Trong những năm qua hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng phát triển ,chủng loại sản phẩm xuất khẩu ngày càng đa dạng,phong phú đi đôi với thị trường xuất khẩu ngày càng mở rộng. Để đạt được két quả như vậy, là nhờ vào sự nỗ lực của nhân viên toàn công ty cũng như sự nỗ lực của nhân viên trong công tác thanh toán ,đây có thể coi là một hoạt động mang tính quyết định sự thành công của mỗi thương
vụ kinh doanh tại công ty. Chính vì tính chất quan trọng của công tác này, công ty luôn đặt mục tiêu: “An toàn, nhanh chóng, giảm lệ phí trong thanh toán”. Đây là mục tiêu lâu dài của công ty .
2.3.2.Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác thanh toán mặt hàng Tôm xuất khẩu sang Mỹ tại công ty
a.Biện pháp 1 : Hoàn thiện các điều kiện trong thanh toán a.1.Địa điểm thanh toán
Công ty tiếp tục duy trì việc lựa chọn điểm thanh toán trong nước. Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc lập và xuất trình bộ chứng từ, tối thiểu hóa được chi phí chuyển tiền nếu phải thanh toán ở một nước khác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp để cạnh tranh với các đối thủ khác cũng như tiềm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ với họ thì công có thể chấp nhận địa điểm thanh toán là ở nước người mua.
a.2.Thời hạn thanh toán
Duy trì việc sử dụng thời hạn thanh toán trả ngay
Trả ngay là một hình thức được sử dụng phổ biến trong hoạt động ngoại thương. Trả ngay thể hiện thiện chí của bên mua và bên bán và quan trọng không bên nào chiếm dụng vốn bên nào. Hiện nay, trong thanh toán mặt hàng Tôm với khách hàng Mỹ, phần lớn công ty sử dụng thời hạn thanh toán trả ngay. Đây là một thuận lợi với công ty bởi vì khi sử dụng thời hạn này công ty sẽ thu hồi vốn nhanh hơn, tạo điều kiện cho việc thực hiện các hợp đồng khác. Mặt khác, khách hàng Mỹ có thói quen sử dụng thời hạn trả ngay, nên sử dụng thời hạn này sẽ thích hợp cho cả hai bên. Vì vậy, duy trì thời hạn này là cần thiết với công ty. Tuy nhiên, để tránh tình trạng khách hàng kéo dài thời gian thanh toán, công ty cần phải qui định rõ thời hạn trả ngay dựa trên các căn cứ sau:
- Dựa vào việc giao hàng lên phương tiện vận chuyển:
Trong trường hợp này, khách hàng sẽ trả tiền ngay cho công ty sau khi công ty hoàn thành nghĩa vụ giao hàng lên phương tiện vận tải tại nơi giao hàng. Chẳng hạn khi công ty xuất khẩu Tôm sang Mỹ theo điều kiện CFR, sau khi giao hàng lên tàu công ty sẽ nhận được vận đơn của thuyền trưởng, khi đó công ty thông báo cho khách hàng và yêu cầu trả tiền ngay.
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, công ty lập bộ chứng từ hàng hóa và chuyển đến khách hàng, khách hàng trả tiền ngay sau khi nhận được bộ chứng từ. Công ty có thể chuyển chứng từ cho khách hàng theo nhiều cách như qua đường bưu điện quốc tế, qua thuyền trưởng hoặc qua hệ thống ngân hàng quốc tế.
- Dựa vào việc nhận hàng thực tế:
Trong trường hợp này, khách hàng trả tiền ngay cho công ty sau khi nhận xong hàng hóa tại cảng đi hoặc cảng đến.
Linh hoạt sử dụng thời hạn thanh toán trả sau
Hiện nay trên thế giới đang tăng mạnh vai trò mua chịu bán chịu. Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu người mua công ty có thể chủ động trong việc sử dụng thời hạn thanh toán trả sau vì thị trường ngày nay càng thuộc về người mua nhiều hơn .
Trong xu thế cạnh tranh gay gắt như ngày nay thì công ty nên linh hoạt sử dụng hình thức thanh toán trả sau để có thể cạnh tranh với các đối thủ khác để thu hút các khách hàng tiềm năng đồng thời thiết lập được nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác, đặc biệt là những đối tác đã tạo được uy tín và làm ăn lâu dài với công ty.
