- Trong hoạt động kinh doanh: HAFIC rất chú trọng đến chất lƣợng sản
3.2. NHÓM GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN VHKD ĐỐI VỚI CÁC DN NÓI CHUNG
ĐỐI VỚI CÁC DN NÓI CHUNG
3.2.1. Xây dựng bộ triết lý kinh doanh hoàn chỉnh
Trong quá trình xây dựng VHKD, cần chú trọng tới việc thiết lập và phát triển các giá trị văn hóa cốt lõi của DN, các phƣơng pháp, kỹ thuật xác định và kiểm soát, phát triển các giá trị cốt lõ đó. Vì“Hệ thống giá trị cốt lõi là
động lực chủ yếu thúc đẩy sự phát triển của DN, là hạt nhân gắn kết mọi người trong DN với nhau, DN với khách hàng, DN với đối tác và DN với xã hội nói chung”.
Ban lãnh đạo DN phải đƣa ra đƣợc những tuyên bố công khai về những giá trị mà DN hƣớng tới và cam kết thực hiện bằng việc gƣơng mẫu và thƣờng xuyên truyền tải chúng vào các hoạt động của DN, điều đó sẽ tạo dựng niềm tin và hành vi noi theo cho nhân viên. Trong thực tế, không ít tổ chức khó thành công trong việc phát triển văn hóa tổ chức. Do lãnh đạo DN không đƣa ra đƣợc những tuyên bố rõ ràng về sứ mệnh, về mục tiêu, về giá trị cần phải xây dựng hoặc có sự không phù hợp giữa những tuyên bố này với cách thức thực thi chúng.
Ngoài ra, DN cần phải có các can thiệp trực tiếp vào hoạt động và cơ cấu của tổ chức để có sự phù hợp giữa giá trị và nhiệm vụ mới của tổ chức. Trong thực tế nhiều DN đƣa ra những tuyên bố về nhiệm vụ mới của mình nhƣng lại không đầu tƣ quan tâm thích đáng đến việc rà soát lại cơ cấu nhân sự, cơ cấu của tổ chức, dòng chảy công việc. Điều này dẫn đến mục tiêu đề ra sẽ không đạt đƣợc và có sự xung đột giữa “văn hóa đƣợc đề xƣớng” với “văn hóa trong thực tế”. Ví dụ, trong tuyển dụng nhân sự, việc đăng quảng cáo tuyển ngƣời của DN cần thể hiện rõ quan điểm, giá trị mà DN đòi hỏi.
3.2.2. Chuẩn hoá các quy tắc đạo đức nghề nghiệp
Bƣớc quan trọng trong xây dựng VHKD của các DN là đánh giá đạo đức của ngƣời lao động trong tổ chức để bảo đảm rằng họ luôn hành động có đạo đức khi thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao. Ngoài ra, việc ngăn chặn các hành động vi phạm nguyên tắc chế độ làm việc là việc làm thƣờng xuyên thể hiện bằng nhiều hình thức, đƣợc quy định dƣới dạng văn bản, quy chế cụ thể. Để thực hiện có hiệu quả, DN cần có những giải pháp thích hợp nhƣ:
- Quy định cụ thể những chuẩn mực đạo đức và những điều cấm kỵ trong hoạt động nghề nghiệp dƣới dạng cẩm nang. Trong đó, ghi rõ lập trƣờng, tôn chỉ của DN về đạo đức; đồng thời phải nêu rõ các hình thức kỷ luật, các biện pháp xử phạt và cách thông báo các hình thức xử phạt trong hệ thống; các điều khoản, quy tắc, quy trình thực hiện nghiệp vụ để không dẫn đến vi phạm…
- Áp dụng cơ chế kiểm soát độc lập. Nội dung của giải pháp này là thành lập nên bộ máy kiểm soát chịu sự quản lý trực tiếp của hội đồng quản trị có vai trò kiểm tra, kiểm soát tất cả các hoạt động, nghiệp vụ của mọi nhân viên trong toàn hệ thống có theo các quy định và chuẩn mực đạo đức đã đề ra hay không.
- Sử dụng thông tin từ khách hàng, đối tác để hỗ trợ cho việc đánh giá tƣ cách đạo đức của nhân viên trong công ty. Đây là nguồn thông tin đảm bảo tính khách quan, công bằng và kịp thời, giúp đánh giá nhân viên trong lĩnh vực ứng xử và giao tiếp với khách hàng, đối tác.
