BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết

Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hê thống ta gạch chân các động từ + bổ ngữ liên quan đến công viêc của hê thống như sau:

Qui trình cấp phát: Có nhiều nguồn cấp trang thiết bị:

 Các dự án (dự án lập phòng máy,…): xét thấy nhu cầu là cấp thiết, đơn vị viết dự án gửi lên Phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL nghiên cứu tính cấp thiết và khả năng bảo đảm dự án. Ban TC-ĐL-CL viết báo cáo gửi phòng kỹ thuật và học viên. Nếu thấy tính cấp thiết và dự án có khả năng bảo đảm học viên thành lập một ban chỉ đạo dự án. Thành phần gồm 01 phó Giám đốc làm trưởng ban, đại diên phòng kỹ thuật, ban TC-ĐL-CL, khoa CNTT, Phòng Thông tin khoa học công nghê, phòng Đào tạo, phòng Tài chính. Giúp viêc cho ban chỉ đạo dự án có 1 tổ chuyên gia(gồm đại diên khoa công nghê thông tin, khoa chuyên ngành,...). Tổ này đưa ra cấu hình máy phù hợp. Sau đó ban chỉ đạo dự án họp lập dự toán (số đầu máy, tiêu chuẩn chất lượng: cấu hình, …) và làm hồ sơ mời thầu. Các đơn vị cung cấp máy tính sẽ nghiên cứu, làm hồ sơ thầu. Có thể tổ chức đấu thầu bằng phương pháp chào hàng cạnh tranh hoặc ban chỉ đạo dự án nghiên cứu, chỉ định trực tiếp(với những dự án <100 triêu). Sau khi có quyết định về viêc phê duyêt công ty thắng thầu cung cấp thiết bị CNTT, tiến hành thoả thuận ký kết hợp đồng kinh tế với công ty thắng thầu. Trang thiết bị trước khi bàn giao cho đơn vị sử dụng sẽ được viết lênh nhập kho giao thẳng.

 Đối với các yêu cầu cung cấp nhỏ le( VD: các đơn vị quản lý học viên, các bộ môn mới thành lập…) khi có nhu cầu được cung cấp TTB thì có công văn đề nghị lên phòng Kỹ thuật. Ban TC-ĐL-CL sẽ tổng hợp danh sách thiết bị, báo cáo lên ban Giám đốc phê duyêt. Sau khi có quyết định cấp vật tư, ban TC-ĐL-CL sẽ căn cứ vào cấu hình yêu cầu, nghiên cứu bảng báo giá của các công ty, lựa chọn nhà cung cấp rồi báo cáo lên phòng kỹ thuật ký duyêt. Trang thiết bị sau khi được viết phiếu nhập kho giao thẳng thì bàn giao cho đơn vị sử dụng kèm theo sổ lý lịch thiết bị, phiếu xuất kho(hoặc hoá đơn), phiếu bảo hành của nhà cung cấp, biên bản bàn giao thiết bị.

 Đối với những đơn vị có nguồn kinh phí ngành riêng: trích nguồn kinh phí ngành, tự đầu tư máy. Các máy này khi đựơc mua về cũng phải qua BanTC-ĐL-CL để nhập dữ liêu quản lý chung.

Chú ý: Tất cả các TTB dù do đơn vị nào mua, từ nguồn nào cung cấp sau khi mua về cũng phải qua Ban TC-ĐL-CL viết phiếu nhập kho giao thẳng, viết lý lịch thiết bị và lưu hồ sơ. Bàn giao thiết bị cho đơn vị sử dụng kèm theo các giấy tờ: biên bản bàn giao, hoá đơn, phiếu bảo hành của nhà cung cấp và các giấy tờ đi kèm khác.

Qui trình bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế TTB

 Qui trình bảo dưỡng

 Bảo dưỡng, bảo quản thường xuyên: do đơn vị sử dụng tiến hành. Qui định 1lần/tuần.

