0,000 382 191,000,000 2 20 0,000 331 66,200,000 3 10 0,000 429 42,900,000 4 5 0,000 153 7,650,000 5 2 0,000 52 1,040,000 6 1 0,000 17 170,000 7 5,000 21 105,000 Tổng cộng 309,065,000 III. Chênh lệch: 1.954 VNĐ - Lý do: + Thừa: ……… + Thiếu: ……… - Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Qua kiểm kê thực tế, Kế toán trưởng, thủ quỹ và những người có trách nhiệm liên quan thống nhất ký vào Biên bản kiểm kê quỹ xác nhận số tiền trên tại quỹ là đúng.
Biên bản kết thúc lúc 18h ngày 31 tháng 03 năm 2015.
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Nhân viên kiểm kê
2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV
Các nghiệp vụ kinh tế về vốn bằng tiền phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng thường có giá trị tương đối lớn (như thu phí của các cuộc kiểm toán xây dựng công trình có quy mô vốn đầu tư lớn, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ, trả tiền thuê mặt bằng, trụ sở, thanh toán tiền thuê/ mua tài sản có giá trị lớn…) hoặc là những khoản bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng (thu phí của khách hàng ở xa, nộp phí hội viên, đóng thuế, nộp phí, lệ phí cho nhà nước…). Để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán các khoản với các đối tượng bên ngoài, công ty TNHH Kiểm toán KTV đăng ký mở tài khoản giao dịch thường xuyên tại ba ngân hàng: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank) và ngân hàng Quốc tế (VIB).
2.2.1. Chứng từ sử dụng
Có thể nói tiền gửi ngân hàng là bộ phận chủ yếu của vốn bằng tiền mà công ty ký gửi tại ngân hàng. Việc rút hoặc chuyển khoản để chi trả bằng tiền gửi ngân hàng phải có chứng từ nộp, lĩnh hoặc chứng từ thanh toán phù hợp với các thể thức thanh toán và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được ghi chép, phản ánh vào tài khoản 112. Tài khoản này phản ánh tình hình tăng giảm và số dư của các tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng. Để tiện theo dõi và quản lý các khoản tiền gửi tại các ngân hàng khác nhau, Công ty TNHH Kiểm toán KTV chi tiết tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng thành ba tài khoản con, tương ứng với ba ngân hàng mà công ty đăng ký tài khoản giao dịch:
- TK 11211 : Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng Vietcombank - TK 11213 : Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng Sacombank - TK 11214 : Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng VIB
Các chứng từ được sử dụng liên quan đến nghiệp vụ này: - Giấy báo Nợ, Giấy báo Có
- Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi - Séc
- Sổ phụ ngân hàng
- Giấy báo số dư ngân hàng.
2.2.2. Kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng được coi là tài sản mang tính an toàn cao lại thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán của doanh nghiệp, vì giao dịch qua ngân hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, xóa bỏ khoảng cách về địa lý, mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến tiền… Bên cạnh đó, Luật kế toán còn quy định đối với những giao dịch có giá trị trên 20 triệu đồng thì doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế và tính là chi phí hợp lý trừ vào thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tại công ty TNHH Kiểm toán KTV, kế toán tiền mặt đồng thời đảm nhận công việc kế toán tiền gửi ngân hàng. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ do Ngân hàng chuyển đến, kế toán đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo để ghi sổ chi tiết tài khoản 112 – chi tiết theo từng ngân hàng giao dịch. Định kỳ 5 đến 7 ngày, kế toán lấy số liệu trên sổ phụ của ngân hàng để so sánh, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ kế toán để kiểm tra xem thông tin đã được phản ánh chính xác và trùng khớp hay chưa. Nếu có sự chênh lệch số liệu trong các nghiệp vụ giữa kế toán và ngân hàng, nhân viên kế toán tiền mặt phải báo cáo với Kế toán trưởng đồng thời thông báo cho ngân hàng để xử lý kịp thời. Trường hợp đến cuối tháng mà chênh lệch vẫn chưa được xử lý thì kế toán sẽ lấy thông tin từ ngân hàng làm cơ sở ghi sổ, khoản chênh lệch được ghi vào tài khoản 338 nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng; ngược lại thì ghi vào tài khoản 338. Ngoài ra, kế toán phải nhanh
chóng xác định nguyên nhân của khoản chênh lệch để tìm ra biện pháp xử lý phù hợp, kịp thời.