Thương lượng với khách hàng trong sử dụng thời hạn thanh toán trả trước
Trả trước là việc người mua trả cho người bán toàn bộ hay một phần tiền hàng trước khi người bán đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua, cụ thể là trước lúc giao hàng. Đây sẽ là một thuận lợi rất lớn nếu công ty đạt được điều kiện này với khách hàng. Thuận lợi thứ nhất là công ty sẽ có một nguồn tài chính để tiến hành tốt công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu, qua đó thực hiện tốt hợp đồng đã kí kết. Thứ hai là đề phòng được nhiều nhập khẩu từ chối nhận hàng hay hủy hợp đồng…
Tuy nhiên, thuyết phục khách hàng sư dụng thời hạn này không phải dễ dàng do thói quen sử dụng thời hạn trả ngay của họ. Công ty chỉ nên áp dụng thời hạn trả trước khi khách hàng có nhu cầu nhập khẩu một lượng hàng lớn, đa dạng về chủng loại hoặc khi lượng hàng xuất khẩu khan hiếm do tính thời vụ. Ngoài ra, công ty cũng nên áp dụng thời hạn này khi tiến hành giao dịch với khách hàng mới hoặc những khách hàng bị mất uy tín với công ty.
Có hai loại trả trước công ty cần phải lưu ý khi sử dụng:
- Khách hàng trả tiền cho công ty sau x ngày kể từ sau ngày kí hợp đồng hoặc sau ngày hợp đồng có hiệu lực. Mục đích của loại này là khách hàng cấp tín dụng cho công ty. Công ty cần phải thống nhất với khách hàng cách ứng tiền và hoàn trả tiền
ứng trước, có thể hoàn trả bằng cách khấu trừ vào hóa đơn của từng chuyến giao hàng hoặc hoàn trả sau khi kết thúc hợp đồng. Công ty cần phải lưu ý giá hàng hợp đồng này phải nhỏ hơn giá hàng trả tiền ngay, vì phần chênh lêch này là tiền lãi phát sinh của số tiền ứng trước tạo ra ( số tiền lãi này không tính theo lãi suất cho vay thông thường) mà công ty cần phải giảm giá cho khách hàng.
Công thức tính giảm giá như sau: DP={Pu[(1+R)n-1]}/Q Trong đó: * DP: Chiết khấu giá trị trên một đơn vị hàng hóa
* Pu: Tiền ứng trước * R: lãi suất(tháng ,năm)
* n: thời hạn cấp tín dụng ứng trước(tháng,năm) * Q: số lượng hàng hóa của hợp đồng
Ví dụ: Gỉa sử công ty kí kết hợp đồng xuất khẩu Tôm sang Mỹ với số lượng 50 tấn, trị giá 250 000USD, số tiền khách hàng ứng trước cho công ty là 50 000 USD .Trong đó R=5%/tháng,n=5 tháng.
Khi đó: DP={50000[(1+0.05)5-1]}/50=276.28 USD Vậy mỗi tấn phải được giảm 276.28 USD
- Khách hàng trả tiền cho công ty x ngày trước ngày giao hàng. Mục đích của loại này là đặt cọc. Số tiền trả trước này thường nhỏ, thường bao gồm số tiền lãi phát sinh, những khoản thu nhập đáng ra công ty được hưởng, chi phí cơ hội, phạt vi ước. Tiền này thường được khấu trừ trong giá trị thanh toán khi kết thúc hợp đồng. Số tiền này được tính như sau:
+ Trong trường hợp kí hợp đồng với giá bán cao hơn so với giá bình quân trên thị trường, số tiền trả trước được tính như sau: Pu = Q (Ph-Pt)
Trong đó: * Pu: Tiền ứng trước * Q: số lượng hàng hóa * Ph: Gía hợp đồng cao
* Pt: giá bình quân trên thị trường (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ví dụ: Gỉa sử công ty kí kết một hợp đồng xuất khẩu Tôm sang Mỹ với số lượng 50 tấn,giá 5000 USD/tấn FOB Đà Nẵng trong khi đó giá thị trường là 4500 USD/tấn khi đó khách hàng trả trước một số tiền là:
Số tiền này thực chất là phần chênh lệch giữa giá cao và giá bình quân trên thị trường để tránh trường hợp khách hàng không thực hiện hợp đồng vì nhu cầu giảm sút.
