Công tác kiểm soát ở công ty Thương mại Khang Vĩnh - Phong Phú được ban lãnh đạo công ty ủy quyền cho Ban kiểm soát thực hiện. Ban kiểm soát có nghĩa vụ kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị trong đó kiểm tra hoạt động của Ban giám đốc là chủ yếu. Ban kiểm soát chỉ thực hiện kiểm soát tổng thể, không trực tiếp kiểm soát toàn bộ hoạt động của công ty mà thực hiện phân quyền kiểm soát; bản thân các nhà quản trị cấp cao ( Giám đốc, phó Giám đốc), các trưởng phòng, trưởng các bộ phận cũng phải thực hiện các chức năng kiểm soát trong chính công việc quản lý của mình. Ban kiểm soát hoạt động trên cơ sở phối kết hợp với các phòng ban, các bộ phận
khác của công ty để cùng giám sát, đôn đốc, tạo động lực cho hệ thống công ty làm việc hiệu quả, tìm ra nguyên nhân những sai sót xảy ra, giải quyết khó khăn trong quá trình hoạt động của toàn công ty.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức nhân sự công tác kiểm soát tại công ty thương mại Khang Vĩnh – Phong Phú
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Trưởng Ban kiểm soát, ông Đào Minh Hiểu có nhiệm vụ phân quyền cho phó Ban kiểm soát và báo cáo kết quả kiểm soát của toàn bộ hoạt động công ty lên Hội đồng quản trị.
Phó Ban kiểm soát: Ông Phạm Khanh Xuân có nhiệm vụ phân công các hoạt động kiểm soát cho các kiểm soát viên, tổng hợp lại báo cáo và gửi cho Trưởng Ban kiểm soát và Tổng giám đốc.
Kiểm soát viên: Có nhiệm vụ kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo tổng kết tài chính của công ty; quá trình sản xuất kinh doanh; kết hợp với các trưởng phòng, phó phòng để cùng giám sát mọi hoạt động của công ty.
Phó Ban kiểm soát (Ông Phạm Khanh Xuân)
Kiểm soát viên 1 (Chị Hoàng Thị Bích)
Kiểm soát viên 2 ( Anh Lê Tiến Đạt)
Kiểm soát viên 3 (Anh Nguyễn Ngọc Tú) Trưởng Ban kiểm soát
2.2.2. Các loại kiểm soát tại công ty
Qua thực tế quan sát tại công ty, em thấy được công ty CPTM Khang Vĩnh – Phong Phú đã sử dụng những loại hình kiểm soát cơ bản kết hợp theo cả thời gian tiến hành kiểm soát và tần suất kiểm soát.
Kiểm soát trước: Công ty dự báo các chỉ tiêu doanh số xuất khẩu hàng hóa, dự toán ngân sách chi cho hoạt động mua nguyên vật liệu; công ty cũng kiểm soát chất lượng đầu vào của nguyên vật liệu.
Kiểm soát trong: Chủ yếu Tổng giám đốc sẽ tiến hành kiểm soát liên tục thông qua báo cáo tổng kết cuối ngày của các bộ phận để xem xét , giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của từng bộ phận. Bên cạnh đó, ban Giám đốc cùng các thành viên của Ban kiểm soát thường xuyên đi khảo sát thực tế, tham quan và trao đổi, tiếp nhận phản hồi trực tiếp từ bộ phận sản xuất.
Trong quá trình sản xuất, tổ trưởng phân xưởng phân chia trách nhiệm cho từng ca trưởng để thường xuyên giám sát, kiểm tra từng khâu, từng bộ phận, chất lượng của sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của đối tác
Kiểm soát sau: Công ty thường tập trung kiểm soát về vấn đề vận chuyển, và kiểm tra hàng hóa. Công ty cử ra một số nhân viên có chuyên môn, nghiệp vụ về thẩm định hàng hóa xuất khẩu để kiểm tra chất lượng, giám định hàng hóa trước khi được đóng gói. Sau khi hàng hóa được kiểm tra, nếu chất lượng và số lượng đáp ứng được tiêu chuẩn đơn hàng của đối tác thì bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuyên chở thu gom hàng về vị trí đã được định sẵn.
Khi một công việc, dự án kết thúc, công ty đều có một cuộc họp tổng kết để đo lường kết quả hoạt động của mỗi phòng ban. Công ty chú trọng vào độ sai lệch giữa mục tiêu của kế hoạch kinh doanh với kết quả kinh doanh đạt được, mức độ kịp thời của giao nhận hàng. Từ hoạt động kiểm soát sau, ban giám đốc và trưởng phòng kinh doanh phát hiện ra những điều cần điều chỉnh trong hoạt động kinh doanh.