Ví dụ 3: Ngày 21/03/2015, Quỹ tín dụng nhân dân Quang Minh thanh toán phi kiểm toán cho công ty TNHH Kiểm toán KTV theo hợp đồng số 1195/KTV-HĐKT (lần 1)_Quỹ tín dụng nhân dân Quang Minh tại Ngân hàng
Vietcombank chi nhánh Hà Nội, số tiền thanh toán là 14.000.000 đồng.
Sau khi khách hàng mang số tiền 14.000.000 đồng tới ngân hàng và yêu cầu nộp tiền để thanh toán cho công ty theo số tài khoản của KTV tại ngân hàng, Ngân hàng sẽ tiến hành thu tiền, làm các thủ tục cần thiết và gửi một phiếu hạch toán cho công ty. Phiếu hạch toán này tương tự như một Giấy báo Có của ngân hàng.
Biểu 2.10: Mẫu phiếu hạch toán
Vietcombank PHIẾU HẠCH TOÁN
Vietcombank Hanoi Mã VAT: 0100115692006
002 HAN0020300 09 Adr08 15:21:49 LPC LN PI RPM CSA D070.0023 0-002-9-36-013412-3/02143
TÀI KHOẢN (ACCOUNT): 04211 0-002-1-00- 0465412
Nợ: (DEBIT): Quỹ TDND Quang Minh 14.000.000 VND
Có 1: (CREDIT 1):
Có 2: (CREDIT 2): TIEN GUI NGAN HANG Có 3: (CREDIT 3):
14.000.000 VND
SỐ TIỀN BẰNG CHỮ: MƯỜI BỐN TRIỆU ĐỒNG CHẴN.
NỘI DUNG: QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN QUANG MINH CHUYỂN TIỀN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc
Căn cứ trên Phiếu hạch toán và sổ hạch toán chi tiết của ngân hàng (Sổ phụ ngân hàng), kế toán vốn bằng tiền sẽ phản ánh vào phần mềm kế toán, cụ
thể là sổ chi tiết tài khoản 11211_ chi tiết cho ngân hàng Vietcombank như sau:
để phục vụ nhu cầu chi trả lương cho nhân viên. Do đó, tài khoản này thường chỉ phát sinh các nghiệp vụ vào đầu hoặc cuối tháng, khi công ty có kế hoạch trả lương cho nhân viên. Đồng thời, tài khoản này cũng thường có số dư không nhiều. Thông thường, khi đến kì trả lương, kế toán mới chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản của ngân hàng khác hoặc rút tiền mặt nộp vào tài khoản tại ngân hàng VIB để phục vụ trả lương. Số tiền trong mỗi lần giao dịch chỉ tương đương hoặc lớn hơn tổng số lương phải thanh toán cho nhân viên không nhiều, do đó tài khoản này thường có số dư rất nhỏ.
Ví dụ 4: Dựa vào bảng tính và thanh toán lương nhân viên tháng 2/2015 do kế toán tiền lương đã tính toán và cung cấp, kế toán phần hành vốn bằng tiền chịu trách nhiệm nộp tiền mặt vào tài khoản để thanh toán lương cho nhân viên.
Sau khi kế toán nộp tiền mặt vào tài khoản, sẽ có mẫu giấy nộp tiền như biểu 2.12. Kế toán sẽ căn cứ vào giấy nộp tiền và bảng thanh toán tiền lương nhân viên để tiến hành ghi sổ tiền gửi ngân hàng VIB như sau:
2.2.3. Kế toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng là khoản mục vốn lưu động quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Mọi nghiệp vụ tăng (giảm) tiền gửi ngân hàng đều được kế toán phản ánh, theo dõi một cách chính xác, kịp thời. Tương tự các nghiệp vụ về tiền mặt, kế toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng cũng được máy tính và phần mềm tự động cập nhật, lưu chuyển từ các chứng từ được trên máy được nhập lúc phát sinh để vào sổ kế toán tổng hợp.