+ Trong trường hợp công ty không tin tưởng vào khả năng thanh toán của khách hàng, công ty yêu cầu khách hàng trả trước một số tiền căn cứ vào số tiền phạt hợp đồng (nếu vi phạm) và những tổn thất dự kiến mà công ty phải chịu (nếu phải chậm thanh toán ). Số tiền này được tính như sau: Pu=Thd[(1+R)n-1]+Tf
Trong đó : * Thd[(1+R)n-1] : tiền lãi vay ngân hàng * R : lãi suất vay ngân hàng
* n :t hời hạn vay của người xuất khẩu * Tf: tiền phạt vi ước hợp đồng
Ví dụ :Gỉa sử công ty kí kết hợp đồng xuất khẩu Tôm sang Mỹ với số lượng 50 tấn, trị giá 250000 USD .Trong đó R=5%/tháng,n=5 tháng, D=5% tổng trị giá hợp đồng. Khi đó khách hàng trả trước một số tiền là :
PA=250000[(1+5%)5-]+5%*250000=81570.39 USD
b.Biện pháp 2 :Hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán b.1.Lựa chọn ngân hàng thanh toán
Lựa chọn ngân hàng phát hành L/C
Trong phương thức tín dụng chứng từ, việc lựa chọn ngân hàng phát hành có ý nghĩa cực kì quan trọng đối với người xuất khẩu bởi ngân hàng phát hành là người đại diện duy nhất cho người nhập khẩu đứng ra cam kết, thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu khi họ xuất trình bộ chứng từ thanh toán. Vì vậy, lựa chọn ngân hàng an toàn sẽ đảm bảo được khả năng thanh toán cho người xuất khẩu là lớn nhất và rủi ro là thấp nhất.
Đối với công ty khả năng nắm bắt thông về các ngân hàng tại Mỹ và trên thế giới còn hạn chế. Giả sử tình hình tài chính tại một ngân hàng nào đó bị biến động, công ty lại không nắm bắt thông tin kịp thời về ngân hàng đó, mà chính ngân hàng này lại đứng ra cam kết trả tiền cho công ty thì rủi ro trong thanh toán của công ty là rất cao. Thêm vào đó việc lựa chọn ngân hàng phát hành L/C phụ thuộc vào nhà nhập khẩu, công ty chỉ có vai trò tác động. Vì vậy, lựa chọn ngân hàng phát hành có uy tín luôn là vấn đề đặt ra của công ty hiện nay cũng như sau này.
Để đảm bảo khả năng thanh toán, công ty có thể lựa chọn ngân hàng phát hành theo hai cách:
- Lựa chọn ngân hàng phát hành từ khâu kí kết hợp đồng: công ty dựa vào kinh nghiệm của mình để có thể biết được ngân hàng phát hành có uy tín hay không. Đồng thời công ty có thể liên hệ với các ngân hàng truyền thống của mình để biết được thực trạng của ngân hàng đó hiện nay như thế nào và nêu đích danh ngân hàng đó trong hợp đồng.
- Nếu khách hàng chưa xác định ngân hàng phát hành ngay khi kí hợp đồng thì ngay lần đầu tiên tiếp nhận L/C, công ty nên kiểm tra ngân hàng này bằng cách thông qua ngân hàng thông báo. Nếu ngân hàng thông báo không rõ thông tin ngân hàng này thì công ty nên yêu cầu mở lại L/C tại một ngân hàng khác có uy tín. Sau đây một số ngân hàng có uy tín và tài chính mạnh tại Mỹ mà công ty yêu cầu khách hàng mở: Bank of America, Wells Fargo, Gmac LLC, Rigions Financial, Sun Trust,….
Lựa chọn ngân hàng thông báo:
Ngân hàng thông báo đóng vai trò trung gian trong suốt quá trình thanh toán của công ty. Ngân hàng này có trách nhiệm thông báo, kiểm tra tính chân thật của L/C gởi đến, kiểm tra nội dung của bộ chứng từ thanh toán mà công ty xuất trình,…Vì vậy, việc lựa chọn ngân hàng nào làm ngân hàng thông báo là việc làm rất cần thiết. Việc lựa chọn ngân hàng này phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Mối quan hệ của công ty với ngân hàng
- Uy tín và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của ngân hàng - Các chí liên quan từ ngân hàng
Hiện nay trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, hệ thống ngân hàng phát triển rất mạnh, nghiệp vụ thanh toán quốc tế của các ngân hàng ngày càng hoàn thiện, uy tín ngày càng cao và cước phí mang tính cạnh tranh. Tuy nhiên, trong quá trình thanh toán, các ngân hàng thông báo mà công ty tiến hành lựa chọn vẫn là ngân hàng Ngoại Thương chi nhánh Đà Nẵng và sở III ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Đà Nẵng. Sở dĩ công ty lựa chọn hai ngân hàng này là vì đây là hai ngân hàng có uy tín trên thị trường, có trình độ nghiệp vụ cao và có mối quan hệ lâu dài với công ty. Nhưng trong những năm gần đây, công ty có xu hướng chọn ngân hàng Sở III ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn làm ngân hàng thông báo cho mình. Và điều này là hoàn toàn phù hợp với mục tiêu trong công tác thanh toán của công ty: “An toàn, nhanh chóng, và giảm lệ phí trong thanh toán”.
