DV Tân Viễn Tin 496/63 Dương Quảng Hàm, Phường 6, Quận Gò Vấp nt 3Công ty cổ phần sáng Tạo
110 Nguyễn Thái Học, P Điện Biên, Ba Đình, Hà Nộ
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek
ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek
Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ sản phẩm, vì nếu đầu vào không tốt thì đầu ra sẽ kém hiệu quả. Vì vậy công ty đã đưa ra một số quan điểm nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
- Công ty sẽ tạo một webside riêng của mình để khi NCC biết thông tin thì có thể liên lạc để báo giá sản phẩm cho công ty một cách nhanh nhất. Công ty cũng sẽ sử dụng phần mềm quản lý mua hàng. Sử dụng phần mềm này giúp công ty tiết kiệm được chi phí trả cho nhân viên, do phần mềm này thực hiện được nhiều chức năng từ khi bắt đầu khâu lập phiếu mua hàng, duyệt phiếu, lựa chọn NCC, kí hợp đồng mua hàng, tiếp nhận hàng, nhập hàng, nhận hóa đơn và thanh toán. Hệ thống cũng có chức năng quản lý: tình hình thanh toán, giá cả, chính sách giá của NCC,..
- Giải quyết tốt mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng, dự trữ và tiêu thụ hàng hóa sao cho các khâu này diễn ra một cách hài hòa và hỗ trợ lẫn nhau.
- Thường xuyên đánh giá, nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ lao động trong công ty, đặc biệt là bộ phận mua hàng
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng củacông ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek
- Củng cố và hoàn thiện hệ thống các NCC
Công ty nên tập trung mua hàng của những NCC đã có uy tín đối với công ty. Những NCC này sẽ đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đúng thời gian, địa điểm, số lượng và chất lượng mà công ty yêu cầu. Tuy nhiên đối với họ, công ty nên thường xuyên kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem chất lượng, giá cả của họ với
các NCC khác xem có chênh lệch nhiều hay không. Hằng năm, công ty cũng nên tổ chức đánh giá các NCC của mình xem có nên thay thế bằng các NCC khác hay vẫn tiếp tục với NCC cũ. Công ty nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập với các NCC mới, từ đó tìm ra NCC cốt lõi có thể cung cấp hàng hóa kịp thời gian cũng như giá cả hợp lý mà chất lượng vẫn được đảm bảo. Với những NCC mới công ty cũng nên mua nhưng với số lượng nhỏ để phòng ngừa rủi ro trong mua hàng.
Nếu công ty khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng đến xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể lợi nhuận. Ngược lại, nếu công ty cố tình “ép” NCC để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của họ thì sẽ gặp khó khăn trong việc thỏa thuận và thục hiện hợp đồng. Đảm bảo về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để công ty và NCC gặp được nhau và cùng thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, giúp công ty giữ đượuc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
- Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng
Hiện nay công ty chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này. Công ty thường xuyên mua hàng của các NCC đã có từ trước, khi vật tư, nguyên vật liệu đã dùng hết trong kho, người phụ trách mua hàng của công ty chỉ gọi điện cho NCC mang hàng đến mà không xem xét các vấn đề khác của NCC đó. Nguyên nhân chủ yếu là do trình độ chuyên môn của người phụ trách mua hàng còn hạn chế, năng lực chuyên môn chưa đáp ứng được yêu cầu, kết quả của quá trình thương lượng cũng chưa được đúng yêu cầu của công ty đưa ra do người phụ trách mua hàng chưa chuẩn bị tốt kĩ năng đàm phán. Để khắc phục tình trạng trên công ty đã có biện pháp nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viện mua hàng, đặc biệt là nhân viên phụ trách trong công tác thương lượng và đàm phán. Việc tuyển chọn nhân viên mua hàng cũng rất quan trọng. Chọn nhân viên mua hàng có kinh nghiệm là một lợi thế. Kinh doanh có kiếm lời được hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhóm nhân viên này.
