Giai đoạn khảo sát và chấp nhận khách hàng
Giai đoạn này giúp công ty có những khái quát sơ bộ về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng có tồn tại hay không, hoặc nếu tồn tại thì hoạt động có hiệu quả không. Dựa trên những khảo sát ban đầu nhân viên khảo sát của công ty sẽ tính toán mức phí và trình Giám đốc ký duyệt. Việc tính toán mức phí dựa trên thực tế tìm hiểu được sẽ giúp công ty đưa ra mức phí phù hợp với công việc kiểm toán mà mình sẽ thực hiện đồng thời tạo thuận lợi giữa công ty và khách hàng trong việc ký kết hợp đồng. Nhưng mức phí được ấn định ngay từ đầu sẽ có thể ảnh hưởng đến chất lượng cũng như thời gian của cuộc kiểm toán. Công ty cần xác định mức phí một cách chính xác và phải thống nhất với khách hàng ngay từ đầu, nếu có chi phí phát sinh cần giải trình chi tiết để đạt được sự thoả thuận với khách hàng.
Sau khi ký hợp đồng Giám đốc phân công công việc cho từng phòng nghiệp vụ, trưởng các phòng phân công lại cho từng nhóm kiểm toán thực hiện. Việc phân công theo hệ thống từ trên xuống dưới sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm đối và hiệu quả đối với công việc của từng bộ phận. Công tác khen thưởng kỷ luật cũng được đánh giá dựa trên kết quả hoạt động mà từng bộ phận đã làm được.
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Việc lập kế hoạch kiếm toán giúp kiểm toán viên và khách hàng chủ động cả về thời gian và tài liệu chuẩn bị cho cuộc kiểm toán.
Đối với những khách hàng mà công ty đã kiểm toán năm trước, việc xem xét Hồ sơ kiểm toán chung và Hồ sơ kiểm toán năm giúp kiểm toán viên định hình những nhận định chung về hiệu quả của hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, từ đó xác định mức độ trọng yếu của từng phần hành rồi phân bổ cho từng khoản mục trên Bảng cân đối kế toán.
Đối với những khách hàng mà công ty kiểm toán lần đầu thì kiểm toán viên sẽ dựa vào kết quả kiểm toán năm trước của công ty khác. Nhưng kiểm toán viên sẽ đưa ra ý kiến là chỉ chịu trách nhiệm về kết quả kiểm toán năm nay và hoàn toàn không chịu trách nhiệm về kết quả kiểm toán năm trước. Những ý kiến nêu rõ như trên sẽ giúp kiểm toán viên cũng như công ty không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa công ty và khách hàng. Nhưng nếu khách hàng không tạo điều kiện hoặc không cung cấp đủ tài liệu theo yêu cầu của kiểm toán viên thì công việc kiểm toán sẽ phức tạp và khó khăn hơn nhiều, gây trở ngại cho quá trình đưa ra Báo cáo kiểm toán.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán tại khách hàng
Kiểm toán viên thực hiện các công việc theo sự phân công của nhóm trưởng. Việc quy định cụ thể từng phần hành cho kiểm toán viên nâng cao trách nhiệm của từng người đối với công việc mình thực hiện, từ đó có thể cải thiện được hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, sau khi kiểm toán viên thực hiện xong phần việc của mình trưởng nhóm cũng phải kiểm tra lại rồi mới tổng hợp và lên Báo cáo. Trước khi Báo cáo được đưa cho khách hàng, kiểm toán viên điều hành kiểm tra lại một lần nữa. Báo cáo được kiểm tra nhiều lần sẽ giảm thiểu những sai sót xảy ra, chất lượng uy tín của công ty được đảm bảo.
Nhóm kiểm toán họp với ban Giám đốc, phòng kế toán và đại diện các phòng ban chức năng của khách hàng để báo cáo kết quả kiểm toán, đề xuất sửa đổi, điều chỉnh những vấn đề mà kiểm toán viên phát hiện được, chính điều này giúp khách hàng có thể hoàn thiện hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ, xem xét lại những Bảng khai tài chính trước khi công bố ra bên ngoài.
