3.1.1.1. Nâng cao sự hài lòng, thỏa mãn của người lao động trong công việc.
Bản chất công việc ảnh hưởng lớn đến sự thỏa mãn và sự gắn kết với công ty của nhân viên. Do đó, công ty cần có những định hướng công việc hợp lý:
Mô tả công việc: Hiện nay nhiều vị trí công việc tại công ty chưa được mô tả rõ ràng có sự trùng lắp giữa các bộ phận và yêu cầu cụ thể, chi tiết cho từng công việc không có. Do đó, bộ phận quản lý hành chính cần phải kết
hợp với các bộ phận kinh doanh khác thực hiện xây dựng các bảng mô tà chi tiết cho từng chức danh công việc. Bảng mô tả cần nêu rõ những nhiệm vụ chi tiết và những yêu cầu cụ thể cho từng công việc cơ bản ( như trình độ, giới tính, chuyên môn… ) nhưng có thể không gò bó về cách thức thực hiện ( trừ những trường hợp có quy định hướng dẫn thực hiện theo quy trình ) nhằm phát huy tính sáng tạo của nhân viên. Mỗi công việc đều có tiêu chuẩn và các yêu cầu về trình độ , tính cách, kinh nghiệm, tuổi… các yêu cầu này cũng phải đi liền với bảng mô tả công việc để giúp cho việc tuyển dụng và giao việc được chính xác, hợp lý và tránh lãng phí nguồn lực lao động.
Phân việc đúng người, đúng năng lực : Năng lực là khả năng của con người có thể thực hiện một loại hoạt động nào đó, làm cho hoạt động đó đạt đến một kết quả nhất định. Thực tế cho thấy rằng mỗi loại công việc sẽ thích ứng với một nhóm người nhất định và những năng lực nhất định. Sau khi tuyển dụng cần phân bổ lao động đúng theo vị trí đăng tuyển. Việc đánh giá năng lực người lao động trong quá trình tuyển dụng cũng cần dựa trên bảng mô tả công việc đã xây dựng để tuyển nhân sự phù hợp. Giao đúng việc sẽ giúp cho nhân viên phát huy được năng lực của mình, làm việc có năng suất, hiệu quả cũng như không ngừng nâng cao kỹ năng nghề nghiệp. điều này tạo ra động lực cũng như sự hứng thú trong công việc. Hiện tại, lượng lao động tại VPKVMN khá lớn, việc tinh giảm lao động là không khả thi vì cơ chế quản lý nhà nước ( việc tuyển vào đã khó, nhưng sa thải, cho nghỉ việc cũng khó không kém ). Do đó, biện pháp tốt nhất là không tuyển thêm lao động trong thời gian tới mà phân bổ lại nhân sự cho phù hợp. Chuyển bớt nhân viên từ các bộ phận trợ giúp sang các bộ phận chuyên môn, bộ phận kinh doanh; cân đối lại số lượng nhân sự giữa các bộ phận kinh doanh theo phạm vi và số lượng công việc để sử dụng hết nguồn lao động ( tránh việc có bộ phận ngồi chơi còn bộ phận thì làm không hết việc ) .
Xác định rõ vai trò, vị trí của công việc đối với công ty: người lao động luôn có nhu cầu khẳng định và tự hoàn thiện mình trong công việc. Do đó, cần xác định rõ và cho người lao động cũng như mọi người thấy được vai trò của công việc và mức độ đóng góp, mức độ quan trọng của nó đối với công ty; điều này sẽ giúp cho người lao động khẳng định được vai trò của mình, của công việc mình thực hiện tạo ra động lực làm việc tốt hơn.
