3.1.1. Ưu điểm
Về bộ máy quản lý, trong quá trình quản lý NVL, công ty có sự phân công hết sức rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, từng cá nhân. Mỗi người làm một công việc khác nhau không có sự trùng lặp như: cán bộ phòng thiết bị vật tư phụ trách thu mua, xây dựng định mức, kế toán ghi sổ sách, tính giá trị vật liệu, thủ kho bảo quản, theo dõi số lượng NVL trong kho. Hơn thế nữa, các cán bộ đều là những người nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, có năng lực vì vậy, công tác quản lý NVL được triển khai tương đối tốt ở tất cả các khâu.
Về công tác quản lý NVL, nhận thức được tầm quan trọng của NVL nên công ty kiểm soát khá chặt chẽ tất cả các khâu trong quá trình luân chuyển. Vì thế, hiệu quả quản lý NVL tương đối cao.
Đối với công tác thu mua, công ty có một đội ngũ cán bộ tương đối linh hoạt, nhạy bén, am hiểu về chất lượng và thị trường, có tinh thần trách nhiệm cao nên việc thu mua khá ổn định. Các khâu trong quá trình thu mua đều được phòng thiết bị vật tư kiểm soát chặt chẽ từ việc kí hợp đồng, lựa chọn nhà cung ứng đến việc lựa chọn NVL. Với những loại NVL mua với số lượng nhiều, chi phí lớn, phòng yêu cầu đối tác kí hợp đồng cung ứng để đảm bảo chất lượng, chủng loại, mẫu mã, giá cả NVL, đảm bảo thời gian giao hàng đồng thời tránh xảy ra thiệt hại cho công ty.
Đối với khâu sử dụng, NVL được sử dụng trong công ty tương đối hiệu quả.Vật liệu được xuất kho sử dụng đúng mục đích, kịp thời, tránh lãng phí, do đó, tiết kiệm được một khoản lớn chi phí NVL. Nhờ có định mức tiêu hao, công
ty có thể tính toán một cách hợp lý mức thu mua, dự trữ và sử dụng NVL. Đối với công tác dự trữ bảo quản, công ty có một hệ thống kho được xây dựng kiên cố, có phương tiện cân, đong, đo, đếm, có dụng cụ bảo quản tốt để dự trữ NVL. Các kho được tổ chức tương đối khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng, cũng như yêu cầu bảo quản phù hợp với tính chất lý hóa của từng loại NVL. Mỗi loại NVL được được bảo quản ở những kho chuyên biệt cho từng nhóm NVL, rất thuận tiện cho quá trình nhập, xuất vật tư. Ngoài ra, với những cán bộ quản lý kho có tinh thần trách nhiệm cũng như trình độ chuyên môn cao, việc quản lý NVL của công ty được thực hiện khá nền nếp. Thủ kho thường xuyên kiểm tra chất lượng NVL, báo cáo kịp thời với giám đốc để có phương hướng xử lý. Nhờ đó, vật tư được quản lý chặt chẽ đúng, đủ về số lượng, tránh được tình trạng thất thoát vật tư gây thiệt hại cho công ty.
Đối với khâu dự trữ, mức dự trữ vật liệu trong kho của công ty tương đối hợp lý. Công ty chỉ dự trữ nhiều với những loại NVL thường xuyên sử dụng, có biến động giá cả lớn và dễ bảo quản. Với những loại NVL như cát, sỏi… do cần nhà kho lớn để bảo quản và dễ hao hụt nên thực hiện dự trữ ít để tránh mất mát và hư hỏng NVL.
Bên cạnh việc quản lý tốt NVL, công tác kế toán cũng được công ty theo dõi chặt chẽ, sát sao. Công ty đã không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu nhằm theo dõi tình hình sử dụng và dự trữ NVL trong công ty:
Kế toán NVL được thực hiện khá khoa học, hợp lý, vừa tuân thủ chế độ kế toán, vừa phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác vào sổ. Quá trình nhập, xuất kho diễn ra tương đối chặt chẽ, có sự theo dõi của nhiều bộ phận liên quan. Vì thế, kế toán NVL đã đáp ứng nhu cầu thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL.Cụ thể như sau:
Đối với hệ thống tài khoản của công ty, công ty có hệ thống tài khoản tương đối đầy đủ để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế về NVL. Việc sử dụng tài khoản và chi tiết tài khoản được thực hiện theo đúng QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Đặc biệt, do áp dụng quyết định 15 nên các khoản mục chi phí của công ty trong đó có chi phí NVL được hạch toán riêng vào từng tài khoản như TK 621: chi phí NVL trực tiếp, TK 622: chi phí nhân công trực tiếp, TK 627: chi phí nhân công trực tiếp. Điều ấy có lợi ích rất lớn đối với công ty trong việc hạch toán và kiểm soát, theo dõi các khoản chi phí. Từ đó, kế toán cũng dễ dàng tập hợp, kết chuyển chi phí để tính giá thành một cách chính xác nhất.
