Trao mđổi thông tin kịp thời là yêu cầu không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại nbùng nổ thông tin nh ngày nay.thông tin kịp thời, chính xác sẽ góp phần rất jlớin trong việc ra các quy định chính xác kịp thời của lãnh đạo cấp cao, sự thi hành kịp thời của lãnh đạo cấp trung ngian và công nhân viên trong toàn công ty . điều này quyết định rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Hiện nay công ty luôn duy rì một hệ thống thông tin liên nhiên liệuạc thông suốt giữa các xí nghiệp thành viên và trong nội bộ công ty, các xí nghiệp thành viên. thông tin đợc trao đổi qua các cuộc giao ban tuần, tháng, quý bằng các hình thứcthông báo nội dạng văn bản, và mạng máy vi tính nội bộ. Trong HD09/HDHK đã quy định.”quy định trao đổi thông tin nội nbộ nhằm đa ra các thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty và xí nghiệp thành viên một cách thờng xuyên, trực tiếp từ lãnh đạo đến các đơn vị, đến ngời lao động và ngợc lại ”HD09 đã quy định tchi tiết về trao đổi thông tin nội bộ, trong đó:
- Trao đổi thông tin từ ladf công ty đến các các bộ công nhân viên trong toàn công ty.
+ trao đổi thông tin tại đại hội dại biểu công nhân viên chwsc công ty.
Đại hội công nhân viên chức công ty tổ chức mỗi năm một lần, tại đó Giám đốc công ty bcáo cáod kết quả tình hình thực hiện Việt Nam kinh doanh năm trớc định hớng phát triển, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh năm kế hoạch, thônhg báo tinhgf hình sử dụng, đảm bảo và phát triển nguồn vốn, sử dụng các công quỹ , và sau đó đại hội thông qua chơng trình hoạt động cho năm tới do Giám đốc đề ra , và chơng trình hoạt động đó do lãnh đạo thông qua đợc chuyển đến các xí nghiệp rồi phổ biến chotoàn thể cán bộ công nhân viên công ty để triển khai thực hiện.
lãnh đạo công ty là ngời trực tiếp triệu tập và tổ chức hội nghị giao ban công ty vào đầu các quý trong năm. tại giao ban công ty, trởng phòng KHDT báo cáo kết quả tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trong quý, và hội nghị nthảo luận biện pháp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh quý sau.
Sau đó hội nghị thảo luận biện pháp, tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh do ban Giám đốc đề ra cho quý sau, các phòng nban công ty và các nhân viên đề đạt những yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ của ban Giám đốc công ty và các h- ớng dẫn nghiệp nghiệp vụ khác.
Cuối cùng Giám đốc công ty căn cứ vào phơng hớng nhiệm vụ đề ra, giao nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện cho các phòng ban, các xí nghiệp thành viên để đảm bảo hoàn thành kế hoạch phục vụ ntốt các nhu cầu của khách hàng.
+ Hội nghị giao ban công ty đợc Giám đốc cơ quan triệu tập đầu tháng và giữa tháng trong các tháng. Tại giao ban cơ quan công ty, chánh văn phòng đối ngoại báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh doanh hàng tháng, các phòng tham luận và đề xuất cá biện pháp thực hiệnnv của tuần tiếp theo, cuối buổi hội nghị Giám đốc xí nghiệp kết luận và công bố bắt đầu triển khai thực hiện.
+ Hội nghị giao ban tai xí nghiệp. đợc Giám đốc xí nghiệp triệu tập và tổ chức hội nghị giao ban xí nghiệp vào thứ hai các tuần. Tại đây các đại biểu đợc nghe các phòng ban báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và đề xuất các biện pháp thực hiện nhiệm vụ các tuần tiếp theo, cuối buổi hội nghị Giám đốc xí nghiệp quyết địnhtriển khai thực hiện và phổ biến nội dung giao ban công ty/xí nghiệp đến ngời lao động.
Trao đổi thông tin qua lại giữa Giám đốc công ty, các phòng nghiệp vụ và các xí nghiệp thành viên, ngời lao động.
+ Trao đổi thông tin từ Giám đốc công ty.
Ngoài những thông tin đợc troa đổi tại Đại hội đại biểu công nhân viên chức, hội nghị giao ban công ty / cơ quan, xí nghiệp đợctriển khai tới tổ đội trực tiếp sản xuất. Giám đốc công ty căn cứ vào thực tiễn chỉ dạo cá phòng ban cơ quan, xí nghiệp thong qua cácung cấp hình thức:
Ban hành chỉ thị, quy định bằng văn bản hoặc điện thoại trực tiếp giao nhiệm vụ trực tiứp cho các Giám đốc xí nghiệp, trởng phòng công ty triển khai thực hiện.
Trao đổi thông tin thờng xuyên từ các xí nghiệp lên giám đốc công ty và các phòng nghiệp vụ công ty.
+ Thông tin với bên ngoài, công ty thờng xuyên trao đổi thông tin với bên ngoài nh với cơ quan chủ quản, nhà cung ứng và khách hàng.