Đánh giá thực hiện công việc công bằng, chính xác, kịp thời và gắn công việc với cơ hội phát triển: sau quá trình làm việc cần thực hiện đánh giá lại năng lực cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên để có những điều chỉnh và khen thưởng kịp thời nhằm khuyến khích người lao động và rà soát lại việc bố trí và sử dụng lao động. Kết quả đánh giá công việc cần được gắn kết với những điều kiện và cơ hội phát triển nghề nghiệp của người lao động làm cho họ tập trung, phấn đấu nhiều hơn. Những cơ hội thăng tiến trong công việc cần được thông tin đến nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể và cần thực hiện một cách công bằng.
Thời gian qua việc đánh giá kết quả công việc theo hình thức cào bằng và theo yếu tố tình cảm nên chưa hợp lý. Công ty không nên tiếp tục sử dụng các tiêu chí đánh giá chung cho tất cả các bộ phận mà dựa trên bảng mô tả công việc và mục tiêu đề ra cho từng vị trí để xây dựng tiêu chí đánh giá và thực hiện đánh giá cho từng nhân viên từng nhóm, từng tổ đội… Riêng với một số bộ phận không có mục tiêu doanh số cụ thể như các bộ phận trợ giúp việc đánh giá ngoài những yếu tố theo bảng mô tả công việc cần kết hợp với kết quả chung của các bộ phận khác tránh tình trạng có những bộ phận không được khen thưởng, khuyến khích gây ra sự ganh tị giữa các nhóm và làm phát sinh bất mãn trong nhân viên. Việc đánh giá này thực sự khó thực hiện và tốn nhiều công sức đòi hỏi bộ phận
hành chính nhân sự phải tập trung đầu tư và có kế hoạch cụ thể.
Tạo hứng thú trong công việc: xác định nhu cầu, sở thích công việc của nhân viên trong công việc, thực hiện thỏa mãn nó bằng cách tạo điều kiện cho họ có cơ hội thử thách với lĩnh vực họ quan tâm sau khi họ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Bằng cách này, công ty vừa thực hiện được vấn đề khen thưởng nhân viên vừa thể hiện sự quan tâm của công ty đối với người lao động và tạo được sự tin tưởng ở nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đặc biệt là những nhân tài luôn thích được chinh phục những khó khăn , thử thách và cảm thấy được lãnh đạo tin tưởng giao những trách nhiệm lớn hơn họ mong đợi, do đó công ty cần giao cho họ những công việc đòi hỏi họ phải tư duy, phát huy năng lực cá nhân, sức mạnh tập thể và hỗ trợ khi cần thiết để khơi dậy hứng thú và nỗ lực làm việc.
Thực hiện thiết kế lại công việc nhằm tránh sự lặp đi lặp lại, thiếu thách thức trong công việc. Có thể kết hợp công việc lặp lại với những công việc khác làm cho nó đa dạng hơn, có tính thử thách hơn ví dụ như công tác nghiên cứu marketing, thống kê có thể kết hợp với các công tác quản lý khách hàng hoạt động này giúp cho việc tiếp cận nguồn dữ liệu dễ dàng hơn. Tìm hiểu những nhiệm vụ, công việc buồn tẻ gây bất mãn cho nhân viên trong công việc, nếu có thể tách những yếu tố bất mãn này ra thành một phần riêng và giao cho một nhân viên khác hiểu rõ về vấn đề này thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả công việc cũng như làm giảm thiểu sự không hài lòng trong lực lương lao động ( thực hiện biện pháp này đỏi hỏi lãnh đạo phải sâu sát về nhân viên của mình ).
3.1.1.2. Nâng cao sự hài lòng của người lao động đối với yếu tố lãnh đạo
Yếu tố lãnh đạo giữ vị trí quan trọng đến sự thỏa mãn cũng như lòng trung thành của nhân viên. Việc thay đổi các vấn đề liên quan đến lãnh đạo được nêu dưới dạng kiến nghị, nó giúp cho lãnh đạo công ty thấy được tầm quan trọng của họ trong việc giữ chân nhân viên giỏi.