Giai đoạn tổng hợp, lập Báo cáo kiểm toán.
Giai đoạn này được thực hiện tại công ty nên thông tin về tình hình kinh doanh của khách hàng được tuyệt đối giữ bí mật. Đây cũng là một yếu tố để nâng cao uy tín của công ty.
Báo cáo kiểm toán do trưởng nhóm lập, nếu kiểm toán viên điều hành không phát hiện có sai sót gì thì sẽ được chuyển tiếp cho bộ phận Kiểm soát chất lượng. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc nếu có bất kỳ kiến nghị nào của khách hàng. Chính vì phải chịu trách nhiệm nên hoạt động kiểm soát sẽ được thực hiện một cách cẩn thận, tỉ mỉ với tinh thần cao nhất.
Ban Giám đốc soát xét lại Báo cáo kiểm toán một lần nữa rồi mới gửi cho khách hàng. Sau đó nhóm trưởng lập Phiếu lấy ý kiến và gửi cho khách hàng đính kèm theo Báo cáo. Công việc này thể hiện sự tôn trọng của công ty cũng như lấy ý kiến của khách hàng về kết quả của những công việc mà công ty đã thực hiện. Nếu khách hàng đồng ý, nhóm trưởng lập Phiếu yêu cầu phát hành, trình Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận Quản trị Tổng hợp để phát hành Báo cáo.
Quy trình kiểm toán của Công ty A&C chi nhánh Hà Nội được thực hiện một cách chặt chẽ, phối hợp hoạt động hài hoà từ trên xuống dưới nhưng không hề cứng nhắc mà được kiểm toán viên vận dụng linh hoạt, phù hợp với số lượng nhân viên và điều kiện hoạt động trong chi nhánh. Chính nhờ sự lãnh đạo tốt của ban Giám đốc nên tình hình kinh doanh của chi nhánh ngày càng thu được những kết quả đáng kể.
3.1.3 Đánh giá về quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
Qua thời gian thực tập tại Công ty A&C, em nhận thấy quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty đạt được những ưu điểm như:
Chu trình bán hàng – thu tiền là một trong những chu trình quan trọng nhất trong một cuộc kiểm toán do đó chu trình này thường do kiểm toán viên
có trình độ, kinh nghiệm làm việc lâu năm thực hiện. Kiểm toán viên được phân công kiểm toán chu trình này phối hợp với kiểm toán viên thực hiện những chu trình, khoản mục khác để có đầy đủ căn cứ chứng minh cho kết luận mà kiểm toán viên đưa ra.
Quá trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng và doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ được kiểm toán viên tiến hành đầy đủ phù hợp với chương trình kiểm toán đã xây dựng, đảm bảo không có sai sót trọng yếu xảy ra. Giấy tờ làm việc ghi chép tương đối đầy đủ những phát hiện của kiểm toán viên và được đánh tham chiếu một cách hệ thống thống nhất trong toàn Công ty, vừa tiện cho trưởng nhóm tập hợp ý kiến để đưa ra kết luận kiểm toán vừa tiện cho người kiểm tra.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên quy trình kiểm toán của Công ty cũng có những hạn chế nhất định như:
Khách hàng của Công ty là đa dạng, loại hình kinh doanh mỗi doanh nghiệp là khác nhau nhưng Công ty chưa có những lưu ý về quá trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền đối với từng loại hình kinh doanh đặc thù, ví dụ như đối với doanh nghiệp sản xuất nhiều mặt hàng khác nhau thì kiểm toán viên phải kiểm toán doanh thu của từng loại mặt hàng, sai phạm dễ xảy ra là việc phản ánh nhầm doanh thu của mặt hàng này vào tài khoản doanh thu của mặt hàng khác. Vì vậy kiểm toán viên phải đặc biệt lưu ý đến mục tiêu phân loại và trình bày.