Với phần mềm kế toán máy sử dụng, các dữ liệu được tự động cập nhật sau mỗi nghiệp vụ đến cuối kì được tổng hợp để tạo ra sổ Cái tài khoản 112 đồng thời phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị phục vụ nhu cầu quản lý của công ty. Mẫu sổ Cái tài khoản 112 của công ty TNHH Kiểm toán KTV cho kì kế toán từ 1/10/2014 đến 31 tháng 3 năm 2015 như sau:
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KTV
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV
3.1.1. Ưu điểm
Trải qua hơn tám năm hình thành và phát triển - một quãng thời gian không phải là dài so với mặt bằng chung của những công ty kiểm toán trong nước, tuy nhiên Công ty TNHH Kiểm toán KTV đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận, đóng góp chung vào sự phát triển của ngành kế toán- kiểm toán Việt Nam. Từ chỗ chỉ là một công ty với quy mô ban đầu khá khiêm tốn (Vốn điều lệ ban đầu chỉ 250 triệu đồng), đội ngũ nhân sự non trẻ và dịch vụ cung cấp chủ yếu là kiểm toán và tư vấn thì cho đến nay, dưới sự chỉ đạo sáng suốt của những người quản lý, cũng đồng thời là những chủ sở hữu, người sáng lập lên công ty, KTV đã phát triển thành một đơn vị vững chắc, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, thống nhất; mức vốn đầu tư với quy mô tăng lên hàng chục lần; dịch vụ đa dạng, phong phú với chất lượng ngày càng được đảm bảo để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Công ty đã và đang dần khẳng định được vị trí mình, góp phần vào sự phát triển chung của nghề kế toán – kiểm toán Việt Nam đáp ứng tốt nhu cầu của xã hội, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng cũng được củng cố và ngày càng chặt chẽ, hoàn thiện hơn. Công tác kế toán trong đó có phần hành kế toán vốn bằng tiền luôn được KTV coi trọng. Với đặc điểm là một công ty kinh doanh, cung cấp dịch vụ, tài sản lưu động trong đó chủ yếu là vốn bằng tiền chiếm một tỉ trọng khá lớn trong tổng tài sản. Hơn nữa, chi phí dịch vụ mua ngoài bằng tiền phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ là yếu tố quan trọng trong tổng chi phí kinh doanh của KTV. Chính vì vậy mà công ty rất
quan tâm đến phần hành kế toán vốn bằng tiền, xác định đây là một điểm then chốt để quản lý tốt tài sản bằng tiền, kiểm soát tốt chi phí nhằm hạ giá thành cung cấp dịch vụ, tăng sức cạnh tranh cho công ty.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại công ty có một số ưu điểm sau:
Thứ nhất, trong công tác quản lý vốn bằng tiền
Công ty đã tổ chức quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ và khoa học. Thể hiện ở việc công ty đã phân công, phân nhiệm trong từng khâu, từng nghiệp vụ cho các cá nhân, phòng ban đảm nhiệm do đó gắn được trách nhiệm của từng người đối với phần công việc được giao nên công việc được tiến hành một cách có hệ thống, đồng bộ và hiệu quả.
- Nghiệp vụ thu tiền: Tiền thu về (bao gồm tiền mặt và chuyển khoản) của KTV chủ yếu là doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ. Do đó, số tiền thu về tại công ty được xác định trên cơ sở các hợp đồng cung cấp dịch vụ đã ký kết với khách hàng. Người thực hiện việc thu tiền thường là nhân viên phòng kinh doanh hoặc khách hàng tự chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của công ty. Đối với doanh thu thu về bằng tiền mặt, nhân viên kế toán phụ trách phần hành phải tiến hành kiểm đếm tiền thu về xem có khớp với số tiền trên hóa đơn đã phát hành hay không, sau đó mới lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ nhập quỹ tiền mặt. Ngược lại, với doanh thu được chuyển khoản, công ty cũng thường xuyên kiểm tra, theo dõi số dư khi có các phát sinh để xác định xem khách hàng có chuyển đúng số tiền theo hợp đồng và hóa đơn đầu ra hay không.