- Đối với công tác kiểm tra và giao nhận hàng hóa
Nhìn chung công tác kiểm tra và giao nhận hàng hóa của công ty đã tiến hành khá tốt. Tuy nhiên, việc kiểm tra, kiểm soát hàng hóa khi giao nhận vẫn chưa được chu đáo và chặt chẽ. Công ty nên quan tâm tiến hành kiểm tra đối với nhân viên mua hàng. Thông qua đợt kiểm tra này nhằm khuyến khích người lao động, kịp thời uốn nắn những hành vi tiêu cực và nắm bắt được chính xác số lao động ứng với từng giai đoạn để có sự phân công, bố trí một cách hợp lý. Công ty cũng nên yêu cầu phía NCC cử thêm người đến giám sát và kiểm tra lại hàng hóa cùng với nhân viên mua hàng của công ty Ecotek để đảm bảo quyền lợi và tránh những phát sinh sau này.
+ Công tác mua hàng thường phát sinh những khoản chi ngoài dự kiến làm chi phí mua hàng tăng lên, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Do đó, công ty cần phải cân nhắc các khoản phát sinh và nguyên nhân gây ra các khoản phát sinh đó để có kế hoạch chi hợp lý. Công ty cần xác định rõ mục tiêu theo tháng, quý,...để có kế hoạch dự trữ, phân phối phù hợp với mục tiêu và ngân sách mua hàng đã đề ra. Khi xây dựng ngân sách, các khoản chi phí mua hàng, cần có sự giảm thiểu các mục chi như:
Giảm thiểu chi phí bảo quản: Công tác dự trữ đặc biệt quan trọng, bởi nếu công ty không có kế hoạch dự trữ hợp lý sẽ gây ra chi phí lưu kho tăng lên dẫn đến chi phí chung của công ty cũng tăng lên và ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu liên quan, tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật bảo quản và nâng cao tinh thần, trách nhiệm của nhân viên bảo quản hàng hóa.
Giảm thiểu chi phí lưu thông bằng cách tổ chức và sắp xếp công tác vận tải phù hợp để tiết kiệm chi phí xăng dầu, điện nước,...tùy vào từng thời điểm để điều chỉnh cước phí vận chuyển có lợi cho cả công ty và các NCC.
Giảm chi phí hành chính: Tinh giảm bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy phù hợp với nguồn lực của công ty. Giảm bớt các thủ tục
không cần thiết, các chi phí mang tính hình thức, phô trương, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý hành chính đảm bảo thông tin thông suốt chính xác.
- Giải pháp khác:
Việc đào tạo các nguồn nhân lực mua hàng sẽ giúp cho họ nâng cao tay nghề hay kĩ năng của mình, trang bị cho họ nhưng kĩ năng mới về mặt hàng kinh doanh mà mình đảm nhiệm và những nghiệp vụ kinh doanh khác trong tương lai. Công ty có thể sử dụng hình thức huấn luyện chính quy tại chỗ hay huấn luyện nội bộ như kèm cặp huấn luyện tại công ty, thi nâng bậc tay nghề,...
Bên cạnh việc đào tạo, huấn luyện cho nhân viên thì công ty cũng cần tuyển dụng nguồn nhân lực mới cho việc phát triển lâu dài. Việc tuyển nhân sự theo đúng tiến trình sẵn có và dưới sự giám sát của lãnh đạo chủ chốt trong công ty sẽ giúp cho công ty có thêm nhưng lao động mới đầy đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức cũng như sức khỏe để đảm nhận công việc một cách tốt nhất.
