III.1. Đánh giá khái quát về công ty IMEXIN:
III.1.a) Những ưu điểm:
*Về tổ chức bộ máy công ty:
Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN là một doanh nghiệp nhà nước, sau hơn 30 năm hoạt động công ty đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường và có mối quan hệ tốt với các bạn hàng truyền thống. Công ty đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, năng động trong công việc. Ngoài ra, hệ thống nhà xưởng, kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho các lĩnh vực hoạt động của công ty khá đầy đủ, hiện đại đảm bảo cho công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình.
Theo thống kê, trên địa bàn Hà Nội hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp, công ty kinh doanh và có hoạt động xuất khẩu, trong khi đó lượng khách hàng có nhu cầu đối với các mặt hàng trong lĩnh vực này lại có xu thế chững lại . Thêm vào đó, càng ngày càng xuất hiện nhiều mặt hàng mới có nhiều đặc tính tốt hơn, có khả năng thay thế các mặt hàng công ty đang kinh doanh. Đây chính là lý do gây ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty trong điều kiện thị trường hiện nay và cũng chính là những khó khăn hiện tại của công ty. Song với sự cố gắng, nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty và sự lãnh đạo nhiệt tình, sáng suốt của ban lãnh đạo, tính đến thời điểm này công ty đã đạt được những thành tích đáng kể trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán công ty. Nhờ có bộ máy tổ chức chặt chẽ, được chọn lọc cẩn thận và khách quan, toàn bộ hoạt động của công ty đều được tiến hành một cách khoa học và đúng tiến độ và được điều hành bởi những người có
năng lực thực sự. Song song với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý kỹ thuật của công ty cũng từng bước được nâng cao và hoàn thiện.
Với chính sách quản lý và sử dụng nhân lực khoa học của công ty, trình độ, năng lực của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng cao. Hàng năm, công ty có các chính sách ưu đãi đối với những người có nhiều thành tích đóng góp cho công ty về vật chất và cả tinh thần. Công ty cũng không ngừng áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ, thông tin trong sản xuất và trong kinh doanh. Với tổ chức bộ máy công ty theo mô hình trực tuyến chức năng, đội ngũ lãnh đạo của công ty có trình độ cao, có năng lực thực sự đã đưa ra các quyết định, các chính sách đúng đắn chính là ưu điểm và cũng chính là thế mạnh của công ty. Nhờ đó, trước những biến động lớn trên thị trường công ty vẫn luôn hoạt động tốt và ngày càng có hiệu quả. Lợi nhuận của công ty ngày càng tăng, hiệu quả hoạt động ngày càng cao, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng ổn định và được nâng cao, cơ sở vật chất của công ty vì thế cũng ngày càng được cải thiện và đầy đủ.
Các chính sách ưu đãi của công ty đối với khách hàng ngày càng được mở rộng chẳng hạn như: đối với khách hàng quen công ty thường cho thanh toán chậm, giảm giá, bớt giá,...Mặt hàng kinh doanh của công ty ngày càng phong phú nên khách hàng càng có điều kiện lựa chọn, chất lượng sản phẩm, hàng hoá ngày càng được nâng cao, công ty luôn đảm bảo uy tín, chất lượng, chủng loại, thời hạn giao hàng tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khi mua hàng của công ty. Vì thế, lượng khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều, vị thế của công ty trên thị trường càng ổn định và được củng cố.
*Về tổ chức hạch toán kế toán:
Nhận thức rõ vai trò của công tác kế toán tài chính không chỉ ảnh hưởng tới quyền, nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước mà còn ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của công tytrong điều kiện hiện nay, ngay từ khi thành lập
ban lãnh đạo của công ty đã đặc biệt chú trọng tới bộ máy này. Nhờ có sự tuyển chọn kỹ càng, khách quan, bộ máy kế toán của công ty ngay từ khi thành lập đã hoạt động rất tích cực và có hiệu quả.
