Trong hoạt động thương mại, vấn đề văn bản viết, văn bản gốc có giá trị rất quan quan trọng. Văn bản viết là hình thức chủ yếu được sử dụng trong các giao dịch thương mại trước khi có sự xuất hiện của thương mại điện tử. Tuy nhiên, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin đã làm cho vấn đề về văn bản viết và văn bản gốc có nhiều thay đổi.
Văn bản viết bản thân nó là một khái niệm được tạo ra từ rất lâu trước khi có sự xuất hiện của thương mại điện tử và trong một môi trường không có Internet. Với sự xuất hiện của thương mại điện tử, một hợp đồng điện tử, bản ghi điện tử liệu có thể được coi là thỏa mãn yêu cầu về văn bản viết theo quy định?
Điều 12 Luật Giao dịch điện tử quy định: “Trường hợp pháp luật yêu
cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết”. Điều này được
như văn bản nếu thông tin chứa trong chứng từ điện tử đó có thể truy cập được để sử dụng khi cần thiết”. Các quy định nói trên hoàn toàn phù hợp với
quy định của Luật mẫu về Thương mại điện tử về cùng vấn đề. Theo đó, Điều 6 Luật mẫu về Thương mại điện tử quy định: “trong trường hợp pháp
luật đòi hỏi thông tin phải thể hiện bằng văn bản viết, thì một thông điệp dữ liệu được coi là thỏa mãn đòi hỏi ấy nếu thông tin hàm chứa trong đó có thể truy cập được để sử dụng cho mục đích tham chiếu sau này”. Điều này một
lần nữa được khẳng định lại tại Điều 9 Công ước của Liên Hiệp quốc về việc sử dụng phương tiện điện tử trong Hợp đồng quốc tế.
Luật Thống nhất về giao dịch điện tử của Hoa Kỳ cũng quy định rõ: “nếu các bên thỏa thuận thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử và
luật yêu cầu người đó phải cung cấp, gửi, nhận thông tin bằng văn bản cho bên kia thì yêu cầu này được thỏa mãn nếu thông tin được cung cấp, gửi, nhận dưới dạng bản ghi điện tử mà người nhận có khả năng sử dụng được vào thời điểm nhận. Một bản ghi điện tử không có khả năng được sử dụng bởi người nhận nếu người gửi hoặc hệ thống thông tin của người gửi ngăn cấm người nhận in hoặc lưu giữ bản ghi điện tử”. Mục 1306.07 Luật Gao
dịch điện tử của bang Ohio – Hoa Kỳ quy định rõ: “ (A) Nếu các bên thỏa thuận thực hiện một giao dịch thông qua các phương tiện điện tử và pháp luật yêu cầu một người phải cung cấp thông tin, gửi và nhận thông tin cho người kia bằng văn bản, thì yêu cầu này được thỏa mãn nếu thông tin được cung cấp, gửi hoặc nhận trong một bản ghi điện tử có khả năng lưu giữ tại thời điểm nhân. Một bản ghi điện tử không có khả năng lưu giữ thông tin bởi người nhận nếu người gửi hoặc hệ thống xử lý thông tin của người gửi ngăn chặn/hạn chế khả năng người nhận có thể in hoặc hạn chế bản ghi điện tử”. Điều này cũng được quy định tại mục 8 Luật Giao dịch điện tử
Quy định này hết sức quan trọng và cần thiết. Liên quan đến giá trị pháp lý khi pháp luật yêu cầu hợp đồng, thỏa thuận trong trường hợp cụ thể phải được thể hiện dưới hình thức văn bản. Tuy nhiên, đối với những trường hợp pháp luật có quy định hợp đồng/thỏa thuận phải được công chứng, chứng thực (VD: hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất, …) mới có hiệu lực pháp luật thì việc sử dụng hợp đồng điện tử là điều không thể khi chưa có việc công chứng, chứng thực hợp đồng điện tử.
Về mặt nguyên tắc thì văn bản điện tử và văn bản truyền thống có giá trị ngang nhau về mặt pháp lý. Vấn đề này được làm rõ sẽ là cơ sở cho việc xác định giá trị chứng cứ của văn bản điện tử. Việc công nhận giá trị chứng cứ của văn bản điện tử đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của thương mại điện tử. Chỉ khi giá trị của văn bản điện tử được đặt ngang hàng với văn bản viết truyền thống thì các chủ thể trong giao dịch thương mại điện tử mới sử dụng một cách thường xuyên văn bản điện tử thay cho văn bản viết truyền thống, phát huy được tất cả các ưu thế của thương mại điện tử.
