Trong việc nhập kho NVL doanh nghiệp sử dụng 2 loại chứng từ bắt buộc “ Hoá đơn giá trị gia tăng” và phiếu nhập kho. Hoá đơn GTGT do bên bán gửi cho công ty, phiếu nhập kho do kế toán vật tư của Công ty lập. Ngoài ra
trong trường hợp đặc biệt Công ty còn phải lập các chứng từ như biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu .
+ Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ có liên quan kế toán ghi khi hàng mua về cùng hoá đơn:
Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 : Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112, 311 : Thanh toán với người bán
+ Khi hàng mua đang đi đường : Kế toán chỉ nhận hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào hồ sơ hàng hoá đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi như trên nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi :
Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112 , 311 thanh toán với người bán + Khi hàng về kế toán ghi theo phiếu nhập kho
Nợ TK 152 : Nguyên liệu nhập kho Có TK : 151
+ Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho
Có TK 331 Chưa thanh toán với nguòi bán + Khi có hoá đơn kế toán ghi
Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán với người bán Có TK 111, 112 : Tổng giá thanh toán
Ví dụ : : Ngày 02 tháng 01 năm 2010 Công ty TNHH xây dựng Đại Dương
mua của Công ty xây dựng và kinh doanh vật tư 204,1 tấn cọc ván thép 400x170x15,5
với đơn giá 4523809,52đ/tấn
Giá chưa có thuế : 923309523 Tiền thuế GTGT 5% : 46165477
Tổng cộng tiền thanh toán là : 969475000
Theo ví dụ trên khi có hoá đơn và hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523
Nợ TK 133 : 46165477
Có TK 111 : 969475000
Nếu như chưa có hoá đơn mà hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523
Có TK 331 : 969475000
Nếu như có hoá đơn mà hàng chưa về kho kế toán ghi : Nợ TK 151: 923309523
Nợ TK 133: 46165477
Có TK 111 : 969475000 Khi hàng nhập kho kế toán ghi :
Nợ TK 152 : 923309523
Có TK 151 : 923309523