Đối với chương trình kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kiểm toán viên lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố dựa trên kết quả kiểm toán của những kiểm toán viên khác. Kết quả của bảng này sẽ sai nếu kết quả kiểm toán các khoản mục có liên quan là không đúng do sự không đồng đều về trình độ của kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán. Khi đó trưởng nhóm kiểm toán phải tiến hành tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch và đưa ra hướng khắc phục, có thể sẽ phải kiểm toán lại khoản mục đó, như vậy sẽ rất mất thời gian, kéo dài cuộc kiểm toán.
3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền.
Chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình có liên quan đến nhiều khoản mục khác nhau như phải thu khách hàng, dự phòng phải thu khó đòi, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán…việc hoàn thiện chu trình này tương ứng với việc hoàn thiện quy trình kiểm toán các khoản mục tương ứng. Những khoản mục này lại liên quan đến những chu trình khác như chu trình hàng tồn kho do vậy hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền đồng nghĩa với việc hoàn thiện chương trình kiểm toán mà Công ty đã xây dựng.
Chu trình bán hàng – thu tiền không những đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chính vì vậy hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền góp phần quan trọng trong việc phản ánh trung thực tình hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp khắc phục những yếu kém trong công tác kế toán hay những yếu kém trong hệ thống kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp. Đồng thời kiểm toán chu trình này cũng góp phần minh bạch hoá nến tài chính của nước nhà.
Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền để quy trình kiểm toán của Công ty phù hợp với Chuẩn mực kiểm toán, kế toán do Bộ Tài chính ban hành, nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán. Từ đó nâng cao uy tín của Công ty trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính, mở rộng thị trường của Công ty, không chỉ kiểm toán cho các doanh nghiệp ở trong nước mà còn kiểm toán cho các doanh nghiệp ở nước ngoài.
Hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng – thu tiền góp phần hoàn thiện quy trình kiểm toán của Công ty, đây là công việc cần đặc biệt chú trọng và phải được coi là một mục tiêu trong quá trình mở rộng quy mô hoạt động nếu một Công ty muốn tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường và sức cạnh tranh của các Công ty khác như hiện nay.
3.3 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện
3.3.1. Tìm hiểu và đánh giá khách hàng
Cơ sở kiến nghị: việc tìm hiểu khách hàng đối với những khách hàng mới giúp Công ty có những hiểu biết sơ bộ về như loại hình kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, bộ máy hoạt động, bộ máy kiểm soát, tính độc lập của Công ty đối với khách hàng đó, khả năng Công ty đáp ứng những yêu cầu của khách hàng, sự liêm khiết trong Ban Giám đốc của khách hàng…từ đó có căn cứ xác đáng đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng và có những hiểu biết sơ bộ về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Việc tìm hiểu khách hàng đóng vai trò quan trọng vì đây là những bước công việc đầu tiên để hình thành nên kế hoạch kiểm toán.
Tuy nhiên kiểm toán viên mới chỉ tiến hành thu thập những thông tin, phân tích, đánh giá những thông tin đó dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên phụ trách kiểm toán chứ Công ty chưa có hướng dẫn cụ thể cũng như chưa cung cấp đầy đủ những thiết bị cần thiết để thực hiện đánh giá những thông tin đó trong giai đoạn này.
Phương hướng hoàn thiện: cần cử những kiểm toán viên có kinh nghiệm trong từng lĩnh vực khác nhau để bước công việc này được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đem lại hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó cần có sự phối hợp giữa kiểm toán viên ở niên độ kế toán trước và kiểm toán viên thực hiện kiểm toán năm tiếp theo (nếu đó là khách hàng mà Công ty thực hiện kiểm toán trong nhiều năm).