Không chỉ là hợp đồng mà đối với hoạt động thanh toán - tài chính, dữ liệu điện tử cũng được sử dụng để thể hiện các hóa đơn tài chính. Như Báo cáo Thương mại điện tử Việt Nam 2006 đã nhận định: “việc triển khai
thương mại điện tử với các chu trình trọn vẹn cho đến khâu thanh toán sẽ dẫn đến sự thay đổi lớn về cách thức quản lý cũng như hình thức của hệ thống hóa đơn chứng từ”. Thay vì các hóa đơn in sẵn như hiện nay là các
chứng từ điện tử được lưu giữ trong hệ thống thông tin của các bên tham gia giao dịch.
Luật Kế toán 2003 quy định: “chứng từ điện tử có thể được coi là
chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 Luật này và được thể hiện dưới hình thức chứng từ điện tử ”.
Điều 7 Nghị định 27/2007/NĐ-CP ngày 23/2/2007 của Chính phủ về Giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính (“Nghị định 27/2007/NĐ-CP”) quy định:
“1. Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy,
nhưng phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.
2. Khi cần thiết, chứng từ giấy có thể chuyển sang chứng từ điện tử, nhưng phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử”.
Quy định nói trên có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự phát triển của thương mại điện tử nói chung và hoạt động kế toán tài chính nói riêng. Theo đó chứng từ điện tử có thể được coi là chứng từ kế toán, pháp luật cũng quy định cho phép khả năng chuyển đổi giữa chứng từ điện tử và chứng từ giấy khi thỏa mãn các yêu cầu của pháp luật.
Bên cạnh vấn đề văn bản viết thì vấn đề "bản gốc" có liên quan chặt chẽ đến vấn đề "chữ ký" và "văn bản" trong môi truờng kinh doanh điện tử, thể hiện sự toàn vẹn của thông tin được chứa đựng trong văn bản. Điều 13 Luật giao dịch điện tử quy định, thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi thoả mãn hai điều kiện: (i) Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ
liệu hoàn chỉnh. Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu; (ii) Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điều 9 Nghị định 57/2006/NĐ-CP cũng quy định:
“1. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc nếu thỏa mãn đồng
thời cả hai điều kiện sau:
a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là chứng từ điện tử hay dạng khác.
b) Thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
2. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị chứng từ điện tử.
3. Tiêu chuẩn về sự tin cậy được xem xét phù hợp với mục đích thông tin được tạo ra và mọi bối cảnh liên quan”.
Có thể thấy quy định của Luật Giao dịch điện tử của Việt Nam về vấn đề bản gốc hoàn toàn được xây dựng phù hợp với quy định của Luật mẫu về Thương mại điện tử. Theo tư duy thông thường, “gốc” của sự vật, hiện tượng được xác định là cái duy nhất, cái đầu tiên. Trong môi trường điện tử thì đây là một việc khó khăn để xác định thông điệp dữ liệu nào là thông điệp gốc. Trong môi trường điện tử, người ta không quan tâm tới nguồn gốc của thông tin mà tập trung tới tính toàn vẹn của thông điệp đó. Toàn vẹn theo quy định được hiểu là nội dung của thông điệp dữ liệu được giữ nguyên, chưa bị thay đổi trừ những thay đổi về mặt hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu giữ, hiển thị thông điệp dữ liệu.
Điều 8 Luật mẫu về Thương mại điện tử quy định: ““1. Trong trường
hợp pháp luật quy định một thông tin phải được thể hiện hoặc lưu giữ dưới hình thức bản gốc, thì một bản tin số được coi là thoả mãn điều kiện trên trong các trường hợp sau:
a. Bảo đảm đủ độ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin dể từ thời điểm
thông tin được tạo ra lần đầu, dưới hình thức chính thức cuối cùng là một bản thông tin hay một hình thức khác;
b. Thông tin chứa trong bản tin số đó có thể giới thiệu được cho người
mà nó cần phải được giới thiệu, trong trường hợp pháp luật quy định một thông tin phải được giới thiệu cho mọi người.
2. Điều kiện quy định tại khoản 1 thể hiện dưới dạng một nghĩa vụ bắt
buộc hoặc pháp luật chỉ đơn thuần quy định các hệ quả pháp lý nếu thông tin không được giới thiệu hoặc lưu trữ dưới dạng văn bản gốc.
3. Theo quy định tại điểm a, khoản 1 :
a. Sự toàn ven của thông tin được đánh giá tuỳ thuộc vào việc thông tin
có đầy đủ không và đã bị thay đổi chưa, trừ các trường hợp bổ sung, sửa đổi thực hiện trong tiến trình thông thường của việc thông tin liên lạc, lưu giữ và giới thiệu thông tin.
b. Mức độ tin cậy của thông tin được đánh giá tuỳ thuộc vào đối tượng
vì nó mà thông tin được tạo ra và tính đến tất cả các tình huống liên quan. 4. Các quy định tại điều này không áp dụng trong các trường hợp sau đây:”
Về vấn đề này, không chỉ Luật mẫu về Thương mại điện tử mà Công ước của Liên Hiệp quốc về sử dụng phương tiện điện tử trong Hợp đồng quốc tế, Pháp lệnh về Giao dịch điện tử của Hồng Kông - Trung Quốc, Luật Thống nhất về Giao dịch điện tử của Hoa Kỳ/các bang của Hoa Kỳ, Luật Giao dịch điện tử của Singapore hay Canada đều quy định về giá trị gốc của bản ghi điện tử, nếu nó đảm bảo độ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin và các yêu cầu khác giống như quy định của Luật mẫu về Thương mại điện tử.