 Bảo dưỡng, bảo quản định kỳ: trạm sửa chữa tiến hành bảo dưỡng, bảo quản thiết bị 1 lần/năm. Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản vào lý lịch thiết bị.

 Qui trình sửa chữa, thay thế

Khi có sự cố hỏng máy, đối với những TTB vẫn còn trong thời hạn bảo hành đơn vị sử dụng có thể gọi trực tiếp tới địa chỉ bảo hành yêu cầu vào bảo hành máy. Nếu máy đã hết hạn bảo hành đơn vị sử dụng sẽ gửi công văn đề nghị lên Phòng Kỹ thuật. Công văn ghi rõ tình trạng TTB và yêu cầu sửa chữa, thay thế hoặc mua mới. Phòng kỹ thuật sẽ có chỉ thị xuống ban TC-ĐL-CL. Ban sẽ kiểm tra lại chất lượng TTB. Tuỳ theo kết quả: nếu hỏng hóc có thể khắc phục thì trạm sửa chữa sẽ sửa, thay thế các bộ phận cần thiết. Sau khi sửa chữa xong, tiến hành nghiêm thu và bàn giao lại thiết bị cho đơn vị sử dụng. Trong trường hợp TTB không thể sửa chữa hoặc sửa chữa không kinh tế thì quyết định thu hồi lại và báo cáo lên trên. Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật quá trình sửa chữa vào lý lịch thiết bị và sổ giao nhận sửa chữa thiết bị đồng thời cập nhật những thông tin thay đổi về thiết bị(cấp chất lượng, đơn vị sử dụng,…).

Chú ý: Ban TC - ĐL - CL chỉ chịu trách nhiêm sửa chữa TTB phục vụ cho công tác chỉ huy tham mưu. Đối với những TTB loại khác thì do tính bảo mật dữ liêu, qua Ban

 Khi có nhu cầu thanh lý trang thiết bị CNTT(do đầy kho hoặc đến thời hạn qui định) ban lập danh sách thiết bị cần thanh lý và đề nghị lên cục Quân lực, bộ Tổng tham mưu. Học viên sẽ tổ chức một tổ thanh tra tình hình trang thiết bị(số lượng, tình trạng hỏng hóc,…) sau đó cục Quân lực sẽ cử 1 tổ về thanh tra lại. Khi đề nghị thanh lý được phê duyêt thì thành lập một hội đồng giá( gồm đại diên cục Quân lực, cục Tài chính, phòng Kỹ thuật, ban TC-ĐL-CL ) đưa ra giá thanh lý. Thường thì qui đổi ra sắt vụn. Riêng ổ cứng máy tính tự huỷ, không thanh lý. Nếu số lượng máy là lớn thì tổ chức đấu thầu. Qui trình đấu thầu tuân theo luật đấu thầu của Nhà nước.

 Qui trình kiểm kê: Ban TC-ĐL-CL sẽ tiến hành kiểm kê TTB vào 0h 01/7 hàng năm. Nếu thiếu TTB thì lập biên bản yêu cầu đền bù TTB. Nếu thừa thì lập biên bản nhập kho. Biên bản kiểm kê sẽ được nộp lên trên.

Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã gạch chân ở mức 1, ta loại bỏ những chức năng trùng lặp

+ chức năng “nghiên cứu bảng báo giá ” và “lựa chọn nhà cung cấp” là 2 giai đoạn của chức năng “lựa chọn nhà cung cấp” ta giữ lại chức năng thứ 2.

+ các chức năng “lập biên bản bàn giao thiết bị mới” và “lập biên bản nghiêm thu và bàn giao thiết bị” ta giữ lại chức năng khái quát “lập biên bản nhận và bàn giao thiết bị” .

+ các chức năng “báo cáo lên ban Giám đốc”, “báo cáo lên trên”, “đề nghị”, “viết báo cáo gửi phòng Kỹ thuật và học viên” và “nộp biên bản lên trên” ta giữ lại chức năng khái quát “gửi báo cáo lên cấp trên”.

