Sơ đồ 2.1.2: Quy trình tổ chức chứng từ TSCĐHH
Khi có nhu cầu đầu tư đổi mới hoặc thanh lý, nhượng bán cũng như các nghiệp vụ khác liên quan đến TSCĐHH, chủ sở hữu sẽ ra các quyết định tăng, giảm, đánh giá lại TSCĐHH... Khi đó doanh nghiệp phải thành lập ban giao nhận TSCĐHH với trường hợp tăng tài sản (hoặc ban thanh lý với trường hợp giảm TSCĐHH, ban kiểm nghiệm kỹ thuật các Công trình sửa chữa lớn). Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu, giao nhận (hoặc tiến hành thanh lý) TSCĐHH và lập biên bản giao nhận (hoặc biên bản thanh lý, biên bản giao nhận TSCĐHH sửa chữa lớn hoàn thành) tuỳ từng trường hợp Công việc cụ thể. Lúc này, kế toán mới tiến hành lập thẻ TSCĐHH (nếu mua sắm, đầu tư mới TSCĐHH), ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tính và phân bổ khấu hao, lập kế hoạch và theo dõi quá trình sửa chữa TSCĐHH… Cuối cùng là bảo quản và lưu chứng từ theo quy định.
2.1.2. Quy trình ghi sổ
Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐHH, căn cứ vào các chứng từ TSCĐHH (được lưu trong hồ sơ của từng TSCĐHH), kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐHH (trường hợp tăng) hoặc huỷ thẻ TSCĐHH (trường hợp giảm TSCĐHH) và phản ánh vào các sổ chi tiết TSCĐHH. Sổ chi tiết TSCĐHH trong doanh nghiệp dùng để theo dõi từng loại, từng nhóm TSCĐHH và theo từng đơn
Chủ sở hữu Ban giao nhận (ban thanh lý) Kế toán TSCĐHH Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐHH, ghi sổ chi tiết, tổng hợp Giao nhận TL TSCĐHH và BB Quyết định tăng, giảm TSCĐHH Ng.vụ TSCĐ HH Lưu hồ sơ kế toán (1) (2) (3) (4)
vị sử dụng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Mẫu sổ bao gồm: - Biểu mẫu 1.5: Phiếu tăng TSCĐHH
- Biểu mẫu 1.6: Sổ chi tiết TSCĐHH
Sổ chi tiết TSCĐHH được mở cho cả năm và phải phản ánh đầy đủ các thông tin chủ yếu như các chỉ tiêu chung, các chỉ tiêu tăng nguyên giá, khấu hao và chỉ tiêu giảm nguyên giá TSCĐHH.
Biểu số 2.1.10: Phiếu tăng TSCĐHH CÔNG TY CỔ PHẦN