Để dễ dàng theo dõi, đơn giản hệ thống tài khoản, tránh tình trạng phức tạp khi kiểm tra sổ sách kế toán và giảm thiểu chi phí mở sổ kế toán, với những tài khoản không có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty không thực hiện chi tiết tài khoản cấp 2,3. Với những tài khoản sử dụng nhiều, công ty thực hiện chi tiết ra để dễ dàng theo dõi quản lý như tài khoản 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như TK 1521, 1522, 1523, 1524, 1525.Điều ấy khiến cho việc định khoản và ghi sổ kế toán đơn giản, dễ dàng. Hơn thế nữa, kế toán trưởng có thể theo dõi, kiểm tra nhanh và dễ phát hiện sai sót.
Hệ thống chứng từ của công ty cũng có nhiều điểm nổi bật. Công ty đã có những chứng từ cơ bản nhất, cần thiết nhất cho quá trình nhập, xuất NVL. Việc lập, luân chuyển, sử dụng và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của nhà nước, có sự kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng. Trong công ty, việc luân chuyển chứng từ được thực hiện khá thường xuyên để công việc được dàn đều trong tháng, tránh tình trạng bị dồn vào cuối kì. Từ đó, cũng tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin về NVL kịp thời, chính xác, không bỏ sót nghiệp vụ và tạo ra mối quan hệ mật thiết lẫn nhau giữa các khâu trong toàn hệ thống kế toán.
Phương pháp này khá phù hợp với công ty do công ty sử dụng cả kế toán máy. Ngoài ra, sử dụng phương pháp này, kế toán dễ phát hiện sai sót, đơn giản cho việc ghi chép và thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Công ty có hệ thống sổ sách đầy đủ, đúng quy định của chế độ kế toán, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty. Công ty mở sổ chi tiết cho từng danh điểm NVL chính nên có thể kiểm soát được giá trị của từng loại NVL. Việc lưu giữ và bảo quản sổ được kế toán thực hiện tương đối tốt.
Hình thức ghi sổ là nhật kí chung. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và hạch toán .Sử dụng hình thức “Nhật kí chung”, công ty có hệ thống sổ sách được ghi chép rõ ràng, mạch lạc, dễ lập, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót và mẫu sổ đơn giản. Do đó việc kiểm tra số liệu, chứng từ được thực hiện nhanh chóng và chính xác không mất công rà soát. Ngoài ra, thông tin kế toán được ghi chép hàng ngày nên đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời.
Công ty có sử dụng sổ nhật kí đặc biệt là nhật kí mua hàng. Việc mở sổ nhật kí mua hàng đã giúp cho công ty theo dõi sát sao nhất việc mua hàng hóa, vật liệu, tình hình công nợ trong công ty từ đó kiểm soát được chi phí NVL. Điều này hoàn toàn phù hợp do các nghiệp vụ thu mua hàng hóa, NVL trong công ty tương đối nhiều và chi phí thu mua chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí.
Để hạch toán tổng hợp NVL, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này có tác dụng rất lớn đối với tình hình thực tế của công ty. Việc chọn phương pháp kê khai thường xuyên NVL sẽ đáp ứng nhu cầu theo dõi thường xuyên, chính xác tình hình biến động Nhập- xuất- tồn kho NVL. Từ đó, công ty sẽ dễ dàng quản lý số vật liệu trong kho để có kế hoạch sử dụng, mua sắm phù hợp. Ngoài ra, việc lựa chọn phương pháp ấy cũng giúp công ty quản lý số vật liệu thừa, thiếu chính xác nhất, để tìm hiểu
nguyên nhân và quy trách nhiệm cho các bên có liên quan.