Là một doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn, tổ chức hoạt động kinh rộng khắp trên nhiều địa bàn khác nhau nên công ty sử dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Hình thức tổ chức này đã tạo khá nhiều thuận lợi cho việc thực hiện, kiểm tra, giám sát của phòng kế toán đối với các bộ phận trực thuộc cũng như toàn công ty, cung cấp kịp thời thông tin chính xác cho hoạt động kinh doanh và quyết định của ban giám đốc, đồng thời phát huy tính chủ động sáng tạo trong kinh doanh.
Công tác hạch toán kế toán được tổ chức khá khoa học, có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống dưới nên cho dù số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nhưng bộ phận kế toán vẫn tiến hành hạch toán, quyết toán nhanh chóng, đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ các số liệu, thông tin cần thiết cho công tác quản lý của đơn vị.
Đa phần đội ngũ cán bộ kế toán công ty có nghiệp vụ cao, có nhiều kinh nghiệm thực tế, có ý thức tổ chức kỷ luật và tinh thần trách nhiệm trong công việc. Dựa trên năng lực, trình độ và kinh nghiệm của mỗi kế toán viên mà ban giám đốc phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng người, tạo điều kiện cho họ có khả năng đi sâu, phát huy và nâng cao nghiệp vụ của mình. Sự phân công chuyên trách này đã tạo cho công ty một bộ máy lao động kế toán gon nhẹ nhưng hiệu quả.
Công ty đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký- chứng từ để phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hình thức sổ này phù hợp với điều kiện của công ty khi chưa áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Trình độ kế
toán công ty tương đối đồng đều nên tránh được tình trạng trùng lắp trong ghi chép sổ sách.
Trong công tác hạch toán, kế toán đã áp dụng “Hệ thống kế toán doanh nghiệp” mới của Bộ Tài chính ban hành. Khâu tổ chức hạch toán ban đầu, hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, mọi chứng từ được sử dụng, sắp xếp, phân loại, bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định.
III.1.b) Những tồn tại:
* Về tổ chức bộ máy công ty:
Nhìn chung tổ chức bộ máy của công ty đã phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, vì thế hoạt động của công ty đã diễn ra khá thuận lợi và có hiệu quả. Song một bộ máy dù có hoàn thiện tới đâu cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết. Bên cạnh những ưu điểm trên, tổ chức bộ máy của công ty vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau:
+ Do địa bàn hoạt động của công ty rất rộng lớn nên dù có hoàn thiện tới đâu ban lãnh đạo của công ty không thể bao quát hết một cách toàn diện mọi hoạt động của công ty trên tất cả các địa bàn. Vì vậy, hoạt động kiểm tra, giám sát cần được tăng cường, hoạt động quản lý phải được tiến hành chặt chẽ hơn.
+ Đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty cần được tuyển chọn kỹ càng hơn cho phù hợp với công việc, công ty cần có chế độ thưởng phạt thích đáng để khích lệ tinh thần và thái độ làm việc của công nhân viên.
+ Hoạt động marketing của công ty còn yếu, chủng loại hàng hoá của công ty cần đa dạng hơn, công ty cần tạo ra nhiều chính sách ưu đãi để thu hút khách hàng.
+ Riêng đối với khách hàng nước ngoài, thủ tục pháp lý của công ty còn nhiều khâu, nhiều công đoạn phức tạp gây khó khăn cho khách hàng song đây cũng chính là những bất cập chung trong một số thủ tục, quy định của nước ta.
*Về công tác tổ chức hạch toán kế toán:
+ Công ty đã từng bước áp dụng máy vi tính trong kế toán song hiệu quả sử dụng chưa cao, trong khi đó, các nghiệp vụ phát sinh lại rất nhiều, gây nhiều vất vả, khó khăn cho bộ phận kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay thì mức độ khai thác hiệu quả sử dụng của máy tính như vậy là thấp.
+ Thực tế cho thấy, công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký- chứng từ là phù hợp với việc hạch toán bằng tay song nếu áp dụng kế toán máy thì hình thức sổ này không phù hợp vì phải sử dụng quá nhiều sổ sách, chứng từ khá phức tạp.