KẾT LUẬN
Qua quá trình thực tập được tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần cổ phần kỹ thuật Ecotek đã giúp em hiểu được phần nào tình hình khái quát chung cũng như các lĩnh vực quản trị chủ yếu tại công ty. Với những kiến thức đã học ở trường kết hợp với thực tiễn ở công ty, em nhận thấy giữa lý thuyết và thực tiễn còn một khoảng cách nhất định. Do đó, bản thân cần phải có sự tích lũy thêm kiến thức để có thể vận dụng, sáng tạo những kiến thức đã học vào thực tế công việc sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Đốc và các thành viên đang công tác Công ty cổ phần kỹ thuật Ecotek, các thầy cô giáo trong trường Đại học Thương Mại đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để em có cơ sở viết báo cáo, và đặc biệt là cô giáo Vũ Thị Như Quỳnh đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này.
Vì thời gian thực hiện bản báo cáo có hạn, cùng với khả năng và kinh nghiệm thực tiễn chưa có nhiều nên sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót. Em kính mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ dẫn của các thầy cô, các cô cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty để bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
Thống kê
2. Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp
doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê.
3. Phạm Vũ Luận (2004), Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê
4. Đặng Thị Thu Hằng, (2016), Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
5. Hoàng Anh Tú, (2014), Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại
công ty TNHH Kim Ngân Hà
6. Nguyễn Phương Thảo, (2015), Hoàn thiện công tác tổ chức mua
hàng tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và đầu tư HNT
7. Thái Bá Thiệp, (2011), Hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty cổ
phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An
8. Trịnh Thị Trang, (2012), Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại
xí nghiệp 11- công ty 319- BQP
9. Vũ Lê Giang, (2015), Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại
công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
10. Báo cáo tài chính năm 2015, 2016, 2017 của Công ty cổ phần kỹ thuật công nghê Ecotek
Lớp: K51A3
Khoa: Quản trị doanh nghiệp thương mại Ngành: Quản trị kinh doanh
Đơn vị thực tập: Công ty cổ phần kỹ thuật công nghê Ecotek
Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em trong quá trình thực tập tại công ty. Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập và hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình, em xin kính đề nghị quý Ông ( bà) vui lòng cho biết các thông tin sau:
Phòng/ Ban: ... Vị trí công việc hiện nay: ... Giới tính: ...
Thâm niên công tác tại công ty:
1. Ông (bà) cho biết công ty có phòng ban/ bộ phận liên quan tới mua hàng không?
□ Có □ Không
2. Xin Ông (bà) cho biết công ty tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dựa vào những nguồn thông tin nào? (Có thể lựa chọn nhiều phương án)
□ Các mối quan hệ với các NCC truyền thống
□ Các thông tin về nhà cung cấp được lưu trữ tại hồ sơ công ty □ Các thư chào hàng của nhà cung cấp
□ Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm □ Hồ sơ dự thầu của các NCC
□ Vô tuyến truyền hình, đài, mạng internet □ Báo, tạp chí…
3. Theo Ông (bà) tiêu chuẩn nào mà doanh nghiệp cho là quan trọng nhất khi đánh giá nhà cung cấp?
□ Giao hàng □ Thanh toán
4. Theo Ông (bà) tiêu chí để công ty lựa chọn nhà cung cấp là gì? □ Danh tiếng
□ Đánh giá của người mua hàng
□ Uy tín công nợ/ tài chính của nhà cung cấp đó □ Dựa vào lượng khách hàng của họ
5. Công ty của Ông (bà) ưu tiên thanh toán bằng phương thức nào? □ Trả bằng tiền mặt
□ Trả bằng chuyển khoản ngân hàng □ Trả sau khi nhận hàng
6. Ông (bà) hãy nhận xét về công tác thanh toán và giao nhận hàng của công ty □ Tốt □ Rất tốt □ Khá □ Trung bình □ Yếu
7. Theo Ông (bà) khó khăn mà công ty gặp phải khi tổ chức mua hàng là gì?
□ Giá mua chưa hợp lý/ thường xuyên biến động □ Chưa uy tín trong việc mua và thanh toán □ Thủ tục rắc rối, gây phiền hà
□ Quá trình vận chuyển, bốc giỡ hàng hóa bị phụ thuộc □ Khác ( ghi rõ): ...
