Sơ đồ 5.1. Cấu trúc hệ thống nhận dạng bảng điểm sinh viên Các khối trong sơ đồ 5. 1 của hệ thống:
Bảng điểm sinh viên: là bảng điểm ở dạng văn bản giấy, chứa các thông tin về môn học, thời gian và địa điểm thi và phần chi tiết bảng điểm gồm các điểm kiểm tra và điểm thi do cán bộ giảng dạy ghi vào.
Bộ tiếp nhận ảnh: có thể là máy ảnh kỹ thuật số có độ phân giải cao hoặc máy quét để có thể sao chụp lại ảnh của bảng điểm sinh viên và chuyển các dữ liệu
Bộ tiếp nhận ảnh (Scanner, Digital Camera,…) Bộ xử lý bảng điểm CSDL Ảnh dưới định dạng phù hợp (bmp, png,…) Bảng điểm thô Danh sách sinh viên So sánh Bảng điểm scan (pdf) Bảng điểm chính thức Bảng điểm sinh viên
ảnh này thành dạng tập tin máy tính. Thông thường ở phòng Đào tạo thường sử dụng máy quét hơn, định dạng ảnh có thể ở dạng .png, .bmp, .jpg,…
Bộ xử lý bảng điểm: đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng và thể hiện vai trò chính trong hệ thống này, thực hiện các thao tác tiền xử lý, nhận dạng để từ đó đầu ra của khối là tập các bảng điểm thô (chưa qua kiểm chứng độ chính xác).
So sánh: nhiệm vụ của khối này là so sánh hai tập bảng điểm thô và bảng điểm thật (có thể ở dạng tập tin .pdf) để từ đó xác thực độ chính xác của quá trình nhận dạng.
Cơ sở dữ liệu: đây là nơi lưu trữ danh sách sinh viên có các cột điểm còn trống và cũng là nơi tiếp nhận các bảng điểm chính thức đã được kiểm chứng.
b. Quy trình thực hiện của hệ thống
Đầu mỗi đợt học của từng học kỳ trong năm học, chuyên viên phòng đào tạo sẽ dựa trên các lớp môn học trong hệ thống đăng ký môn học của sinh viên để in bảng điểm sinh viên của lớp môn học đó, gọi là Danh sách và phiếu ghi điểm sinh viên thi. Bảng điểm này bao gồm có hai phần là phần thông tin bảng điểm và chi tiết bảng điểm. Thông tin bảng điểm bao gồm: học kỳ, năm học, môn học (mã môn học, tên môn học, số tín chỉ), nhóm môn học, thời gian thi, phòng thi, giảng viên, số thứ tự trang. Chi tiết bảng điểm bao gồm: số thứ tự, sinh viên (mã số sinh viên, họ và tên sinh viên, ngày sinh, lớp), điểm kiểm tra, điểm thi. Trong phần chi tiết bảng điểm, hai cột điểm kiểm tra và điểm thi được để trống.
Cuối đợt học đó, phòng Đào tạo sẽ tổ chức thi kết thúc môn học cho sinh viên. Sau khi chấm bài thi xong, giảng viên phụ trách giảng dạy lớp sẽ điền điểm kiểm tra và điểm thi của sinh viên vào hai cột điểm của bảng điểm rồi nộp về cho phòng Đào tạo. Chuyên viên phòng Đào tạo phụ trách từng khoa sẽ dùng máy quét (hoặc máy ảnh kỹ thuật số độ phân giải cao) để chụp lại các bảng điểm thành các tập tin hình ảnh có định dạng .png, .bmp hoặc .jpg và lưu vào máy tính. Mỗi bảng
điểm này sẽ được sao chép ra thành hai bản, một bản được chuyển sang định dạng tập tin .pdf, một bản được đưa vào chương trình xử lý bảng điểm.
Trong chương trình xử lý bảng điểm, các điểm số trong cột điểm kiểm tra và điểm thi sẽ được đưa qua xử lý nhận dạng cho ra danh mục điểm theo số thứ tự sinh viên. Đồng thời lúc đó, danh sách sinh viên tương ứng với bảng điểm trong cơ sở dữ liệu sẽ được đưa lên. Chương trình sẽ kết hợp danh sách sinh viên với danh mục điểm theo đúng số thứ tự sinh viên để tạo thành bảng điểm thô (vì bảng điểm này chưa qua kiểm chứng độ chính xác).
Các bảng điểm đã được chuyển sang định dạng tập tin .pdf sẽ được đưa lên trang web của phòng Đào tạo tại mục Bảng điểm scan. Đồng thời các bảng điểm thô cũng sẽ được đưa lên trang web của phòng Đào tạo tại mục Bảng điểm tạm thời. Trong thời gian nhất định khoảng 2 tuần kể từ ngày phòng Đào tạo ra thông báo kiểm tra điểm, sinh viên phải tự lên trang web phòng Đào tạo và kiểm tra điểm của mình trong mục Bảng điểm tạm thời có đúng với trong mục Bảng điểm scan hay không, nếu điểm bị sai phải gửi email đến địa chỉ email cụ thể do phòng Đào tạo quy định để yêu cầu được chỉnh sửa. Qua thời hạn trên, bảng điểm thô ở mục Bảng điểm tạm thời đã được cập nhật lỗi sai sẽ trở thành bảng điểm chính thức và được lưu vào cơ sở dữ liệu.
Hình 5.1. Minh họa một bảng điểm sinh viên