III.2. Một số ý kiến đóng góp:
Sau một thời gian thực tập tại công ty, được thực tế thấy mọi hoạt động của cán bộ công nhân viên trong công ty so với những kiến thức được học trên sách vở, em xin đưa ra một số ý kiến đóng nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy và công tác hạch toán kế toán tại công ty.
III.2.a) Về tổ chức bộ máy công ty:
+ Trước tình hình biến động của thị trường, để tạo ra và giữ vững được chỗ đứng của mình trên thị trường công ty phải không ngừng nâng cao trình độ, chuyên môn của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt quan tâm và áp dụng khoa học công nghệ và thông tin mới nhất ứng dụng trong sản xuất, kinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
+ Tạo mọi điều kiện thuận lợi, ưu đãi đối với khách hàng để thu hút thêm khách hàng.
+ Tìm kiếm thị trường mới và nhiều loại sản phẩm, hàng hoá mới để nâng cao khả năng đáp ứng đối với khách hàng.
+ Với địa bàn hoạt động rộng lớn, công tác quản lý của công ty càng phải được chú trọng.
+ Công ty cần rút gọn bớt các thủ tục, giấy tờ trong hoạt động kinh doanh với khách hàng nước ngoài.
III.2.b) Về tổ chức hạch toán kế toán:
+ Để hoạt động của công tác kế toán thêm hiệu quả, các nhân viên kế toán phải không ngừng được nâng cao trình độ nghiệp vụ. Các văn bản, quy định mới của Nhà nước ban hành phải được tiếp cận một cách kịp thời nhất.
+ Để công tác luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán và công tác ghi nhận, sửa chữa bổ sung số liệu trên sổ sách được tuân thủ theo đúng chế độ cần có sự kiểm tra, giám sát của kế toán. Ngoài việc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị, sắp xếp, phân công các phần việc trong phòng cho các cán bộ trực thuộc theo trình độ chuyên môn và vị trí công tác, kế toán trưởng cần phải tiến hành kiểm tra, giám sát mức độ hoàn thành công việc của từng người để từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp. Bên cạnh đó các nhân viên trong phòng phải có tinh thần trách nhiệm cao để thực hiện phần việc của mình một cách tốt nhất.
+ Công ty nên triệt để khai thác tính năng của máy vi tính để giảm bớt khó khăn, vất vả cho các kế toán viên. Công ty có thể mua các phần mềm kế toán tiếng việt phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty để sử dụng dễ dàng và hiệu quả hơn. Theo em, nếu công ty áp dụng máy vi tính trong kế toán thì hình thức sổ kế toán công ty nên sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Vì với hình thức Nhật ký- chứng từ như công ty đang sử dụng hiện nay thì khối lượng sổ sách sử dụng rất lớn, cấu tạo sổ phức tạp nên khó ứng dụng trên máy vi tính.
Có thể mô tả quá trình ghi sổ kế toán theo phương pháp Nhật ký chung qua sơ đồ sau:
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán theo phương pháp nhật ký chung.
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc biêt
Sổ nhật ký
chung Sổ, thchi tiẻ kếế toán t
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài
Đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ. Theo hình thức ghi sổ này, các sổ sách sử dụng gồm:
- Sổ nhật ký chung. - Sổ cái.
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Vì vậy, số lượng các sổ kế toán phải sử dụng đã giảm đi rất nhiều do giảm được các bảng kê và số lượng nhật ký chứng từ. Trong khi các nghiệp vụ kinh tế tại công ty phát sinh rất lớn, việc ghi chép, tính toán bằng tay cùng với khối lượng chứng từ, sổ sách lưu trữ khá lớn theo hình thức Nhật ký- chứng từ sẽ tốn nhiều thời gian và sức lực của nhân viên kế toán. Do vậy, công ty nên từng bước đưa máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán để giảm bớt những vất vả, khó khăn cho nhân viên và đạt dược hiệu quả cao trong công việc.
PHỤ LỤC 1