Do đặc điểm của ngành xây dựng, của sản phẩm XDCB nên công ty không
tổ chức kho vật liệu chung tại công ty mà các kho vật liệu được bố trí tại từng công trình. Trong khi đó, công ty tổ chức thi công nhiều công trình lớn nhỏ khác nhau tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại các công trình đó là thường xuyên. Do đó, việc theo dõi cấp vật tư xuất dùng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho công trình lên phòng kế toán công ty là rất khó khăn và phức tạp. Chính vì lẽ đó các nhân viên kinh tế lập phiếu xuất vật tư tại công trình rồi mới gửi lên phòng kế toán công ty.
Biết rằng trong tình hình thực tế hiện nay vật tư sử dụng trong ngành xây dựng rất đa dạng về chủng loại, giá cả luôn biến động, vật liệu cung cấp cho sản xuất thi công dựa trên tiến độ thi công, vật liệu mua về được xuất dùng ngay vào công trình. Nhưng mặt khác, mỗi công trình, hạng mục công trình đều có định mức khối lượng vật tư cụ thể, định mức này do phòng kế hoạch kinh tế kỹ thuật lập dựa trên cơ sở bóc tách dự toán thiết kế và điều kiện thi công từng công trình cụ thể.
Vì vậy để tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phát vật tư vào công trình, kiểm tra được số vật liệu tiêu hao so với định mức, góp phần kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, đồng thời theo dõi lượng vật tư xuất vào giá thành công trình về cả lượng và giá trị thì công ty nên mở thẻ “Chi phí NVL xuất vào giá thành công trình” do nhân viên kinh tế tại công trình theo dõi và ghi chép.
Việc mở thẻ này giúp cho phòng kế toán có sự đối chiếu giữa thủ kho và nhân viên kinh tế về số lượng từng loại NVL đưa vào giá thành công trình. Ngoài ra khi cần kiểm tra đối chiếu lượng NVL tiêu hao so với định mức, chi phí dự toán, kế toán chỉ cần kiểm tra trên thẻ này và cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh nhất cho các nhà quản lý khi cần biết lượng chi phí NVL bỏ vào công trình đến thời điểm hiện tại là bao nhiêu. Số liệu trên các thẻ này dùng để đối chiếu với sổ chi tiết TK 621 - Chi tiết cho từng công trình.
Biểu số 3.1
Trích: Mẫu thẻ chi phí nguyên vật liệu xuất vào Z công trình Đơn vị: Công ty XL và VTXD 8 Trang: 01
THẺ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT VÀO GIÁ THÀNH CÔNG TRÌNH Tên vật tư : Xi măng Bỉm sơn
Đơn vị tính : Kg
Tên công trình : Ngân hàng Nông nghiệp Mường lay - Lai châu
CTgốc Diễn giải Xuất vật tư Ghi
N-T FX Số lượng Đ. giá Thành tiền chú
8/4 36
...
Xuất xây lắp phần thô ... Cộng: ... 21.600 ... 85.000 ... 1.015 ... ... 21.924.000 ... 86.275.000
Thẻ này được mở cho từng loại vật liệu và được mở từ khi khởi công cho dến khi kết thúc công trình