- Nghiệp vụ chi tiền: Tại KTV, hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí bằng tiền phát sinh khá thường xuyên, trong đó có nhiều loại chi phí lại tương đối khó kiểm soát. Vì vậy, để quản lý và sử dụng vốn bằng
tiền một cách hiệu quả và khoa học, công ty đã đặt ra những yêu cầu quản lý đối với các nghiệp vụ chi tiền rất chặt chẽ. Theo đó, mọi nghiệp vụ khi cần chi tiền đều cần phải có sự phê duyệt trước của Giám đốc. Các khoản chi phí thường xuyên phát sinh thì đều được xây dựng trước một khung định mức, quy định rõ ràng trong nội quy công ty cho toàn bộ nhân viên áp dụng và thực hiện theo. Tuy rằng những yêu cầu đối với các nghiệp vụ chi tiền rất chặt chẽ những nó vẫn đảm bảo được tính linh hoạt phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chứ không hề cứng nhắc, máy móc. Ví dụ như Giám đốc là người có chức năng phê duyệt các khoản chi của công ty tuy nhiên trong trường hợp cần thiết, nếu Giám đốc đi vắng thì Kế toán trưởng có thể được ủy quyền phê duyệt thay Giám đốc những yêu cầu chi của công ty...
- Quản lý vốn bằng tiền: Để quản lý vốn bằng tiền một cách hiệu quả nhất, Công ty đã tiến hành phân công, phân nhiệm cho từng người một cách khoa học, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, không kiêm nhiệm những vị trí công việc dễ gian lận, móc ngoặc… mà vẫn đảm bảo các nhân viên có thể hỗ trợ và kiểm tra chéo lẫn nhau. Điều đó thể hiện ở việc công ty tách biệt giữa người giữ tiền, người ghi chép, kế toán với người có chức năng phê duyệt; ba vị trí là ba cá nhân khác nhau. Đồng thời, trong quá trình làm việc, kế toán tổng hợp và kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra và hỗ trợ những kế toán phần hành để đảm bảo công việc được tiến hành trôi chảy, kịp thời phát hiện ra những sai phạm và đưa ra hướng giải quyết, xử lý kịp thời.
Thứ hai, trong công tác kế toán vốn bằng tiền
Việc hạch toán vốn bằng tiền được KTV thực hiện theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Công ty tiến hành theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ thu chi phát sinh hàng ngày. Việc ghi chép thường xuyên, song song của cả kế toán và thủ quỹ giúp cho thông tin về số tiền tồn quỹ luôn được phản ánh một cách chính xác, kịp thời do có
sự so sánh, đối chiếu giữa các bộ phận với nhau, tránh sai sót do nhầm lẫn hay hành vi gian lận của nhân viên. Để hạch toán chi tiết vốn bằng tiền, đối với tiền gửi ngân hàng, công ty tiến hành mở các sổ chi tiết theo từng ngân hàng mà công ty có đăng ký giao dịch giúp cho việc quản lý được thuận tiện, dễ dàng.
Cơ sở vật chất phục vụ cho công việc của phòng kế toán được trang bị khá đầy đủ và hiện đại, đảm bảo phục vụ tốt cho công tác kế toán trên máy. Vì vậy, sự kết hợp giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp dưới hình thức “Nhật ký chung” được phát huy cao độ.
Công việc hạch toán, ghi chép ban đầu các nghiệp vụ thu chi đều đảm bảo được thực hiện đầy đủ theo đúng quy trình. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền nói riêng đều đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Các bộ chứng từ gốc và sổ