thương mại hà tĩnh
Trong thời gian thực tập tại Công ty em đã được học hỏi nhiều kiến thức thực tế trong công tác quản lý. Qua đi sâu vào tìm hiểu công tác quản lý nói chung và công tác tấc quản lý NVL nói riêng cùng những kiến thức được học trong nhà trường em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý tại Công ty như sau:
Kiến nghị một: Việc giao nhận chứng từ giữa kho và phòng quản lý cần lập phiếu giao nhận.
Như chúng ta đã biết một trong những nhiệm vụ cơ bản của quản lý NVL là phản ánh chính xác số vật liệu nhập, xuất trong quý. Trong việc hoạch toán chi phí vật liệu khi bàn giao chứng từ tại Công ty không có phiếu giao nhận chứng từ nên rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu phản ánh không chính xác giá trị vật liệu xuất nhập trong quý mà không biết nguyên nhân cũng như người chịu trách nhiệm.
Kiến nghị hai: Về công tác quản lý vật liệu
Để đảm bảo cho hệ thống định mức mà Công ty áp dụng luôn sát với điều kiện thực tế, đòi hỏi trong quá trình xây dựng và điều chỉnh các mục tiêu chi phí, cán bộ định mức phải đặt nó trong mối liên quan chặt chẽ với sự kiện biến động của các nhân tố tác động đến nó. Không nên quan niệm định mức từ một con số bất di bất dịch trong một thời kỳ mà nên tạo ra một khoảng xây dựng hợp lý nào đó, để trong phạm vi ấy vừa đảm bảo khống chế được chi phí phát sinh một cách hợp lým vừa đảm bảo cách sát thực, thích hợp với điều kiện thực tế hiện nay, nhằm tạo điều kiện ổn địn sản xuất, tạo tâm lý tốt chon người lao động và đảm bảo được chất lượng sản phẩm, tránh tình trạng phải liên tục điều chỉnh định mức.
Bên cạnh đo song song với việc kiểm tra, phải giám sát và tính toán chi phí phát sinh trên cơ sở định mức đã xây dựng, Công ty cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế của mình để ra các biện pháp quản lý có hiệu quả việc thực hiện định mức.
Kiến nghị ba: Về thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu quản lý phục vụ cho công tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm định để xác định chất lượng, số lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp( trường hợp chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán).Trong quá trình kiểm nhận, nếu phát hiện thừa, thiếu hoạc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn( hợp đồng mua bán) thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc quản lý về sau.
Trường hợp vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đã đảm bảo vê số lượng, chất lượng, quy cách thì cũng kiểm nghiệm để xác định, đã đảm bảo thủ tục nhập kho.
Ví dụ10. Theo hoá đơn số ngày. Công ty mua của tri nhánh xăng dầu Hà Tĩnh 6000 lít dầu.
Thực tế kiểm nhận + Số lượng 6000 lít
+ Đúng quy cách và đảm bảo chất lượng.
Ban kiểm nghiệm có thể lập biên bản nghiệm thu sau( xem mẫu biểu trang bên)
MITRCO Hà Tĩnh Biên bản nghiệm thu vật tư
Số:…
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số… ngày của chi nhánh xăng dầu Hà Tĩnh Bản kiểm nghiệm vật tư gồm…
+ Ông: Võ Trí Lưu- Phòng kỹ thuật
+ Ông: Dương Xuân Hoa- Giám đốc xí nghiệp Cẩm Xuyên + Ông: Nguyễn Phi Tứ- Quản lý
+ Ông: Lê Trần Dương- Thủ kho
Đã kiểm nghiệm số vật liệu nhập kho dưới đây. Tên vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng theo hoá đơn
Kết quả kiểm ngiệm SL đúng
quy cách
SL sai quy cách Dầu đinezen Đo, kiểm tra
nhiệt độ
Lít 6000 6000 0
ý Kiến ban kiểm nghiệm: Đảm bảo điều kiện nhập kho.
Ngày tháng năm
Kiến nghị bốn: Về quản lý sử dụng vật tư
Để đảm tính hiệu quả của việc sử dụng vật tư, hàng ký các xí nghiệp lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư gửi về Công ty. Nội dung bản báo cáo phải ghi rõ chất lượng, hiệu quả của loại vật tư đang sử dụng có đảm bảo tuổi thọ của vật tư không và phải nêu rõ ưu nhược điểm của loại vật tư này so với các vật tư cùng loại đã sử dụng trước đó.
Ví dụ 11. Khi sử dụng vật tư phải lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư. MITRACO Hà Tĩnh
Báo cáo tình hình sử dụng vật tư Kính gửi: - Các phòng ban liên quan
- Ban giám đốc Công ty
Tên đơn vị sử dụng: Căn cứ tính năng kỹ thuật của vật tư. Căn cứ vào quá trình sử dụng thực tế của vật tư.