3.2.3. Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực
Xây dựng và phát triển văn hoá đội ngũ ban lãnh đạo công ty: Văn hoá
của ngƣời lãnh đạo có vai trò quyết định trong việc hình thành VHKD của công ty. Họ chính là biểu tƣợng để nhân viên noi theo, các thành viên thƣờng chịu ảnh hƣởng từ tác phong, cử chỉ, cách nói... của ngƣời đứng đầu. Trong quá trình quản lý, nhà lãnh đạo phải thực hiện các nhiệm vụ thiết lập triết lý kinh doanh, đạo đức kinh doanh, lề lối làm việc, khuyến khích sự sáng tạo của
nhân viên, quan hệ với đối tác, cơ quan nhà nƣớc …với những nhiệm vụ trên nhà lãnh đạo của DN phải hội tụ đủ các yếu tố về năng lực, phẩm chất lãnh đạo, đạo đức nhƣ sau:
- Về trình độ: Trình độ học vấn; Tầm nhìn chiến lƣợc; Trình độ quản lý kinh doanh; Năng lực quan hệ xã hội; Khả năng thích ứng với môi trƣờng
- Phẩm chất: Có nhu cầu cao về sự thành đạt; Tự tin; Sẵn sàng chấp nhận mạo hiểm; Nhạy cảm trong kinh doanh.
- Đạo đức: Trung thực; Tôn trọng ngƣời lao động với khách hàng: Bình đẳng và sòng phẳng: Sống và làm việc theo pháp luật…
Xây dựng phẩm chất nhân viên trong công ty đó là sự sáng tạo trong
công việc, trung thực, nhanh nhẹn trong xử lý và giải quyết các vấn đề, tiết kiệm chi phí trong hoạt động, tập trung vào kết quả, chăm chỉ hoàn thành nhiệm vụ, thân thiện cởi mở và tự tin trong giao tiếp. Hiểu rõ và đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng với yêu cầu nắm bắt đƣợc nhu cầu của khách hàng và tinh thông nghiệp vụ. Cƣ xử linh hoạt với khách hàng trong những hoàn cảnh và đối tƣợng cụ thể nhƣ khách hàng theo giới, theo độ tuổi, theo trình độ nhận thức…
Ngoài ra DN cần phải xây dựng đƣợc những hình ảnh, bản sắc riêng manh tính truyền thống để từ đó có thể thu hút đƣợc sự quan tâm của ngƣời có tài đến đầu quân, cũng nhƣ để những ngƣời hiện đang làm việc có thể tin tƣởng làm việc và gắn bó lâu dài. Cái mà họ cần chính là một môi trƣờng làm việc, mà ở đó với cơ chế tuyển chọn công minh, mọi ngƣời đƣợc sắp xếp, giao phó những công việc phù hợp với khả năng ngành nghề của mình đã đƣợc học tập nghiên cứu, tài năng của họ có điều kiện để thể hiện và đƣợc nhìn nhận một cách đúng đắn.
3.2.4. Xây dựng văn hóa trong giao tiếp ứng xử
Sự tiếp xúc với khách hàng là quy trình đầu tiên của mọi loại hoạt động của các DN, nên tiêu chuẩn đầu tiên trong tuyển dụng nhân viên là phải có kỹ năng giao tiếp, có phong cách giao dịch và có khả năng ứng xử. Từ nhận định đó, giải pháp đầu tiên của nội dung này là xây dựng cho một phong cách ứng xử đối với khách hàng trên nền tảng các chuẩn mực văn hoá giao tiếp thống nhất trong toàn hệ thống để “hấp dẫn” khách hàng đến với công ty chứ không phải là “lôi kéo”. Để làm đƣợc việc này, công ty phải nghiên cứu và biên soạn các quy tắc ứng xử và giao tiếp cụ thể, linh hoạt theo dạng cẩm nang để huấn luyện cho tất cả cán bộ công nhân viên thống nhất thực hiện. Xây dựng phong cách giao tiếp thật chi tiết từ cách bắt tay, câu chào hỏi, cách giới thiệu, cách giao tiếp với ngƣời lớn tuổi, ngƣời có địa vị, ngƣời khác phái. Ngoài ra, cần phải xây dựng cả phong cách giao tiếp bằng thƣ tín, điện thoại, hƣớng dẫn cách xử lý tình huống…
- Xây dựng các nguyên tắc tuân thủ trong ứng xử và giao tiếp. Không phân biệt đối xử giữa các nhóm khách hàng. Biết chia sẻ, lắng nghe nguyện
vọng của khách hàng trong bất cứ hoàn cảnh nào và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn nhất trong điều kiện có thể. Thể hiện sự quan
tâm, tôn trọng khách hàng bằng những cơ chế việc làm cụ thể nhƣ phát triển
các dịch vụ hỗ trợ; cải tiến thủ tục hồ sơ giao dịch; ... Xác định đúng những yêu cầu của khách hàng đối với công ty bằng dịch vụ hiệu quả, sự tận tình, công bằng, trung thực, thân thiện, nhiệt tình, hiểu biết của nhân viên.