Kiểm soát định kỳ: tại công ty Khang Vĩnh - Phong Phú, vào ngày 30 hàng tháng, các trưởng phòng sẽ thống kê kết quả làm việc của từng nhân viên gửi lên ban giám đốc và ban kiểm soát. Ban kiểm soát sẽ dựa vào kết quả đó để đánh giá công việc . Cứ theo định kỳ một tháng, một quý, ban lãnh đạo sẽ tiến hành xem xét, kiểm tra sổ sách, giấy tờ, báo cáo, kết quả làm việc được tổng hợp từ các phòng ban về tình hình
thực hiện kế hoạch, chi phí, sử dụng tài chính trong công ty; việc nhập xuất hàng hóa hàng ngày tại các bộ phận kho, số lượng tồn kho hàng hóa, kiểm tra và phân tích hiệu quả, hiệu suất làm việc của từng nhân viên trong từng phòng ban.
Sau mỗi đợt kiểm tra định kỳ, Tổng Giám Đốc nhận thấy phòng ban nào có hiệu quả làm việc kém thì sẽ tiến hành kiểm tra đột xuất nhưng tần suất tương đối thấp. Khi tiến hành kiểm tra đột xuất, ban kiểm soát sẽ lập tức lên kế hoạch kiểm tra bất ngờ và không báo trước cho phòng ban hay phân xưởng được kiểm tra về thời gian và nội dung kiểm soát. Ban kiểm soát sẽ cử người xuống từng phòng ban, căn cứ vào báo cáo của nhân viên để kiểm tra thực trạng làm việc. Sau khi có kết quả kiểm tra, ban kiểm soát sẽ chuyển sang cho trưởng bộ phận trực tiếp xem xét và giải quyết.
Tại công ty cổ phần thương mại Khang Vĩnh - Phong Phú, công tác kiểm soát còn khá nhiều yếu kém. Mặc dù công ty đã chú trọng kiểm soát trước song chưa thực sự hiệu quả, tình trạng kiểm soát khâu đầu vào còn xảy ra một số vấn đề về chất liệu vải, màu sắc… Ban kiểm soát cũng không thực hiện kiểm tra đột xuất nhiều dẫn đến tình trạng các công nhân viên làm việc với hiệu quả tốt vào những ngày kiểm tra định kỳ nhưng những ngày bình thường thì lại làm việc qua loa dẫn đến năng suất kém. Ban kiểm soát của công ty cũng chưa có nhiều kinh nghiệm nên công tác kiểm soát chưa được sát sao, chặt chẽ, kém hiệu quả.
2.2.3. Quy trình kiểm soát tại công ty
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần thương mại Khang Vĩnh – Phong Phú, em đã có điều kiện gặp gỡ và khảo sát 10 nhà quản trị gồm 10 phiếu khảo sát và em thu được kết quả sau:
Bảng 2.2: Bảng đánh giá công tác kiểm soát tại công ty cổ phần thương mại Khang Vĩnh – Phong Phú Mức độ đánh giá Điểm trung bình 5 4 3 2 1
Mức độ hoàn thành công việc của các
phòng ban 3/10 4/10 3/10 0/10 0/10 4,0
Hoạt động kiểm soát của công ty 0/10 1/10 4/10 4/10 1/10 2,5 Quy trình kiểm soát tại công ty 0/10 0/10 3/10 5/10 2/10 2,1 Kết quả đạt được cuối cùng 2/10 5/10 3/10 0/10 0/10 3,9
(Nguồn: Điều tra thực tế)
Trong đó: 0÷1: yếu; 1,1÷2: trung bình; 2,1÷3: khá; 3,1÷4: tốt; 4,1÷5: rất tốt Kết quả điều tra ở bảng 2.2 cho thấy các nhà quản trị của công ty đánh giá tốt về mức độ hoàn thành công việc ở các phòng ban và kết quả đạt được cuối cùng. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cho rằng hoạt động kiểm soát và quy trình kiểm soát của công ty vẫn còn chưa tốt cụ thể như hoạt động kiểm soát của công ty có điểm trung bình là 2,5 mới chỉ đạt ở mức khá và quy trình kiểm soát có điểm trung bình là 2,1 đạt ở mức trung bình khá cho thấy công tác kiểm soát của công ty vẫn còn nhiều hạn chế. Vì vậy công ty cần chú trọng đến việc hoàn thiện quy trình kiểm soát.