+ chức năng “viết lý lịch thiết bị”, “lưu hồ sơ” và “ cập nhật những thay đổi về thiết bị ” khi lựa chọn giải pháp ta chuyển thành chức năng “cập nhật lý lịch TTB”

Những chức năng còn lại sau bước này là: + lập danh sách thiết bị mua mới

+ gửi báo cáo lên cấp trên + lựa chọn nhà cung cấp

+ viết lênh nhập kho giao thẳng

+ cập nhật lý lịch TTB + bảo dưỡng, bảo quản trang thiết bị

+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản + kiểm nghiêm chất lượng trang thiết bị + sửa chữa, thay thế

+ nhận và bàn giao trang thiết bị + cập nhật quá trình sửa chữa + thu hồi trang thiết bị

+ cập nhật quá trình thu hồi

+ lập danh sách thiết bị cần thanh lý + lập báo cáo kiểm kê.

+ lập biên bản yêu cầu đền bù trang thiết bị + lập biên bản nhập kho

+ viết phiếu nhập kho giao thẳng + cập nhật lý lịch TTB

+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản + nhận và bàn giao TTB

+ cập nhật quá trình sửa chữa + cập nhật quá trình thu hồi + lập danh sách TTB cần thanh lý + cập nhật quá trình thanh lý + gửi báo cáo lên cấp trên + lập báo cáo kiểm kê

Quản lý hồ sơ trang thiết bị

Hê thống quản lý TTB CNTT

+ lập danh sách TTB mua mới + gửi báo cáo lên cấp trên + lựa chọn nhà cung cấp

+ kiểm nghiêm chất lượng TTB + sửa chữa, thay thế

+ bảo dưỡng, bảo quản TTB + thu hồi TTB

Bảo đảm TTB

Bước 4: Trong các chức năng đã có ở bước 3 loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hê thống

Trong nhóm chức năng “quản lý hồ sơ” ta loại bỏ các chức năng: + Viết phiếu nhập kho giao thẳng

+ Gửi báo cáo lên cấp trên

Trong nhóm chức năng “Bảo đảm TTB” ta loại bỏ các chức năng: + Gửi báo cáo lên cấp trên

Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng trong bước 4

Hai chức năng “lập danh sách TTB mua mới” và “lựa chọn nhà cung cấp” ta gom lại thành chức năng “đặt hàng nhà cung cấp”. Các chức năng “cập nhật các quá trình sửa chữa, thay thế”, “cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản”, “cập nhật quá trình thu hồi”, “cập nhật quá trình thanh lý” ta gom lại thành chức năng “cập nhật các quá trình của TTB”.

+ cập nhật lý lịch TTB

+ cập nhật các quá trình của TTB + nhận và bàn giao TTB

+ lập danh sách TTB thanh lý + lập báo cáo kiểm kê

Quản lý hồ sơ trang thiết bị

Hê thống quản lý TTB CNTT

+ đặt hàng nhà cung cấp

+ kiểm nghiêm chất lượng TTB + sửa chữa, thay thế TTB + bảo dưỡng, bảo quản TTB + thu hồi TTB

2.1.2 Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống.

a. Định nghĩa các thành phần trong biểu đồ phân cấp chức năng

- Các chức năng: Chức năng được biểu diễn bằng các hình chữ nhật, bên trong là tên chức năng, có dạng như sau:

- Các kết nối: là các đoạn thẳng thể hiên quan hê phân cấp giữa các chức năng, có dạng:

b. Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng

H1. Biểu đồ phân cấp chức năng.

2.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU.

