu đi tại cảng đến, cảng đi. Theo dõi sát diễn biến, hành trình của tàu chuyên chở để có thông tin sớm nhất, kịp thời có những ứng phó khi cần thiết.
- Nên cân nhắc cử ra một người lãnh đạo phụ trách hợp đồng giao nhận để người này chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, móc nối các khâu trong quy trình giao nhận hàng được thuận lợi, kịp tiến độ.