Cụ thể quy trình kiểm soát tại công ty cổ phần thương mại Khang Vĩnh – Phong Phú là:
2.2.3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Theo điều tra từ những nhà quản trị ở bảng trên về việc sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá thì hầu hết các nhà quản trị trong công ty thương mại Khang Vĩnh – Phong Phú đều nhận thức được mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn kiểm soát và sử dụng phối hợp các tiêu chuẩn để việc kiểm soát đạt hiệu quả hơn, kết hợp cả tiêu chuẩn định lượng và tiêu chuẩn định tính.
Tiêu chuẩn định lượng:
Tiêu chuẩn về đầu vào: Trong tiêu chuẩn này, công ty tiến hành kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào bao gồm về số lượng và chất lượng, chủng loại. Nguyên liệu gồm vải và phụ liệu như kẹp nhựa, cúc đính, khóa kéo… của công ty có kế hoạch nhập khẩu từ
Trung Quốc và Đài Loan. Đồng thời công ty tiến hành kiểm soát thời gian nhập hàng để đáp ứng đúng tiến độ sản xuất chuẩn bị cho đơn hàng xuất khẩu
Tiêu chuẩn về nguồn lực: Hiện tại, công ty đang có tổng số công nhân viên là 228 người, công ty lên kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lí với từng công việc, đặc biệt là trong phân xưởng, phân bổ nguồn lực hợp lí tạo thành một dây chuyền sản xuất chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng đúng thời gian quy định
Tiêu chuẩn về doanh thu: Công ty đưa ra các định mức doanh thu dựa trên cơ sở so sánh giữa các năm và dựa vào kết quả nghiên cứu thị trường của công ty. Các tiêu chuẩn về doanh thu của công ty bao gồm: tổng doanh thu theo tháng/ quý / năm, số đơn hàng
Tiêu chuẩn về phế phẩm của kỳ sản xuất: Với mỗi một đơn hàng xuất khẩu đi nước ngoài, ban giám đốc đưa ra con số cụ thể về sản phẩm bị lỗi đồng thời phổ biến với bộ phận sản xuất về việc hạn chế số lượng phế phẩm hết sức có thể
Ngoài các tiêu chuẩn định lượng bằng các con số, lãnh đạo công ty còn đưa ra các tiêu chuẩn định tính để đánh giá các nhân viên của mình bằng qua sự quan sát quá trình nhân viên hoạt động. Cụ thể là: ý thức trách nhiệm của các trưởng bộ phận; lòng trung thành đối với doanh nghiệp; mức độ thực hiện kỷ luật công ty. Các tiêu chuẩn định tính được lượng hóa như mức doanh số đạt được, sự tuân thủ các nội quy trong công ty, mức độ đóng góp ý kiến, tác phong làm việc.
2.2.3.2. Đo lường kết quả
Qua quá trình thực tập tại công ty em nhận thấy công ty thực hiện việc đo lường chủ yếu bằng phương pháp quan sát các dữ kiện thông qua các báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, phân tích và tổng hợp các bảng biểu, số liệu thông kê, báo cáo tài chính thường kỳ. Việc đo lường được thực hiện ở tất cả các phòng ban và phân xưởng sản xuất và thể hiện được chi phí nhập khẩu hàng hóa, doanh số và lượng tiêu thụ ở thị trường nước ngoài. Đo lường bằng phương pháp này, ban lãnh đạo chỉ đánh giá kết quả làm việc thông qua những con số, báo cáo, sổ sách ghi chép của các phòng ban nên khó biết được những nguyên nhân dẫn đến kết quả gây bất lợi cho công tác kiểm tra và tốn thời gian, chi phí tiến hành hoạt động điều chỉnh mà không ngăn ngừa được ngay từ đầu.
Một phương pháp khác mà các nhà quản trị của công ty cũng thường sử dụng đó là phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân. Ban giám đốc và ban kiểm soát thường xuống trực tiếp các phòng ban và phân xưởng quan sát trực tiếp công nhân viên trong quá trình làm việc từ thái độ, tinh thần đến tác phong làm việc để dự đoán khả năng hoàn thành công việc. Tuy nhiên việc quan sát thường xuyên của các nhà quản trị làm cho các nhân viên trong công ty cảm thấy không thoải mái, áp lực, căng thẳng.