2.2.1 Định nghĩa các thành phần trong biểu đồ luồng dữ liệu

- Chức năng xử lý:

- Luồng dữ liêu:

- Kho dữ liêu

- Tác nhân trong

- Tác nhân ngoài

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống a) Biểu đồ luồng mức 0:

Tªn chøc n¨ng

H2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh b. Biểu đồ luồng mức đỉnh( mức1)

Chức năng quản lý TTB CNTT có thể chia thành 2 chức năng con: quản lý hồ sơ TTB, bảo đảm TTB. Ngoài luồng dữ liêu được bảo toàn ở mức khung cảnh thì có sự trao đổi dữ liêu giữa các chức năng con. Bộ phận quản lý hồ sơ gửi danh sách TTB hư hỏng cho trạm bảo đảm để kiểm nghiêm chất lượng và sửa chữa, thay thế đồng thời khi nhận thiết bị từ nhà cung cấp, bộ phận thực hiên chức năng bảo đảm TTB chuyển hoá đơn cùng những tài liêu về trang thiết bị để bộ phận quản lý hồ sơ cập nhật dữ liêu, viết phiếu nhập kho giao thẳng và bàn giao cho đơn vị sử dụng.

Biểu đồ luồng dữ liêu mức 1:

H2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh( mức 1).

c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh( mức 2)

Dựa vào biểu đồ phân cấp chức năng để phân rã các chức năng ở mức 1 thành các chức năng nhỏ hơn ta có biểu đồ luồng dữ liêu mức 2:

 BLD phân rã chức năng “quản lý hồ sơ TTB”:

H3 Biểu đồ BLD của chức năng “quản lý hồ sơ TTB”

 BLD phân rã chức năng “Bảo đảm TTB”.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU

3.1 MÔ HÌNH THỰCTHỂ LIÊN KẾT MỞ RỘNG3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

- Từ các nguồn thông tin tài nguyên: Trang thiết bị - Từ các tác nhân ngoài của hê thống: Đơn vị sử dụng - Từ các mẫu biểu, báo cáo thống kê của hê thống

- Ngoài ra, từ qui trình của hê thống ta gạch chân dưới các danh từ Tổng hợp lại ta có các kiểu thực thể sau:

Vật tư (Mã VT, ký hiêu, tên, mã loại, mã nhóm, cấu hình)

Trang thiết bị( Mã TTB, ký hiêu, tên, số hiêu, mã vật tư, số phiếu nhập, mã đơn vị sử dụng, mục đích sử dụng, mã tình trạng, ngày sử dụng, địa chỉ bảo hành, tên chi tiết, đơn vị tính, số lượng chi tiết, hãng sản xuất, nước sản xuất, năm sản xuất, tên tài liêu, số lượng tài liêu, tên phụ tùng, đơn vị tính, số lượng)

Quá trình sửa chữa( mã quá trình, mã TTB, ngày đến, ngày trả, nội dung, trạng thái trước, trạng thái sau, số lượng, đơn giá, thành tiền, người giao, người nhận, người kiểm tra, đơn vị thanh toán)

Quá trình bảo dưỡng(mã quá trình, mã TTB, ngày bảo dưỡng, nội dung bảo dưỡng, trạng thái trước khi bảo dưỡng, trạng thái sau khi bảo dưỡng, người bảo dưỡng, số lượng, đơn giá, thành tiền).

Quá trình thu hồi (mã quá trình, mã TTB, ngày thu hồi, tình trạng).

Quá trình thanh lý(mã quá trình, mã thiết bị, ngày thanh lý)

Quá trình kiểm nghiêm kỹ thuật(mã quá trình, mã thiết bị, tình trạng trước khi kiểm nghiêm, tình trạng kiểm nghiêm, người kiểm tra, ngày kiểm tra).