Công ty cần xây dựng các bước đánh giá như: thu thập thông tin về khách hàng và những thông tin về đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành, thông tin về hoạt động hiện tại của ngành trong nền kinh tế; đánh giá tính phức tạp trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách hàng so với toàn ngành, so với đối thủ, so với những ngành khác trong nền kinh tế; kết luận về những đánh giá đã thực hiện để có cái nhìn tổng quan về mức độ phức tạp có thể xuất hiện
trong quá trình kiểm toán và sử dụng những đánh giá này trong quá trình xây dựng kế hoạch kiểm toán.
Nếu lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách hàng mang tính chất đặc thù, nằm ngoài tầm hiểu biết của kiểm toán viên như đánh giá một tác phẩm nghệ thuật thì kiểm toán viên phải sử dụng ý kiến của chuyên gia bên ngoài. Công ty nên khuyến khích kiểm toán viên thực hiện công việc này cũng như đảm bảo trang trải chi phí phát sinh hợp lý.
3.3.2. Xây dựng kế hoạch kiểm toán cụ thể
Cơ sở kiến nghị: một cuộc kiểm toán đạt được hiệu quả cao nếu có kế hoạch kiểm toán tốt. Kế hoạch kiểm toán là quá trình cân đối tích cực giữa nhu cầu và nguồn lực đã có. Trên cơ sở xem xét mối quan hệ giữa nhu cầu và nguồn lực, kiểm toán viên phụ trách xác định số người, kiểm tra phương tiện và xác định thời gian thực hiện. Thực tế cho thấy trong một số Hồ sơ kiểm toán của Công ty việc xây dựng kế hoạch kiểm toán đối với những Công ty có quy mô nhỏ thực hiện không tốt bằng những Công ty có quy mô hoạt động lớn có thể là do giá phí kiểm toán đối với những Công ty lớn thì nhiều hơn do vậy khả năng bù đắp chi phí cao hơn, kế hoạch kiểm toán cũng được xây dựng tốt hơn. Kế hoạch kiểm toán không được xây dựng tốt thì có thể sẽ không tận dụng tối đa nguồn lực, làm phát sinh những chi phí không cần thiết, ảnh hưởng chất lượng và thời gian thực hiện công việc mà kiểm toán viên thực hiện, do đó ảnh hưởng uy tín của Công ty.
Phương hướng hoàn thiện: Công ty cần tăng cường chỉ đạo công tác thực hiện kế hoạch một cách nghiêm túc và đầy đủ, hướng dẫn kiểm toán viên xây dựng những kế hoạch kiểm toán phù hợp với từng Công ty khác nhau, sao cho vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo chất lượng công việc mà kiểm toán viên thực hiện. Việc xây dựng kế hoạch kiểm toán cần phải bộ phận kiểm soát chất lượng kiểm tra kỹ và kiểm toán viên phụ trách lập kế hoạch kiểm toán đó phải hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu kế hoạch được đánh giá là
không tốt, buộc kiểm toán viên phải lập lại kế hoạch kiểm toán hoặc giao cho người khác thực hiện. Việc lập kế hoạch có thể xem xét trên những phương diện sau:
Số người tham gia kiểm toán cần phải được xem xét cả tổng số và cơ cấu tương xứng với tính phức tạp và mức độ đầy đủ của nguồn tài liệu đã có. Thông thường một cuộc kiểm toán ở công ty có quy mô vốn dưới 5 tỷ thì nhóm kiểm toán gồm khoảng 5 người, một trưởng nhóm và 4 trợ lý kiểm toán trong đó phải có ít nhất 1 trợ lý kiểm toán có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên, quy mô vốn trên 5 tỷ thì số lượng kiểm toán viên cũng nhiều hơn, trình độ của kiểm toán viên cũng phải cao hơn.
Thời gian thực hiện kiểm toán cần được ấn định cả về thời điểm thực hiện từng công việc cụ thể đã phân công cho từng người theo sự phù hợp giữa các bước công việc và trình độ của từng người. Việc xác định nguồn lực một cách phù hợp, chính xác giúp Công ty tiết kiệm được nhiều chi phí, phát huy tối đa hiệu quả hoạt động của từng kiểm toán viên.