Cú thể tỡm kiếm, xoỏ hay trớch cỏc mẫu tin trong vựng Database bằng cỏch giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khỏc nhau.
- Nếu cỏc ụ điều kiện khỏc cột cú tớnh chất giao. - Nếu cỏc ụ điều kiện khỏc dũng cú tớnh chất hội.
Vớ dụ:
Đõy là vựng tiờu chuẩn thể hiện điều kiện: SỐ CON bằng 1 và CHỨC VỤ là NV hay SỐ CON lớn hơn 2 và CHỨC VỤ là GD. SỐ CON CHỨC VỤ 1 >2 NV GD
6.5. Filter (Lọc hoặc Túm lược) dữ liệu trong danh sỏch
Khi cần làm việc với một vựng dữ liệu nhỏ trong danh sỏch, ta cú thể lọc danh sỏch chỉ cú một số bản ghi xuất hiện. Sau đú ta cú thể thay đổi, tớnh toỏn một phần hay toàn bộ hoặc sao chộp dữ liệu đến vị trớ khỏc trong bảng tớnh. Cú thể dựng lệnh AutoFilter để túm lược nhanh dữ liệu hoặc dựng Custom AutoFilter để túm lược bằng cỏc ràng buộc theo ý người dựng.
Vớ dụ: Ta cú danh sỏch
Dựng AutoFilter
- Chọn Data/Filter/AutoFilter. Excel sẽ chốn cỏc mũi tờn hướng xuống cho mỗi đầu cột liờn tiếp trong danh sỏch.
- Nhắp mũi tờn hướng xuống trong cột, Excel hiển thị một danh sỏch chỉ tất cả cỏc khoản mục trong cựng một cột.
- Chọn khoản mục cần trỡnh bày. Chọn Blanks để hiển thị ụ trống hoặc chọn Noblanks để trỡnh bày lại cỏc ụ chứa dữ liệu.
- Lặp lại bước 3 và 4 cho cỏc cột cần túm lược. Excel chỉ hiện thị cỏc bản ghi thoả món tiờu chuẩn túm lược và khi đú ở đầu hàng của bản ghi thớch hợp cú màu sắc khỏc.
Để trở về tỡnh trạng nguyờn thuỷ của danh sỏch, chọn ALL trong danh sỏch trải từ trờn xuống của mỗi cột.
Tạo Custom AutoFilter
- Chọn một ụ trong danh sỏch cần túm lược - Chọn Data/Filter/AutoFilter.
- Nhắp mũi tờn hướng xuống trong cột cú chứa dữ liệu cần túm lược, chọn Custom, xuất hiện hộp thoại sau:
- Nhắp mũi tờn trải xuống của hộp chọn so sỏnh để chọn kiểu so sỏnh. Sau đú nhập dữ liệu cần so sỏnh vào hộp chữ, hoặc nhắp mũi tờn để chọn khoản mục cần so sỏnh.
- Để thờm ràng buộc thứ hai, chọn AND hoặc OR. - Chọn OK hoặc gừ Enter.
6.6. Tổng hợp số liệu theo nhúm: Subtotal
Trờn một danh sỏch thường cú nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhúm, vớ dụ theo Thiết bị, Kho bạc, thỏng, ... Tớnh năng Subtotal của Excel dựng để phõn tớch cỏc nhúm dữ liệu đồng thời chốn vào cuối mỗi nhúm những dũng thống kờ, tớnh toỏn và một dũng tổng kết ở cuối phạm vi.
Tạo SubTotals
- Sắp xếp dữ liệu căn cứ vào trỡnh tự bạn muốn tạo Subtotals. Vớ dụ để phỏt sinh Subtotals dựa vào loại thiết bị, trước hết sắp xếp danh sỏch theo "Thiết bị".
Chọn khối cần sắp xếp. Chọn Data/Sort.
+ ở hộp Sort By: chọn Thiết bị, Ascending. + ở mục My List Has: chọn Header Row. Chọn OK hoặc gừ Enter.
- Chọn một ụ trong danh sỏch cần túm lược.
- Trong mục At Each Change in chọn trường cần tạo nhúm tổng hợp. Vớ dụ: chọn trường "Thiết bị".
- Trong mục Use Function chọn hàm SUM.
- Trong mục Add Subtotals to chcọ dữ liệu cần Subtotals. Vớ dụ: chọn trường "Số lượng". - Chọn OK hoặc gừ Enter.
Kết quả ta cú bảng sau:
Chỳ ý:
Mộ trỏi của bảng cú cỏc nỳt điều khiển thứ bậc số liệu:
Nếu nhỏy chuột vào nỳt số 1, Database chỉ cũn mỗi một dũng Grand total. Nếu nhỏy chuột vào nỳt số 2, Database chỉ cũn lại cỏc dũng Total và một dũng Grand Total ở cuối.
Muốn huỷ bỏ tớnh năng Data/Subtotal trong danh sỏch, chọn một ụ trong danh sỏch và chọn Data/Subtotals rồi chọn Remove all.
7.1. Định dạng trang in
Chọn File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại sau: