D. Phân bổ kết chuyển, các bút toán cuối tháng 1 Phân bổ:
H. Những điều cần biết về IT-SOFT QUY TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU TRONG ITSOFT
QUY TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU TRONG ITSOFT
Các phân hệ kế toán trong ITSOFT được chia theo các nghiệp vụ kế toán, gồm có: 1. Các nghiệp vụ kế toán tổng hợp
2. Các nghiệp vụ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 3. Các nghiệp vụ kế toán hàng hoá thành phẩm 4. Các nghiệp vụ kế toán vật tư
5. Các nghiệp vụ kế toán tài sản cốđịnh 6. Các nghiệp vụ kế toán phân bổ, kết chuyển 7. Tổng hợp số liệu toàn nghành
Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình, ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp khác tùy theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành,...
Các báo cáo liên quan đến nhập xuất tồn kho được lấy số liệu nhập từ các phân hệ
bán hàng và tồn kho.
Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu và phải trảđược lấy số liệu nhập từ các phân hệ công nợ phải thu, phải trả, bán hàng, hàng tồn kho và kế toán vốn bằng tiền.
lại giống nhau ở các giao dịch tương tự và mỗi thao tác chỉ thực hiện một nhiệm vụ tương
ứng.
1. Các phím chức năng và phím gõ tắt
Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường phải sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Các phím chức năng này thông thường được chỉ dẫn chi tiết trên thanh tiêu đề của từng màn hình. Dưới
đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình: F1 - Trợ giúp
F2 - Lọc chứng từ theo điều kiện F3 - Sửa chứng từ hiện thời F4 - Thêm một chứng từ mới
F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong các danh điểm F7 - In chứng từ
F8 - Xoá một định khoản khỏi chứng từ hiện thời Ctrl+F8 - Xoá chứng từ hiện thời
F9 - Máy tính
F10 - Chấp nhận hoặc ghi lại số liệu đã thay đổi khi cập nhật chứng từ
F11 - Không ghi lại sự thay đổi khi cập nhật chứng từ
F12 - Liệt kê danh sách chứng từđã được lọc ra trước đó bằng F2 Ctrl_PgUp - Di chuyển đến chứng từ trước
Ctrl+PgDn - Di chuyển đến chứng từ sau
ESC - Thoát khỏi các màn hình cập nhật và các màn hình thông tin 2. Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ
Trong ITSOFT bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác cập nhật chứng từđều tương đối thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này.
Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ
Màn hình cập nhật chứng từ gồm có 4 phần:
Phần I - Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng, ...
Phần II - Danh sách các định khoản, các mặt hàng trong chứng từđó. Phần III - Các tính toán như tổng tiền, tiền thuế GTGT, chi phí, ...
Phần IV - Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như Xem/ Sửa/Xoá/Thêm mới/...
Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà thông tin về chúng sẽ có sự khác nhau.
Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ
Trong ITSOFT khi cập nhật chứng từ gồm có các chức năng sau: 1. Lọc các chứng từđã cập nhật trước đó ra để xem hoặc sửa hoặc xoá. 2. Vào mới một chứng từ.
4. Lưu hoặc không lưu chứng từ.
5. In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ). 6. Xoá một định khoản hoặc xoá cả chứng từ.
Để tiện lợi cho người sử dụng, ITSOFT đã được thiết kế cho tất cả các chức năng xử lý này đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ và các phím tắt thực hiện chức năng được ghi rõ trên thanh tiêu để của các màn hình nhập liệu. Người sử dụng chỉ
việc ở trong một màn hình mà có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết.
HỎI ĐÁP
Mục này sẽ hướng dẫn người sử dụng các kỹ năng và cách khắc phục một số lỗi thường gặp khi thao tác với chương trình ITSOFT.
1. Làm thế nào để tra tìm danh mục từ điển nhanh nhất?
• Tìm khi biết mã chính xác: Nếu có mã số chính xác thì khi cập nhật số liệu người sử
dụng gõ mã này vào và nhấn phím Enter, chương trình sẽ tự động tìm kiếm và liệt kê lên các thông tin cần tra cứu.
• Tìm khi biết gần đúng mã số: Nếu chỉ nhớ gần đúng các ký tựđầu tiên của mã thì gõ các ký tự này vào và nhấn phím Enter, chương trình sẽ liệt kê danh sách từđiển và khi này con trỏ sẽ chỉ vào dòng có mã số gần đúng nhất. Dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để tìm đến thông tin cần tra cứu.
• Tìm khi chỉ nhớ một cụm từ có trong thông tin cần tra cứu: Nhấn tổ hợp phím Alt+mũi tên xuống, từ màn hình lọc thông tin, gõ cụm từ này vào phần mã (hoặc tên), chương trình sẽ liệt kê ra danh sách các thông tin có chứa cụm từ này. Dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để tìm đến thông tin cần tra cứu.
2. Làm thế nào để có thể dùng máy tính con ?
Khi trên dòng tiêu đề của cửa số có thông báo: "F9 Máy tính", khi đó nếu bấn phím F9 bạn sẽ có ngay một máy tính con để sử dụng rất tiện lợi.
3. Số liệu đã vào nhưng khi lọc lên bảng kê không tìm thấy?
Có thể có các nguyên nhân sau:
Điều kiện lọc chứng từ sai Chọn nghiệp vụ không đúng Năm làm việc ngầm định không đúng Đơn vị cơ sở ngầm định không đúng Cách giải quyết: Kiểm tra lại điều kiện lọc chứng từ, năm làm việc hoặc đơn vị cơ sở làm việc hiện thời.
4. Khi xem báo cáo tồn kho thấy có mặt hàng có số lượng tồn không còn nhưng giá trị tồn vẫn còn?
Nguyên nhân: Chưa thực thiện cập nhật giá vốn.
Cách giải quyết: Thực hiện các bước tính giá và cập nhật giá vốn cho các phiếu xuất, phiếu điều chuyển và hoá đơn bán hàng.
6. Bảng cân đối phát sinh tài khoản phát sinh nợ không bằng phát sinh có
Nguyên nhân:
Trường hợp 1: Định khoản tài khoản vào tài khoản tổng hợp, ví dụ tài khoản tiền gửi ngân hàng Công Thương là 1121CT, khi định khoản lại định khoản nhầm vào tài khoản 1121.
Trường hợp 2: Do sửa tài khoản, thêm tài khoản chi tiết nhưng không sửa trong các chứng từđã được định khoản trước đó.
Cách giải quyết:
Chạy chức năng Tựđộng kiểm tra số liệu để phát hiện các chứng từđịnh khoản nhầm vào tài khoản tổng hợp.
In báo cáo danh mục tài khoản, sau đó kiểm tra xem các khai báo như bậc tài khoản, loại tài khoản đã chính xác chưa, nếu chưa thì phải sửa lại.