Chẳng hạn tại Điều 9 Khoản 4 Công ước của Liên Hiệp quốc về sử dụng phương tiện điện tử trong Hợp đồng quy định: “Trường hợp pháp luật yêu
cầu hợp đồng phải được thể hiện hoặc lưu giữ dưới dạng bản gốc, thì nó được coi là đáp ứng yêu cầu này, nếu: (a) Có chứa đựng bằng chứng tin cậy đối với thông tin được tạo ra kể từ thời điểm được tạo ra lần đầu tiên dưới hình thức cuối cùng là một bản thông tin điện tử hoặc hình thức khác; và (b) Trường hợp yêu cầu thông tin đó phải chứa đựng các nội dung có khả năng được giới thiệu cho người khác”; Mục 7 Phần 3 Pháp lệnh về giáo dịch điện
tử của Hồng Kông - Trung Quốc cũng có quy định tương tự về vấn đề này. Như vậy, có thể nói trong môi trường điện tử, tính toàn vẹn là cơ sở quan trọng để khẳng định tính gốc của thông tin.
Các quy định pháp luật nói trên về giá trị gốc của thông điệp dữ liệu là cơ sở pháp lý quan trọng và tương đối đầy đủ cho sự tồn tại của thông điệp dữ liệu nói riêng và các giao dịch điện tử nói chung được phát triển, tạo niềm tin cho các chủ thể chủ động trong việc sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện các hoạt động giao dịch.
Công nhận thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản viết, văn bản gốc đã tạo ra cơ sở pháp lý tương đối đầy đủ và là niềm tin để các bên lựa chọn thực hiện giao dịch thông qua hình thức điện tử. Để củng cố niềm tin và khẳng định căn cứ pháp lý vững chắc cho các thông tin chứa đựng trong thông điệp dữ liệu, các văn bản pháp luật về vấn đề này còn quy định và khẳng định thông tin chứa đựng trong thông điệp dữ liệu có thể có giá trị làm chứng cứ nếu chúng thỏa mãn các quy định của pháp luật.
Điều 11 Luật Giao dịch điện tử quy định: “1. Thông điệp dữ liệu không
bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. 2. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ
liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác”. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điều 9 Luật mẫu về Thương mại điện tử cũng quy định: “1. Không được viện dẫn một quy định về cung cấp chứng cứ trong một thủ tục pháp lý để bác bỏ khả năng chấp nhận một bản tin số được cung cấp làm bằng chứng:
a. Với lý do đó là một bản tin số, nên không thể sử dụng làm bằng chứng được; hoặc..
b. Với lý do là bản tin đó không thể hiện dưới dạng bản gốc, trong trường hợp đó là chứng cứ có giá trị nhất mà người phải cung cấp chứng cứ có thể có được.
Thông tin được thể hiện dưới dạng một bản tin số được công nhận tính xác thực. Tính xác thực được đánh giá tuỳ thuộc vào độ tin cậy của cách thức tạo ra, lưu giữ và truyền tải bản tin, độ tin cậy của cách thức bảo toàn tính toàn toàn vẹn của thông tin, cách thức xác định căn cước của người gửi tin và tuỳ thuộc mọi đánh giá xác đáng khác”.
Như vậy, giá trị làm chứng cứ của một thông tin thể hiện qua thông điệp dữ liệu/bản tin số không bị phủ nhận bởi cách thức thông tin đó được thể hiện cho dù nó có được thể hiện dưới dạng bản gốc hay không.
Mục 9 Phần 3 Pháp lệnh về Giao dịch điện tử của Hồng Kông - Trung Quốc quy định rõ: “không ảnh hưởng tới các quy định về bằng chứng, một
bản ghi điện tử sẽ không bị phủ nhận giá trị làm chứng trong bất kỳ quy trình pháp lý nào chỉ bởi lý do duy nhất là bản ghi điện tử”; Mục 13 Luật
Thống nhất về giao dịch điện tử của bang Okalahoma - Hoa Kỳ, Điều 1306.12 Luật Giao dịch điện tử của bang Ohio Hoa Kỳ đều quy định rõ: “trong quá trình tố tụng, bằng chứng của một bản ghi hoặc một chữ ký
không thể bị loại trừ bởi lý do duy nhất là nó được thể hiện dưới hình thức điện tử ”.
Một thông điệp dữ liệu được coi là có giá trị chứng cứ khi chúng thỏa