Đơn vị(mã đơn vị, tên đơn vị, ký hiêu)

Loại(mã loại, tên loại, ký hiêu)

Nhóm(mã nhóm, mã loại, tên nhóm, ký hiêu)

Nguồn vốn(mã nguồn vốn, tên nguồn vốn, ký hiêu)

Cấp chất lượng(mã ccl, tên , tiêu chí phân cấp)

Phiếu nhập kho GT(số phiếu, nhà cung cấp, mã đơn vị sử dụng, mã nguồn vốn, ký hiêu vật tư, đơn vị tính, số lượng phải nhập, số lượng nhập thực, đơn giá, thành tiền, ngày nhập, người giao, người nhận)

Thay đổi phụ tùng(mã TTB, ngày, nguyên nhân thay đổi, tên phụ tùng, số lượng)

Quá trình bàn giao( mã TTB, tình hình khi bàn giao, đơn vị cũ, đơn vị mới, người giao, người nhận, ngày )

(2) Kiểu liên kết của: một quá trình sửa chữa chỉ của một thiết bị, ngược lại một thiết bị có thể có nhiều quá trình sửa chữa hoặc chưa có quá trình sửa chữa nào.

(3) Kiểu liên kết của: một quá trình bảo dưỡng chỉ của một thiết bị, ngược lại một thiết bị có thể có nhiều quá trình bảo dưỡng hoặc chưa có quá trình bảo dưỡng nào.

(4) Kiểu liên kết của: một quá trình thu hồi chỉ của một thiết bị, ngược lại một thiết bị chỉ có một quá trình thu hồi.

(5) Kiểu liên kết của: mỗi quá trình thanh lý chỉ của một thiết bị, ngược lại một thiết bị chỉ có thể thanh lý một lần hoặc chưa bị thanh lý.

(6) Kiểu liên kết của: một quá trình kiểm nghiêm kỹ thuật chỉ của một thiết bị, ngược lại một thiết bị có thể có nhiều quá trình kiểm nghiêm kỹ thuật.

(7) Kiểu liên kết có: một thiết bị tại một thời điểm chỉ có một cấp chất lượng, một cấp chất lượng có thể của nhiều thiết bị cũng có thể không có thiết bị nào có cấp chất lượng như vậy.

(8) Kiểu liên kết thuộc: một vật tư chỉ thuộc một loại, một loại có thể có nhiều vật tư

(9) Kiểu liên kết có: một mã nguồn vốn có nhiều phiếu nhập kho, một phiếu nhập kho chỉ tương ứng với một mã nguồn vốn

(10) Kiểu liên kết của: một phiếu nhập kho có thể của nhiều thiết bị, một thiết bị chỉ có một phiếu nhập kho duy nhất.

(11) Kiểu liên kết có: một phiếu nhập kho giao thẳng chỉ có một đơn vị nhận, một đơn vị có thể không có hoặc có nhiều phiếu nhập kho cho những lần cung cấp thiết bị khác nhau.

3.1.3 Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong ER mở rộng

Max: Số phần tử lớn nhất tham gia vào quan hê. Min: Số phần tử nhỏ nhất tham gia vào quan hê.

3.1.4 Vẽ ER mở rộng

3.2 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH THỰC THỂ MỞ RỘNG SANG MÔ HÌNHTHỰC THỂ KINH ĐIỂN THỰC THỂ KINH ĐIỂN

3.2.1 Các qui tắc chuyển đổi áp dụng trong bài toán

+ Thuộc tính “cấu hình” trong thực thể “vật tư” là thuộc tính phức hợp, ta tách ra thành các thuộc tính chip, Ram, ổ cứng, loại màn hình.

+ Thuộc tính “tiêu chí phân cấp” trong thực thể “Cấp chất lượng” là thuộc tính phức hợp. Ta tách thành các thuộc tính: tình trạng hoạt động, tình trạng đồng bộ, thời gian sử dụng, tình trạng sửa chữa.

+ Các thuộc tính “số thứ tự”, “mã vật tư”, “đơn vị tính”, “số lượng phải nhập”, “thực nhập”, “giá le”, “thành tiền” trong thực thể “Phiếu nhập kho GT” là thuộc tính đa trị. Ta