Phong cách lãnh đạo : Lãnh đạo công ty phải luôn giữ được phẩm chất đạo đức cá nhân, thể hiện phong cách, tác phong lịch sự hòa nhã, tránh những hành động, cử chỉ, thái độ xem thường nhân viên tạo hình ảnh xấu trong đánh giá của nhân viên về người quản lý. Nhất là những nhân viên giỏi, lãnh đạo phải có cách ứng xử hợp lý để vừa tạo sự tôn trọng của nhân viên vừa góp phần giúp công ty duy trì nhân lực. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý nhất là những cán bộ quản lý trẻ về các kỹ năng ứng xử trong giao tế, các phẩm chất thiết yếu cần có của người lãnh đạo.
Phân quyền : ban giám đốc công ty cần phân chia quyền quản lý cho các cán bộ quản lý cấp trung để quản lý sát hơn lực lượng lao động của mình. Các cán bộ quản lý cấp trung như cán bộ cấp phòng , cấp tổ là những người trực tiếp quản lý nhân viên vì thế họ sẽ nắm bắt được năng lực cũng như sâu sát về tâm tư, tình cảm và nguyện vọng của nhân viên. Nhờ đó, nếu giao quyền quản lý và phân việc hợp lý, những cán bộ quản lý cấp trung sẽ bố trí công việc hiệu quả hơn ban giám đốc. Hơn nữa, đây cũng là một bộ phận lao động chủ chốt mà công ty cần duy trì; việc giao quyền quyết định cho các cán bộ quản lý cấp trung thể hiện sự tin tưởng của ban giám đốc đối với họ và tạo cho họ cơ hội để trau dồi, phát huy năng lực lãnh đạo.
Là bộ phận đứng đầu công ty, sự công bằng của bộ phận lãnh đạo là yếu tố tiên quyết đối với sự thỏa mãn của người lao động. Không chỉ công bằng trong việc phân công công việc, đánh giá kết quả công việc, khen thưởng
mà lãnh đạo công ty còn phải công bằng trong việc đối xử với nhân viên, tạo điều kiện thăng tiến cho họ. Vì theo cơ chế nhà nước, yếu tố bè phái vẫn tồn tại nên việc tạo ra sự công bằng hoàn toàn trong công ty vào thời điểm này là vấn đề không thể, do đó để tạo ra sự công bằng và nâng cao sự hài lòng của nhân viên cần có sự thay đổi dần dần; từng bước trẻ hóa đội ngũ cán bộ với tư tưởng mới kết hợp với những cán bộ có kinh nghiệm, trình độ cao và có tâm huyết phát triển công ty. Điều này cần có sự điều chỉnh chung từ tổng công ty.
Chăm lo đời sống nhân viên : Lãnh đạo cần sâu sát hơn về nhân viên cụ thể là trong đời sống để nắm bắt được những khó khăn và nguyện vọng của họ đây là một trong những yếu tố then chốt trong việc giữ chân nhân viên; cán bộ quản lý cần rèn luyện khả năng lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp, phản ánh, yêu cầu để có hướng giải quyết kịp thời. Chỉ có như vậy mới tạo cho người lao động yên tâm làm việc.
Định kỳ hàng năm hoặc nửa năm nên tổ chức thực hiện cho nhân viên đánh giá và đóng góp ý kiến cho lực lượng quản lý trực tiếp của mình cũng như ban giám đốc. Việc này sẽ giúp cho lãnh đạo kịp thời biết được những điểm yếu làm cho nhân viên không hài lòng về họ từ đó có những điều chỉnh hợp lý. Nhưng vấn đề đặt ra là cán bộ phải có ý thức sửa đổi thì mới thực hiện được biện pháp này nếu không sẽ rất mất thời gian mà hiệu quả không cao, nhân viên lúc đó sẽ dè chừng và không nhận xét đúng với suy nghĩ tạo nên ức chế.