Xí nghiệp xin báo cáo tình hình sử dụng vật tư cụ thể như sau:
Loại vật tư...… Chất lượng sử dụng...… ý kiến đề nghị...…
Ngày tháng năm 2005 Trưởng bộ phận sử dụng
Kết luận
Hiện nay trong nền kinh tế thị trường vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp chính là lợi nhuận. Để đạt được lợi nhuận một cách tối đa thì một trong những biện pháp cơ bản nhất là hạ thấp chi phí sẽ làm hạ thấp giá thành sản phẩm. Cũng như các doanh nghiệp khác, chi phí NVL trực tiếp tại Công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh chiếm tỷ trọng giá thành sản phẩm của công ty. Vì vậy, công tác tổ chức quản lý NVL là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, nếu sử dụng tốt sẽ góp phần tiết kiệm chi phí vật liệu, sử dụng hợp lý và hiệu quả dẫ đến giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng và tăng lợi nhuận cho Công ty.
Nhận thức được vai trò quan trọng đó, trong bài báo cáo quản lý của mình em đã đi sâu nghiên cứu, khái quát cơ sở lý luận của quán lý NVL nói chung, trên nền tảng đó, mô tả và phân tích thực trạng quá trình quản lý NVL tại Công ty Khoảng sản và thương mại Hà Tĩnh. Đồng thời em cũng mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị riêng hy vọng sẽ được góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác quản lý NVL tại Công ty.
Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn, trình độ bản thân còn hạn chế bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót khiếm khuyết nhất định. Chính vì vậy, em rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và toàn thể các bạn để những kiến nghị trên có ý nghĩa thiết thực hơn.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô chú, anh chị phòng Tài chính - quản lý của Công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh và thầy giáo Nguyễn Mạnh Hùng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2005
Sinh Viên Nguyễn Thị Hồng Hà
Phụ lục
Sổ nhật ký chung Quý I năm 2005
ĐVT: 1.000đ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu
TK Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … 6/2 10 XDHT nhập dầu 1523 1331 331 21.9600 1.980 23.580 15/2 15 Anh Lưu nhập ống thép 1524 1331 141 16.600 800 17.400 15/2 10 Xuất dầu xe 1225 642 1523 359 359 17/2 20 Anh Biểu nhập phụ tùng 1524 1331 141 3.850 175 4.025 … 18/2 11 Xuất phụ tùng thay thế 627 1524 12.480 12.480 20/2 12 Xuất phụ tùng thay thế thiết
bị 627 15245 450 450 … 31.3 25 XNCX nhập NL Ilmenite 1521 154 1.200.000 1.200.000 31/3 15 Xuất quặng PVSXSP quý
I/03
621 1521
1.250.500
1.250.000 31/3 16 Xuất dầu PVSXSP qý I/03 627
1623 63.307 63.307 … Tổng cộng 360.605.219.17 4 360.605.219.174 Ngày 31 tháng 3 năm 2005
Quản lý trưởng Người lập biểu
Sổ Cái Tài khoản: 152 Ngày
ghi
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Trang sổ
NCK
Số phát sinh (1.000đ)
Ngày Số Nợ Có
Số dư 01/1/2005 3.918.327
6/2 10 Nhập dầu diêzen 331 21.600 15/2 15 Nhập thép 141 16.600 15/2 10 Xuất dầu xe 1225 642 359 17/2 20 Nhập phụ tùng 141 3.850 18/2 11 Xuất ống thép 627 12.480 20/2 12 Xuất PTSCTB 627 450 … 31/3 25 Nhập NL Ilmenite 154 12.000.000
31/3 15 Xuất quặng sản xuất 621 1.250.500
31/3 16 Xuất dầu PVSX 627 …
…
Cộng phát sinh 13.692.545 11.844.443
Tài liệu tham khảo
1. Quản lý đại cương - Đại học Quản Lý Kinh Doanh - Hà Nội.. 2. Quản lý doanh nghiệp - Đại học Kinh tế Quốc dân - Hà Nội.
3.Lý thuyết hạch toán quản lý - Chủ biên TS.Nguyễn Thị Đông - Nhà xuất bản Tài chính.
4. Một số báo cáo quản lý
Ký hiệu các từ viết tắt
NVL : nguyên vật liệu SXKD : sản xuất kinh doanh DNSX : doanh nghiệp sản xuất
CX : Cẩm Xuyên
XNKT : xí nghiệp khai thác XDHT : xăng dầu Hà Tĩnh TM : tiền mặt
TGNH : tiền gửi ngân hàng
CBCNV : cán bộ công nhân viên KS &TM : khoáng sản và thương mại I
TS : thuế suất
SL : số lượng
TSP : tấn sản phẩm HĐ : hoá đơn
GTGT : giá trị gia tăng
XK : xuất khẩu
S X : sản xuất
PVSX : phục vụ sản xuất