2.2.3.3. So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm soát
Ban kiểm soát dựa trên những đánh giá so sánh kết quả dựa trên những tiêu chuẩn đã được xây dựng. Tại xưởng sản xuất của công ty, mỗi công đoạn đều được kiểm tra nghiêm ngặt. Nếu trong quá trình kiểm tra có một khâu nào đó không đạt yêu cầu, sản phẩm không đúng so với tiêu chuẩn về size, màu sắc, kích thước, thì phòng kiểm tra chất lượng sẽ yêu cầu dừng sản xuất và bộ phận sản xuất phải tiến hành lại công đoạn đó.
Mỗi dây chuyền sản xuất đều có một tổ trưởng và tổ phó. Tổ phó có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên quá trình làm việc của công nhân để phát hiện kịp thời những sai sót từ đó tiến hành điều chỉnh, sau khi hoàn thành tổ trưởng sẽ kiểm tra mẫu. Cuối cùng, phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm sẽ kiểm tra lại toàn bộ sản phẩm xuất ra. Mọi sản phẩm không đạt yêu cầu đều trả lại cho công nhân để sửa chữa lại.
Tại các phòng ban, khi Ban kiểm soát phát hiện ra sự sai lệch thông qua các bản báo cáo, họ sẽ tiến hành thông báo đến các ban và trực tiếp kiểm soát và tiến hành các hoạt động điều chỉnh phù hợp. Tuy nhiên, công ty thực hiện chưa tốt việc thông báo kết quả kiểm soát tới nhân viên. Một số nhân viên không được thông báo kết quả kiểm soát nên không nắm bắt được tình hình dẫn đến hiệu quả của công tác kiểm soát bị giảm. Đa phần họ chỉ thông báo tới các trưởng phòng của các phòng ban, sau đó tùy thuộc vào sự sai lệch ở công việc nào các trưởng phòng sẽ thông báo tới nhân viên chịu trách nhiệm công việc đó.
2.2.3.4. Tiến hành các hoạt động điều chỉnh
Theo điều tra về thực hiện hoạt động điều chỉnh của các nhà quản trị có tới 60% nhà quản trị cho rằng họ thường kiểm soát lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc khi phát hiện ra sai sót và tất cả nhà quản trị đều tiến hành điều chỉnh ngay sau khi
phát hiện ra sự sai lệch.Tùy thuộc vào từng công việc và mức độ sai lệch của kết quả so với tiêu chuẩn là ít hay nhiều mà ban lãnh đạo của công ty sử dụng các hoạt động điều chỉnh khác nhau, thường thì công ty Thương mại Khang Vĩnh - Phong Phú sẽ tiến hành các hoạt động điều chỉnh như:
Điều chỉnh lại mục tiêu dự kiến: Nếu phát hiện ra những vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu hoạch định là chưa cụ thể, cần phải bổ sung thêm hoặc quá xa vời so với điều kiện thực tế. Ban lãnh đạo có thể giảm mục tiêu doanh thu xuống nếu tình hình thị trường gặp nhiều khó khăn và ngược lại, tăng doanh thu nếu tình hình thị trường thuận lợi nhằm phát huy tối đa khả năng kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm.
Điều chỉnh chương trình hành động: Nếu trong quá trình thực hiện công việc, ban lãnh đạo nhận thấy một số công việc có thể hoàn thành sớm hơn hoặc lâu hơn dự kiến, họ cho phép đổi trình tự công việc để nhân viên không cảm thấy áp lực trong khi làm việc cũng như tránh sự thụ động trong công việc. Bên cạnh đó ban lãnh đạo cũng sẽ điều chỉnh lại một số công việc cho những nhân viên có chuyên môn và năng lực phù hợp hơn để đạt kết quả tối ưu nhất cho các hoạt động của công ty.
2.2.4. Phương pháp kiểm soát tại công ty
Theo quan sát điều tra, hiện tại, công ty Thương mại Khang Vĩnh - Phong Phú đang áp dụng những phương pháp kiểm soát khá truyền thống, 100% các nhà quản trị kiểm soát thông qua các giấy tờ văn bản. Hai phương pháp chính được Ban kiểm soát tại công ty sử dụng đó là:
Phương pháp dựa vào số liệu thống kê, các bản báo cáo và phân tích: Cứ cuối tuần các trưởng phòng sẽ phải viết báo cáo cụ thể về kết quả hoạt động của phòng ban của mình bao gồm những công việc đã làm được và chưa làm được, đưa ra nguyên nhân và nộp lên cho ban Giám đốc và Ban kiểm soát. Sau đó Ban giám đốc và Ban kiểm soát sẽ có một cuộc học tiến hành xem xét rà soát và đưa ra những biện pháp kiểm soát phù hợp đối với mỗi phòng ban.