3.1.1.3. Cải thiện môi trường tác nghiệp
Bên cạnh hai yếu tố công việc và lãnh đạo, yếu tố môi trường tác nghiệp đóng vai trò quyết định đến lòng trung thành của nhân viên đối với công ty. Một môi trường lành mạnh, thân thiện, an toàn sẽ làm tăng lòng trung thành, sự gắn kết với công ty.
Cải cách hành chính: Đơn giản hóa hệ thống quản lý, phân chia chức năng rõ ràng cho từng bộ phận từ tổng công ty trở xuống giảm sự chồng chéo trong quản lý. Đơn giản hóa các thủ tục hành chính, quy trình phê duyệt giúp công việc thực hiện nhanh hơn, giảm thiểu chi phí, thời gian cũng như công sức người lao động. Cung cấp đầy đủ công cụ cũng như quyền hạn khi giao việc cho nhân viên, tạo cho họ sự linh động và sáng tạo trong quá trình thực hiện.
Cạnh tranh lành mạnh: Mọi lao động đều muốn những đóng góp của mình cho công ty được công nhận và muốn có cơ hội để phát triển nghề nghiệp. Công ty có thể đưa ra các tiêu chí, điều kiện phát triển, khen thưởng cho một số vị trí cụ thể, một số lao động cụ thể và tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh để cho nhân viên phấn đấu. Điều quan trọng cần nhấn mạnh ở đây là môi trường cạnh tranh lành mạnh, không có yếu tố tình cảm, bè phái, phân biệt đối xử có như vậy mới tạo ra động lực và hiệu quả công việc mà còn cho nhân viên thấy được họ luôn được quan tâm, tạo điều kiện phát triển và có cơ hội phát triển. Cạnh tranh ở đây không có nghĩa là sử dụng bất kỳ thủ đoạn nào, để thực hiện được việc này vấn đề đặt ra trước hết ở bộ phận lãnh đạo công ty, họ phải sáng suốt, tự điều chỉnh hành vi cũng như tình cảm của mình một cách phù hợp để tránh bị tác động của các yếu tố bên ngoài.
Chia sẻ thông tin: việc chia sẻ thông tin trong công ty cần có quy định một cách rõ ràng trách nhiệm cũng như thời gian công bố. Ví dụ những thông tin liên quan đến quyền lợi của nhân viên phải được công bố rộng rãi, kịp thời chứ không để tình trạng hôm nay công bố, hôm sau đã áp dụng hoặc hết thời hạn thực hiện. Đối với những
thông tin trong công việc cần xây dựng các kênh trao đổi giữa các bộ phận, cụ thể cần chỉ định rõ nhân viên hoặc bộ phận cung cấp, tiếp nhận để chia sẻ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Không chỉ thông tin tại VPKVMN, công ty cũng cần kiến nghị để thiết lập một hệ thống cung cấp, trao đổi thông tin chung trong tổng công ty để phục vụ cho công việc, tránh tình trạng trì trệ như hiện nay.
Văn hóa các phòng ban: văn hóa riêng của các phòng ban giữ vai trò khá quan trọng trong tổng thể chung văn hóa công ty. Tuy nó thu hẹp trong phạm vi nhỏ nhưng nó lại là yếu tố tác động trực tiếp, thường xuyên đến người lao động và là nhân tố cấu thành văn hóa công ty. Do đó, cần chú trọng điều chỉnh, phát triển hài hòa văn hóa các phòng ban tạo ra một môi trường chung thân thiện giúp người lao động cảm thấy thoải mái và hài lòng khi sống và làm việc tại công ty. Hiện tại, quan hệ giữa các phòng ban chỉ dựa trên yếu tố công việc và yếu tố cá nhân là chính, còn nhiều sự đố kị, ganh tị lẫn nhau nên nhiều lúc ảnh hưởng đến kết quả công việc. Công ty cần thường xuyên tổ chức giao lưu, trao đổi giữa các phòng ban với nhau trong cũng như ngoài công việc để tạo giúp cho nhân viên có cơ hội gặp mặt một cách thân tiện thoải mái.