* Chứng từ
Chứng từ được công ty sử dụng chủ yếu trong trường hợp tiêu thụ hàng hoá ở đây chính là hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT-3LL) và phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (trong trường hợp dùng trong nội bộ công ty). Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hoá đơn thanh toán với khách hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng sẽ được lập thành 3 liên - đặt giấy than viết 1 lần (Liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: thanh toán nội bộ).
* Trình tự luân chuyển chứng từ
Phương pháp mà công ty sử dụng để theo dõi và ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn là phương pháp thẻ song song. Do vậy theo phương pháp này trình tự luân chuyển chứng từ c ủa c ác nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá sẽ được cụ thể hoá theo các bước sau :
Giai đoạn 1 : Khi có các nghiệp vụ xuất bán hàng hoá, các phòng kinh doanh
của công ty sẽ phát hành các chứng từ xuất trên máy tính.
Phòng Xuất nhập-khẩu tổng hợp sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ xuất khi xuất bán cho các công ty con. Còn 2 phòng còn lại sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ xuất khi xuất bán ra thị trường (cho khách hàng ngoài). Tuỳ theo khách hàng là khách hàng công nghiệp, khách hàng mua lẻ hay hình thức mua là Gas rời hay Gas
doanh Dân dụng và thương mại (gas bình) hay phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời).
Tiếp theo thông qua chương trình kế toán máy, số liệu về hàng bán được kết xuất ngay sang sổ chi tiết hàng hoá để kế toán chi tiết hàng hoá theo dõi.
Giai đoạn 2 : Các chứng từ này sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho thực
hiện các nghiệp vụ xuất và ghi thẻ kho.
Giai đoạn 3: Cuối tháng, kế toán chi tiết hàng hoá sẽ đối chiếu số liệu trên sổ
kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho, tổng hợp số liệu, lập phiếu kế toán để tính giá thực tế hàng hoá, lập bảng tổng hợp các hàng hoá xuất.
Quy trình này được cụ thể hoá theo sơ đồ sau :
SƠ ĐỒ 5 : LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Sổ kế toán chi tiết hàng hoá
Sổ kế toán tổng hợp về hàng hoá Thẻ kho
Bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá Phiếu xuất kho
4.2.Các phương pháp xác định giá vốn và giá bán hàng hoá
* Phương thức xác định giá vốn hàng hoá:
Do các nghiệp vụ nhập-xuất hàng của công ty diễn ra thường xuyên trong khi đó giá cả hàng hoá mà công ty kinh doanh lại không ổn định, luôn biến động liên tục vì thế để giảm thiểu sự phức tạp trong quá trình tính giá, tạo ra sự ổn định, công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán để tính giá. Mức giá trước khi đựơc đưa ra sẽ được cân nhắc kĩ dựa vào giá mua thực tế kì trước cùng với giá mua dự kiến trong tương lai và được thống nhất sử dụng trong cả kỳ hạch toán. Cuối mỗi tháng công ty sẽ tiến hành điều chỉnh lại giá hạch toán cho phù hợp với giá cả thị trường.
Các bước để xác định giá vốn hàng bán :
Bứơc 1 : Khi nhập kho hàng hoá, kế toán theo dõi cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán trên 2 tài khoản là TK15651 (giá hạch toán) và TK15652 (chênh lệch giá vốn và giá hạch toán)
Bước 2 : Khi xuất hàng hoá, ghi theo giá hạch toán theo TK15651 Bước 3 : Cuối kì, điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế.
Chênh lệch giữa giá vốn thực tế và giá vốn hạch toán được xác định như sau :
Chênh lệch giá phân bổ =
Chênh lệch giá ĐK+ phát sinh trong kì Trị giá hàng + Trị giá hạch toán hàng
hoá tồn CK hoá xuất trong kì
* Phương pháp xác định giá bán
Giá bán hàng hóa ở đây chính là giá thoả thuận giữa công ty với khách hàng và được ghi nhận cụ thể trên Hoá đơn giá trị gia tăng.
Căn cứ và tình hình nhập mua hàng hoá, chiến lược kinh doanh từng kì và phương thức tiêu thụ, công ty sẽ xây dựng cho mình những mức giá khác nhau.
- Đối với giá bán buôn :
Giá
bán = GVHB + chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) + % lợi nhuận theo kế hoạch công ty
- Đối với giá bán lẻ
tính tỷ lệ % lợi nhuận giữ lại do vậy giá đựơc tính như sau :
Giá giao cửa hàng = GVHB + chi phí qua kho, chi phí vận chuyển
Các cửa hàng căn cứ vào mức giá giao của công ty, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí điện nước, điện thoại, chi phí vận chuyển cho khách hàng, chi phí thuê nhân viên ... và khoản lợi nhuận dự kiến để tính ra giá bán lẻ như sau:
Giá bán lẻ của cửa
hàng =
giá giao
cửa hàng + cửa hàngchi phí +
% lợi nhuận theo kế hoạch
cửa hàng
* Phương thức tiêu thụ nội bộ :
Giá bán cho các công ty
thành viên
= GVHB + chuyển, chi phí chi phí vận qua kho (nếu có)
+ chi phí quản lý chung phân bổ
4.3.Phương pháp kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần Gas Petrolimex.