Bảng 2.5: Bảng cước phí: ĐVT:USD Chí phí Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng Ngân hàng Agribank Đà Nẵng Ngân hàng Eximbank Đà Nẵng Ngân hàng Viettinbank Đà Nẵng Phí thông báo 20 20 15 20 Phí thông báo sửa đổi L/C 10/lần 10/lần 25/lần 10/lần Phí sửa đổi và tu chỉnh L/C 20-100 5-100 10-100 10-100 Phí thanh toán 0,2% (20-300) 0,18% (10-300) 0,18% (10-300) 0,2% (20-300) Phí chuyển tiếp L/C 20 15 18-20 20 Phí thông báo và tu chỉnh tăng tiền 0,1% (20-300) 0,1% (10-250) 0,1% (10-300) 0,1% (10-150)
b.2.Hoàn thiện công tác kiểm tra , tu chỉnh L/C Kiểm tra L/C
Là khâu cực kì quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ. Vì vậy, khi công ty tiếp nhận L/C từ ngân hàng, có thể nội dung mà công ty tiếp nhận không phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã kí. Nếu công ty không phát hiện ra điều này mà cứ tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì công ty sẽ không nhận được tiền thanh toán từ phía khách hàng và ngược lại, nếu giao hàng theo yêu cầu L/C thì lại vi phạm hợp đồng. Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồng mà công ty đã kí kết với khách hàng. Việc kiểm tra này phải chặt chẽ và kĩ lưỡng, để đảm bảo công ty có thể thực hiện được hợp đồng này hay không, đồng thời giảm được chí phí thông báo sửa chữa từ phía ngân hàng. Nội dung mà công ty cần kiểm tra kĩ lưỡng là:
• Loại L/C.
• Ngân hàng mở L/C.
• Tên và địa chỉ của người thụ hưởng. • Ngày mở L/C.
• Thời hạn giao hàng. • Số tiền.
• Cách thức giao hàng. • Cách thức vận tải. • Phần mô tả hàng hóa.
• Bộ chứng từ thanh toán: đây là nội dung tối quan trọng trong phương thức tín dụng chứng từ, và ngân hàng chỉ thanh toán khi công ty xuất trình bộ chứng từ đúng qui định của L/C. Do đó khi nhận đựơc L/C công ty cần kiểm tra kĩ qui định về bộ chứng từ trên các khía cạnh:
Số loại chứng từ phải xuất trình. Số lượng chứng từ đối với từng loại.
Nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại. Thời hạn muộn nhất phải xuất trình bộ chứng từ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi kiểm tra, nếu thấy chứng từ nào nằm ngoài khả năng thực hiện của công ty yêu cầu khách hàng tu chỉnh lại để khi xuất trình công ty được đảm bảo thanh toán.
Tu chỉnh L/C :
Sau khi kiểm tra L/C, nếu thấy không phù hợp với khả năng thực hiện của công ty hoặc thấy L/C mâu thuẫn với hợp đồng hai bên đã kí thì công ty đề nghị đối tác tu chỉnh lại L/C cho phù hợp. Khi tu chỉnh công ty phải làm thế nào để số lần tu chỉnh là ít nhất, qua đó tiết kiệm được chi phí và thời gian, bởi vì thời gian tu chỉnh kéo dài sẽ kéo theo thời gian thanh toán tăng lên, điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng thực hiện hợp đồng của công ty. Để tu chỉnh có hiệu quả, công ty nên liệt kê tất cả các điểm sai sót để tiến hành sửa đổi một lần, điều đó giúp công ty tiết kiệm được chi phí và thời