□ Hoàn lại chi phí □ Đổi lại sản phẩm
□ Cùng nhà cung cấp tìm ra nguyên nhân và giải quyết vấn đề □ Khác ( ghi rõ): ...
9.Theo Ông (bà) việc thực hiện công tác tổ chức mua hàng của công ty đã áp dụng theo nguyên tắc nào?
□ Mua hàng của nhiều nhà cung cấp
□ Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp
□ Đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên □ Tất cả các phương án trên
□ Không áp dụng theo phương án nào
10. Theo Ông (bà) đánh giá yêu cầu của công ty đặt ra đối với NCC như thế nào?
□ Yêu cầu rất cao và khắt khe □ Yêu cầu cao và đầy đủ □ Yêu cầu bình thường □ Yêu cầu thấp
Lớp: K51A3
Khoa: Quản trị doanh nghiệp thương mại Ngành: Quản trị kinh doanh
Đơn vị thực tập: Công ty cổ phần kỹ thuật công nghê Ecotek
Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em trong quá trình thực tập tại công ty. Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập và hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình, em xin kính đề nghị quý Ông ( bà) vui lòng cho biết các thông tin sau:
Phòng/ Ban: ... Vị trí công việc hiện nay: ... Giới tính: ...
Thâm niên công tác tại công ty:
1. Công ty của Ông (bà) có thường xuyên thay đổi nhà cung cấp không? Tại sao?
2. Công ty của Ông (bà) thường lựa chọn nhà cung cấp dựa vào phương pháp nào?
3. Ông (bà) cho biết nội dung chính hay đề cập nhất khi đàm phán với nhà cung cấp?
4. Ông (bà) cho biết thời gian trung bình dài nhất cho việc đặt hàng một sản phẩm là bao nhiêu? (Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận được hàng từ nhà cung cấp)
5. Ông (bà) có nhận định gì về triển vọng công tác mua hàng của công ty trong tương lai?
mới cho các dòng sản phẩm mới, tính năng mới.
- Các NCC trước đều được lựa chọn dựa vào uy tín và trách nhiệm. Bản thân họ đã hiểu và cùng công ty thay đổi để phù hợp với sản phẩm mà công ty Ecotek cung ứng cho khách hàng.
- Hai bên đã hiểu và dễ dàng trong việc tiếp nhận đơn hàng, giao nhận và thanh toán. Việc này khá khó đối với NCC mới.
2. Công ty đã chọn NCC dựa vào phương pháp đánh giá sản phẩm mẫu, được đặt hàng cho những nghiên cứu (mới)
3. Nội dung chính khi đàm phán với NCC thường về: - Giá cả
- Chất lượng và sự thay đổi kịp thời với xu hướng đáp ứng của khách hàng 4. Thời gian trung bình cho việc đặt hàng một sản phẩm thường là:
- Từ 3-5 ngày với sản phẩm có sẵn
- Từ 14-30 ngày đối với sản phẩm sản xuất
5. Triển vọng công tác mua hàng trong tương lai:
- Công tác mua hàng đảm bảo >90% tiêu chí: thời gian, chất lượng, giá cả, sự phù hợp
STT T
Họ và tên Chức vụ
1 Nguyễn Đăng Dũng Giám đốc
2 Nguyễn Trọng Ninh Phó Giám đốc
3 Nhâm Thị Hồng Thúy Trưởng phòng nhân sự
4 Bùi Hương Thu Trưởng phòng kế toán
5 Trần Xuân Lai Trưởng phòng điện tử
6 Đỗ Mạnh Cường Trưởng phòng mua hàng
7 Nguyễn Anh Lực Nhân viên phòng kế toán
8 Lê Văn Hiếu Nhân viên phòng mua hàng
9 Trần Đăng Dũng Nhân viên phòng mua hàng 10 Trần Thị Ngọc Nhân viên phòng kinh doanh